Zeitmanagement Tipps: Diese 13+ Zeitmanagement-Methoden solltest du unbedingt kennen!

Ist Zeitmanagement ein Fremdwort für dich? Das Studium ein reines Chaos und der Job ein Abenteuer? In diesem Artikel findest du praktische Zeitmanagement-Tipps für Alltag, Büro und Studium. Am Ende kannst du dir mein Zeit-Starter-Kit mit über 10 Downloads, Buchkapiteln und Checklisten runterladen.

Zeitmanagement-Experte Dr. Martin Krengel hat hier für dich die 13 wichtigsten Zeitmanagement-Tipps für dich zusammengefasst:

Zur Info: Diese 13 Tipps, stammen aus den Zeitmanagement-Ratgeber „Golden Rules“

 

 

 

Zeitmanagement Tipp 1:

1. Setze klare Prioritäten und lege deine  Ziele fest

Effektivität = Die richtigen Ziele haben.

  • Werde dir bewusst, welche Ziele du für Job, Studium und Privatleben hast:
  • Welchen Anspruch stellst du an dich selbst?
  • Was willst du im Leben / im Job / im Studium erreichen?
  • Was möchtest du lernen?

Kläre deine Ziele, dann kannst du leichter Prioritäten für deinen Tag setzen! Oft reicht schon eine kleine Liste mit 10 Wünschen und Vorstellungen.

Tipp: Verbinde diese Ziele gleich mit konkreten Schritten und Aufgaben und mit einem Datum, damit sie leichter umsetzbar werden. Es wird dein Zeitmanagement erleichtern!

 

 

 

Grafik zur Eisenhower-Methode

 

 

 

Bestnotensystem Schritt 10Zeitmanagement-Faustregel:

Es gilt eine klare Vorfahrtsrgel im Zeit-Verkehr: Beginne immer mit wichtigen Aufgaben, und schiebe die dringenden Dinge zwischen große Projektphasen.

 

 

 

 

Zeitmanagement Tipp 2:

2. Bestimme DIE Erfolgskriterien

Effektivität = die Dinge machen, die deinen Zielen wirklich dienen. Es gibt immer Dinge, die dich schneller ans Ziel bringen als andere.

Erfolg hat nicht derjenige, der am längsten, sondern der am cleversten arbeitet oder lernt.

Also:

  • Was sind die Dinge, die dich am besten voran bringen?
  • Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren?
  • Wie muss sich deine Arbeitsweise entsprechend ändern?
  • Welche Dinge musst du anders tun, welche weglassen?

Konzentriere deine Energie und Zeitplanung auf diese wichtigen Tätigkeiten, die dich einen größeren Schritt voranbringen und dein Selbstmanagement optimieren!

 

 

 

Welche Zeitmanagement- und Planungsmethode?

3. Entscheide, welche Planungsmethode die beste für dich ist:

Bevor ich lang texte, schau dir bitte das Video an, und entscheide, welche der drei Methoden AKTUELL für dich am besten erscheint.

Es gibt keine eindeutige Lösung für dieses Planungs-Dilemma, sondern jede Methode passt in unterschiedlichen Situationen:

 

Die drei grundlegenden Planungs- und Arbeitsweisen sind:
  1. Die Ultra-Fokus-Methode (Damit geht es leichter)
  2. Die Block-Planung (Wochenplan)
  3. Der Task-Ninja (Meine Stapelattacke, siehe auch Golden Rules S.134/135)

 

 

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Planwirtschaft? Ja, aber bitte nur auf dem Schreibtisch!

4. Der größte Zeitmanagement-Fehler ist es, Dinge zu tun, die überhaupt nicht getan werden müssten!

Die Faustregel lautet:

Mit bereits 10 Minuten Planung sparst du ca. 1 Stunde Zeit am Tag!

Durch ein wenig Struktur und Aufgaben-Tetris planst du deine To-Dos und Zeit geschickter und sparst viel, sehr viel Zeit.

Wer fragt, der führt (ein besseres Leben):

  1. Wann ist der beste Zeitpunkt für welchen Arbeitsschritt?
  2. Was muss zuerst erledigt werden, bevor etwas anderes angegangen werden kann?
  3. Wie lassen sich Dinge kombinieren?
  4. Welche Mails/Telefonate/Aufgaben kannst du bündeln?

