Zeitmanagement Tipps: Diese 12 Zeitmanagement-Methoden solltest du unbedingt kennen!

Die 12 wichtigsten Zeitmanagement-Tipps findest du hier zusammengefasst.

eBook ZeitmanagementIst Zeitmanagement ein Fremdwort für dich? Das Studium ein reines Chaos und der Job ein Abenteuer? In diesem Artikel präsentiere ich praktische Zeitmanagement-Tipps für Alltag, Büro und fürs Studium / Lernen. Am Ende des Artikels findest du ein Zeitmanagement-PDF mit einer Checkliste als Download. Und klar, ich nutze diese 12 Zeitmanagement-Tipps auch ganz privat.

Pssst. Nicht weitersagen: Richtig gute Zeitmanagement-Tipps findest du auch hier.

Zeitmanagement Tipp 1:

1. Setze klare Prioritäten und lege deine eigenen Ziele fest

Effektivität = Die richtigen Ziele haben. Werde dir bewusst, welche Ziele du für Job, Studium und Privatleben hast – Welchen Anspruch stellst du an dich selbst? Was willst du im Leben / im Job / im Studium erreichen? Was möchtest du lernen? Kläre deine Ziele, dann kannst du leichter Prioritäten auch für deinen Tag setzen! Oft genügt dafür eine kleine Liste mit 10 Wünschen und Vorstellungen. Tipp: Versieh diese Ziele gleich mit konkreten Schritten und Aufgaben und mit einem Datum, sodass sie leichter umsetzbar werden. Dies ist der erste Schritt für dein perfektes Zeitmanagement!

Das Eisenhower-Prinzip "Wichtigkeit vor Dringlichkeit" gilt auch im Straßenverkehr

Auch im Zeitmanagement gibt es Vorfahrtsregeln!

 

Zeitmanagement Tipp 2:

2. Bestimme DIE Erfolgskriterien für deinen Job / Studium

Effektivität = die Dinge machen, die deinen Zielen wirklich dienen. Es gibt immer Dinge, die dich schneller ans Ziel bringen als andere.

Erfolg hat nicht derjenige, der am längsten, sondern der am cleversten arbeitet oder lernt.

Also: Was sind die Dinge, die dich am weitesten voran bringen? Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren? Notiere diese und hänge sie sichtbar auf. Wie muss sich deine Arbeitsweise entsprechend ändern? Welche Dinge musst du anders tun, was weglassen? Konzentriere deine Energie und Zeitplanung auf diese wichtigen Tätigkeiten, die dich einen größeren Schritt voranbringen und dein Selbstmanagement optimieren!

 


Das 1x1 des Zeitmanagements - Alles was man braucht. Golden Rules


Tipp Nr. 3 für ein besseres Zeitmanagement:

3. Schaffe Synergien

(zu deutsch: Schlage zwei Fliegen mit einer Klappe.)

Menschen = Wünschen. Die Wissenschaft bestätigt: Wir planen zu optimistisch. Oft ist der Wunsch Vater unserer Pläne – nicht die realistische Einschätzung! Selektiere, frag: „Was ist mir wirklich wichtig?“. Nicht alles musst du hinten anstellen: Viele Aufgaben können mit angenehmen Dingen verbunden werden. Suche nach Lösungen, um von „Entweder-oder“ zu „Sowohl-als-auch“-Entscheidungen zu gelangen! Versuche, mit einer Tätigkeit zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Das gelingt, indem du deine Aufgaben, Aufträge oder Lernthemen möglichst clever aufeinander abstimmst.

Zeit-Zauber-Box

 


 

Planwirtschaft? Ja, aber bitte nur auf dem Schreibtisch!

4. Der größte Zeitmanagement-Fehler ist es, Dinge zu tun, die überhaupt nicht getan werden müssten! (Zeitplanung)

Die Faustregel und meine Erfahrung lautet: Mit bereits 10 Minuten Planung sparst du ca. 1 Stunde Zeit am Tag! Durch ein wenig Struktur und Aufgaben-Tetris planst du deine To-Dos und Zeit geschickter und sparst viel, sehr viel Zeit. Es gilt auch hier: Wer fragt, der führt (ein besseres Leben): Wann ist der beste Zeitpunkt für welchen Arbeitsschritt? Was muss zuerst erledigt werden, bevor etwas anderes angefasst werden kann? Wie lassen sich Dinge kombinieren? Welche Mails/Telefonate/Aufgaben kannst du bündeln?