 

 

 

Zeitmanagement-Tipp 5:

5. Häppchen-Taktik: Wie isst man einen Elefanten?

„Happen für Happen.“ (Das ist ein sehr nettes Sprichwort, oder? Sorry, Vegetarier: „Wie isst man einen Tofo-Spieß?“ klingt einfach nicht so doll … )

Hab keine Angst vor großen Brocken – zerlege sie in kleine Abschnitte und plane die Meilensteine sorgfältig. So kommst du Schritt für Schritt voran.

Zwischenschritte sind leichter mit Checklisten kontrollierbar. Man nennt diese Zeitmanagement-Technik auch „Salamitaktik„, denn eine Salami könnten würden wir auch nicht auf einmal verschlingen, sondern sie uns Scheibe für Scheibe auf dem Brot schmecken lassen.

Viele kennen die Häppchen-Taktik auch aus verschiedenen Produktivitätsblogs, wo sie als „Timeboxing“ oder abgewandelt auch als „Pomodoro-Technik“ beschrieben wird. Im Grunde liegt der Kern dieses Zeitmanagement-Tipps darin, nicht die Zeit einer Aufgabe anzupassen – sondern die Aufgabe einer bestimmten Zeit.

Wie viel Zeit wir einer Aufgabe geben, hängt wiederum mit ihrer Priorität zusammen (siehe Zeitmanagement-Tipp Nr. 1).

Pssst: Richtig gute Zeitmanagement-Tipps findest du auch hier 

 

Wer wünscht sich nicht mehr Zeit? Tipp 6:

6. Erledige die wichtigsten Dinge zuerst

Morgenstund hat die wichtigste Aufgabe auf dem Schreibtisch! (Und nur die!)

Es ist vielleicht der wichtigste Selbstmanagement-Schweinhund-(Aus-)Trick: Lege die wichtigste, denkintensivste, kniffligste Aufgabe bereits am Vorabend auf deinen (aufgeräumten und nun ablenkungsfreien) Schreibtisch.

Lasse den Rechner aus. Dann am morgen, ist das deine „Pole Position“. Du startest gleich voll durch, wenn du noch den Kopf frei und den Körper voller Energie hast (ja, der Rechner ist dann immer noch aus!).

Netter Nebeneffekt: Dein Gehirn wird gleich morgens mit der wichtigsten Aufgabe gefüttert und arbeitet unterbewusst auch bei Unterbrechungen und Pausen an dieser wichtigen Aufgabe weiter.

Damit verringerst du auch die Gefahr, dich zu verzetteln. Ein praktischer Allround- Zeitmanagement + Motivations + Konzentrations-Tipp.

Funktioniert! Wetten?

 

Sei kein Frosch! Wage dich gleich morgens dich an die schwerste Aufgabe des Tages. Damit verhinderst du Prokrastination und schlechte Gefühle!

Sei kein Frosch! Wage dich gleich morgens an die schwerste Aufgabe des Tages. Damit verhinderst du Prokrastination und schlechte Gefühle.

 

 

 

Zeitmanagement-Tipp, Nr. 7: Kümmere dich um deine Energie

7. Beachte deinen Biorhythmus (Leistungskurve)

Eine Ausnahme / Ergänzung zu Regel 6 ist deine persönliche Leistungskurve (Biorhythmus). Manche können früh topfit arbeiten, schalten abends aber ab. Andere kommen erst spät in die Gänge.

Finde heraus, wann du deine „Hochs“ hast. Stelle sicher, dass du in diesen Zeiten ungestört an deinen wichtigen Aufgaben arbeiten kannst! Lege Routinen und unwichtigere Aufgaben in Leistungstiefs: E-Mails checken, einkaufen gehen und Wohnung putzen kannst du auch in Pausen!

So sind Pausen gleichsam produktiv wie erholsam – denn du bewegst dich, regst dabei durch Gehirnaktivität und Muskulatur an, während deine Augen eine Bildschirmpause haben.

Wie entspannend … Ahhhhh

Der typische Biorhythmus eines Morgenmenschen

 

 

 

Zeitmanagement Tipp 8:

8. Fasse gleichartige Aufgaben zusammen

Aufgaben bündeln = Effizienz. Sammle gleichartige Aufgaben auf einer Liste, um diese effizienter abarbeiten zu können.

Im Job sind das z.B. Telefonate, E-Mails oder Ablagen, die man gut in einem Block erledigen kann.

Im Studium ist es sinnvoll, zeitaufwendige Recherchen, Einkäufe sowie Vorlesungen in Bklöcken zu bündeln.