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Zeitmanagement-Tipp 5:

5. Häppchen-Taktik: Wie isst man einen Elefanten?*

Hab keine Angst vor großen Brocken – zerlege sie in kleine Abschnitte und plane die Meilensteine sorgfältig. So kommst du Schritt für Schritt voran. Zwischenschritte sind leichter mit Checklisten kontrollierbar. Man nennt diese Zeitmanagement-Technik auch „Salamitaktik„, denn eine Salami könnten würden wir auch nicht auf einmal verschlingen, sondern Scheibe für Scheibe uns auf dem Brot schmecken lassen. Weitere hilfreiche Motivations-Tipps gibt es in den Golden Rules.

Viele kennen die Häppchen-Technik auch aus verschiedenen Produktivitätsblogs, wo sie als „Timeboxing“ oder abgewandelt auch als „Pomodoro-Technik“ beschrieben wird. Es gilt: Same, same, but different. Im Grunde liegt der Kern dieses Zeitmanagement-Tipps darin, nicht die Zeit einer Aufgabe anzupassen – sondern die Aufgabe einer bestimmten Zeit. Wieviel Zeit wir einer Aufgabe geben, hängt wiederum mit ihrer Priorität zusammen (siehe Zeitmanagement-Tipp Nr. 1).

*Ja, wie isst man nun einen Elefanten? Das müsstest du nun wissen: „Happen für Happen.“ (Das ist ein sehr nettes Sprichwort, oder? Sorry, Vegetarier: „Wie isst man einen Tofo-Spieß?“ klingt einfach nicht so doll … )

 

Wer wünscht sich nicht mehr Zeit? Tipp 6:

6. Erledige die wichtigsten Dinge zuerst

Morgenstund hat die wichtigste Aufgabe auf dem Schreibtisch! (Und nur die!) Es ist vielleicht der wichtigste Selbstmanagement-Schweinhund-(Aus-)Trick: Lege die wichtigste, denkintensivste, kniffligste Aufgabe bereits am Vorabend auf deinen (aufgeräumten und nun ablenkungsfreien) Schreibtisch. Lasse den Rechner aus. Dann am morgen, ist das deine „Pole Position“. Du startest gleich voll durch, wenn du noch den Kopf frei und den Körper voller Energie hast (ja, der Rechner ist dann immer noch aus!). Netter Nebeneffekt: Dein Gehirn wird gleich morgens mit der wichtigsten Aufgabe gefüttert und arbeitet unterbewusst auch bei Unterbrechungen und Pausen an dieser wichtigen Aufgabe weiter. Damit verringerst du auch die Gefahr, dich zu verzetteln. Ein praktischer Allround- Zeitmanagement+Motivations+Konzentrations-Tipps. Funktioniert! Wetten?

 

Sei kein Frosch! Wage dich gleich morgens dich an die schwerste Aufgabe des Tages. Damit verhinderst du Prokrastination und schlechte Gefühle!

Sei kein Frosch! Wage dich gleich morgens an die schwerste Aufgabe des Tages. Damit verhinderst du Prokrastination und schlechte Gefühle.

 


Zeit-Tipp, Nr. 7: Kümmere dich um deine Energie, dann gewinnst du Zeit

7. Beachte deinen Biorhythmus (Leistungskurve)

Eine Ausnahme / Ergänzung zu Regel 6 ist deine persönliche Leistungskurve (Biorhythmus). Manche können früh topfit arbeiten, schalten abends aber ab. Andere kommen erst spät in die Gänge. Finde heraus, wann deine „Hochs“ liegen. Stelle sicher, dass du in diesen Zeiten ungestört an deinen wichtigen Aufgaben arbeiten kannst! Lege Routinen und unwichtigere Aufgaben in Leistungstiefs: E-Mails checken, einkaufen gehen und Wohnung putzen kannst du auch in Pausen! So sind Pausen gleichsam produktiv wie erholsam – denn du bewegst dich, regst dabei durch Gehirnaktivität und Muskulatur an, während deine Augen eine Bildschirmpause haben. Wie entspannend!

Der typische Biorhythmus eines Morgenmenschen


 

Zeitmanagement Tipp 8:

8. Fasse gleichartige Aufgaben zusammen

Aufgaben bündeln = Effizienz. Sammle gleichartige Aufgaben auf einer To-do-Liste, um diese effizienter abarbeiten zu können. Im Job sind das z.B. Telefonate, E-Mails oder Ablagen, die man gut im Block erledigen kann. Im Studium ist es sinnvoll, zeitaufwendige Recherchen, Einkäufe sowie Vorlesungen zu bündeln.

 

Zeit-Zauber-Box

 


 

Zeit-Spar-Tipp Nr. 9:

9. Vereinfache.

Simplify! Denkst du manchmal etwas zu kompliziert? Liegt zu viel Kram in deiner Bude, der dich ablenkt? Hast du dir Sachen vorgenommen, die dich deinen wirklichen Zielen keinen Zentimeter näher bringen? Dann ist ein „mentaler Frühjahrsputz“ fällig! Lerne perfektes Zeitmanagement, indem du immer wieder diese Fragen stellst: „Was ist wichtig? Was ist dringend? Was ist keins von beidem?“ (Eisenhower-Prinzip) oder: „Welche 20 Prozent der Aufgaben erbringen 80 Prozent meines Erfolges?“ (Pareto-Prinzip).

 

Zeitmanagement Tipp 10:

10. Frage andere um Rat

Experten fragen. Wenn du an einem Problem hängst, nicht weißt, wie etwas funktioniert, oder richtig down bist, frage andere um Rat. Es müssen nicht unbedingt Fachexperten sein – auch Freunde, Partner oder die Eltern sehen deine Situation objektiver oder haben mehr Erfahrung / Wissen. Hab keine Scheu, die meisten Leute helfen gern. Gewiss kannst du dich auch einmal revanchieren. Und inzwischen gibt es 1.000 Online-Kurse, Blogs, Foren – mit 100 Antworten auf deine Fragen.


Willst du alle alle Selbstmanagement-Technikien,
die du zum cleveren Denken, Arbeiten und Lernen brauchst?


 

Unterscheide Denkzeit und Pausen – Mein Zeitmanagement Tipp Numero 11:

11. Teile deinen Tag in Arbeitsblöcke / Sessions ein

Arbeiten = Arbeiten. Pause = Pause. Du musst nicht 24 Stunden am Tag erreichbar oder online sein. Bei den meisten Aufgaben ist es wichtig, dass du diese an einem Stück für ca. 60–120 Minuten (je nach Konzentrationsspanne) abarbeitest, um nicht aus dem Konzept gebracht zu werden. Schirme dich in diesen Arbeitsphasen ab und rufe Leute in den Pausen zurück.

 

Zeitmanagement Tipp 12:

12. Werte aus. Werde besser. Und geh feiern!

Sich eigenes Feedback und neue Energie sammeln. „Nach der Hausarbeit ist vor der nächsten Hausarbeit.“ Deswegen ist es wichtig, dass du dir nach dem ganzen Prozess 1–2 Stunden Zeit nimmst, um schriftlich festzuhalten, was gut gelaufen ist und was du beim nächsten Mal besser machen könntest. Zum Anderen wird es nun höchste Zeit, dein Engagement ordentlich zu belohnen und die wieder gewonnene Freizeit richtig auszuleben! Zu optimalem Selbstmanagement und Zeitmanagement gehört immer auch Work-Life-Balance / Study-Life-Balance. Viel Spaß dabei!

 

Bestnotensystem Schritt 10

Zeitmanagement-Faustregel: 10 Minuten Planung spart 1 Stunde Ausführung. Aber auch das Auswerten ist wichtig für ein perfektes Zeitmanagement.

 


 

Das war nur ein kurzer Vorgeschmack! Willst du weitere Zeitmanagement-Tipps?

Die „Golden Rules“ präsentieren die wichtigsten Faustregeln für deine persönliche Produktivität.

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Zeitmanagement-Buch Golden Rules im Überblick

Das 1x1 des Zeitmanagements - Alles was man braucht. Golden Rules


Die wichtigsten Zeitmanagement Tipps in Kürze:

Zeitmanagement Tipps - Prioritäten setzen, Ziele bestimmen, richtig planen

  • Zeitmanagement Tipp 1: Setze Prioritäten + fachliche & persönliche Ziele.
  • Zeitmanagement Tipp 2: Bestimme die kritischen Erfolgsfaktoren für dein Ziel.
  • Zeitmanagement Tipp 3: Setze konsequent Prioritäten.
  • Zeitmanagement Tipp 4: Zeitplanung: Gehe Schritt für Schritt vor.
  • Zeitmanagement Tipp 5: Zerlege große Aufgaben in handhabbare Arbeitspakete.
  • Zeitmanagement Tipp 6: Erledige die oberste Priorität zuerst.
  • Zeitmanagement Tipp 7: Blocke dir die Primetime für die wichtigsten Aufgaben.
  • Zeitmanagement Tipp 8: Erreiche Effizienz durch Aufgaben-Bündelung.
  • Zeitmanagement Tipp 9: Simplify! Vereinfache Aufgaben & Denken!
  • Zeitmanagement Tipp 10: Bitte Experten und andere um Hilfe. Delegiere, wenn möglich.
  • Zeitmanagement Tipp 11: Denke in Arbeitsblöcken von ca. 90min mit konkreten Zielen.
  • Zeitmanagement Tipp 12: Entspanne dich und genieße den Tag.

Zeitmanagement-PDF

Zeitmanagement Download – eine Checkliste als PDF

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9 Kommentare
DerStreber
04.03.2016

Puh ein sehr langer und detaillierter Artikel, wenn man es schafft, alle Punkte darin umzusetzen, dann kann es doch nur mehr bergauf mit der Zeit gehen!! Was haltet ihr eigentlich von Zeiterfassungssoftware? Ich habe während des Bachelorstudiums z.B. ein kostenloses Tool wie https://www.timtimer.at verwendet und damit meine Zeit gestoppt, die ich zum Lernen und für Pausen aufgewendet habe.
Ich war dann bei der Auswertung ziemlich erstaunt als ich sah, wieviel Zeit ich eigentlich mit Facebook und co verschwende und wie mich das vom Lernen abhält. Jetzt wo ich mir dessen bewusst bin, rennt alles viel besser!

LG
Streber

    Johanna
    04.03.2016

    Hallo du Streber 🙂

    Sein Online-Nutzungsverhalten aufzuzeichnen und die Zeitdiebe vor der Nase präsentiert zu bekommen, kann in der Tat sehr erschreckend sein.
    Mir ist nur Rescue Timebekannt. Hier startet die Aufzeichnung automatisch, sodass man sich nicht mit aufwendigen Eintragungen beschäftigen muss.

    Viele Grüße
    Johanna

Celine
27.02.2016

Tolle Tipps, hat mir super weitergeholfen und ich mache nun ein bisschen mehr aus meiner Zeit!! Danke :-).

Michi
11.12.2015

Hallo! Was denkt ihr von einer Zeitmanagementsoftware? Findet ihr das hilfreich oder eher extra zeitverschwenderisch?

Ich nutze seit einigen Wochen KanbanTool (http://kanbantool.com/). Ich bin noch davon fasziniert (mal schauen wie lange noch 😉 ). Es gefällt mir vor allem die Möglichkeit die Zeit zu folgen. Man schreibt Aufgaben auf einer To-Do-Liste und dann man führt sie nacheinander aus und für jede Aufgabe kann die App die Zeit rechnen. Das macht mir viel Spaß und ich weiß auch genau, wofür ich wieviel Zeit brauche. Ich bin aber immer noch nicht überzeugt ob die Appbedienung keine zusützliche Aufgabe ist für die ich extra Zeit verwende. Was meint ihr?

Meike Kranz
25.02.2015

Tolle Liste! Besonders gut gefällt mir der letzte Punkt: Auswerten & Feiern. Wobei es mir um das Auswerten geht. Das wird häufig weggelassen. Aber wer kontinuierlich besser werden will, der muss regelmäßig überprüfen, ob das, was er tut auch zum Ziel führt.

4 Stunden Woche: Gibt es das 4 Stunden Studium?
24.11.2014

[…] ist Zeitmanagement? Zeitmanagement Tipps Ziele formulieren: Zeitmanagement SMART nutzen Prioritäten setzen Biorhythmus – Vermeide das […]

Lukas
09.09.2013

Super Aufstellung, vielen Dank dafür! Besonders die Regeln Simplify und das mit dem Priorisieren hat mir echt mit meinem Zeitmanagement geholfen!
MFG Lukas

Studien-Insider
15.07.2013

[…] alle, die noch viel vorhaben: Zeitmanagement | Motivation | Konzentration: Auf dieser Seite findest du alles, was du wissen musst.  +++ […]

Christian Weiss
14.09.2012

Danke für die tollen Anregungen!

Mein Favorit: „Wer plant, vermeidet Zeitverschwendung schon auf dem Papier!“

Auch, wenn es mir nicht täglich gelingt, versuche ich jeden Abend, den nächsten Tag zu planen. Soweit möglich arbeite ich diesen Plan auch konsequent ab.

Mir persönlich hat diese Vorgehensweise sehr geholfen deutlich effizienter zu werden.

Eugen
08.06.2012

Super Aufstellung, die Tipps sind wirklich hilfreich. Die Häppchentaktik und das Zusammenfassen gleichartiger Aufgaben haben für mich den größten Unterschied gemacht. Aber selbstverständlich sind auch die andern Tipps wirklich super.

Weiter so.
Gruss
Eugen

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