 

 

 

Zeitmanagement-Tipps von Zeitmanagement-Experten Dr. Martin Krengel

 

 

 

Zeit-Spar-Tipp Nr. 9:

9. Vereinfache.

Simplify! Denkst du manchmal etwas zu kompliziert? Liegt zu viel Kram in deiner Bude, der dich ablenkt? Hast du dir Sachen vorgenommen, die dich deinen wirklichen Zielen keinen Zentimeter näher bringen?

Dann ist ein „mentaler Frühjahrsputz“ fällig!

Lerne perfektes Zeitmanagement, indem du immer wieder diese Fragen stellst: „Was ist wichtig? Was ist dringend? Was ist keins von beidem?“ (Eisenhower-Prinzip) oder: „Welche 20 Prozent der Aufgaben erbringen 80 Prozent meines Erfolges?“ (Pareto-Prinzip).

 

 

Zeitmanagement Tipp 10:

10. Frage andere um Rat

Das 1x1 des Zeitmanagements - Alles was man braucht. Golden RulesFreunde fragen. Wenn du an einem Problem hängst, nicht weißt, wie etwas funktioniert, oder richtig down bist, frage andere um Rat.

Es müssen nicht unbedingt Fachexperten sein – auch Freunde, Partner oder die Eltern sehen deine Situation objektiver oder haben mehr Erfahrung / Wissen.

Hab keine Scheu, die meisten Leute helfen gern.

Und eine gute Idee ist es auch immer, das Wissen von Experteren und anderen erfahrenden Menschen anzuzapfen, durch Bücher, Seminare oder Online-Kurse. Dort bekommst du hilfreiche antworten auf Fragen, die du dir bisher möglicherweise noch nicht einmal gestellt hast!

 

 

 

 

Denken vs. Pausen – Mein Zeitmanagement Tipp Numero 11:

11. Teile deinen Tag in Arbeitsblöcke / Sessions ein

Bitte merke dir die einfach Un-Gleichung:

Arbeiten = Fokussieren. 
Pause = Du kannst dich wieder öffnen.

Du musst nicht 24 Stunden am Tag erreichbar oder online sein. Bei den meisten Aufgaben ist es wichtig, dass du diese an einem Stück für ca. 60–120 Minuten (je nach Konzentrationsspanne) abarbeitest, um nicht aus dem Konzept gebracht zu werden.

Schirme dich in diesen Arbeitsphasen ab und rufe Leute in den Pausen zurück.

 

Zeitmanagement-Zeitmanagement Tipps-Produktivitaet-Motivation-Expertentipps-Zitat und Spruch fuer Zeitmanagement Fokus-Zeitmanagementexperte-Dr. Martin Krengel

 

 

 

 

Tipp Nr. 12 für ein besseres Zeitmanagement:

12. Schaffe Synergien

Menschen = Wünschen.

Die Wissenschaft bestätigt: Wir planen zu optimistisch. Oft ist der Wunsch Vater unserer Pläne – nicht die realistische Einschätzung! Selektiere, frage dich: „Was ist mir wirklich wichtig?“. Nicht alles musst du hinten anstellen: Viele Aufgaben können mit angenehmen Dingen verbunden werden.

Suche nach Lösungen, um von „Entweder-oder“ zu „Sowohl-als-auch“-Entscheidungen zu gelangen!

Versuche, mit einer Tätigkeit zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Das gelingt, indem du deine Aufgaben, Aufträge oder Lernthemen möglichst clever miteinander verbindest.

 

 

Zeitmanagement Tipp 13:

13. Werte aus. Werde besser. Geh feiern!

Du bist fertig? Was du nun brauchst ist Feedback + Energie.

„Nach der Arbeitswoche ist vor der Arbeitswoche“. „Nach der Hausarbeit ist vor der nächsten Hausarbeit.“

Bestnotensystem Schritt 10

Hattest du Stress bei diesem Projekt? Dann spare dir denselben beim nächsten Mal und nimm dir Zeit, um schriftlich festzuhalten, was gut gelaufen ist und was du beim nächsten Mal besser machen könntest.

Zum Anderen wird es nun höchste Zeit, dein Engagement ordentlich zu belohnen und die wieder gewonnene Freizeit richtig auszuleben!

Zu optimalem Selbstmanagement und Zeitmanagement gehört immer auch Work-Life-Balance / Study-Life-Balance. Warum Ritalin, Modafinil & Co. diese Balance niemals ersetzen können, erfährst du hier.

Viel Spaß dabei!

 

 

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Die wichtigsten Zeitmanagement Tipps in Kürze:

Zeitmanagement Tipps - Prioritäten setzen, Ziele bestimmen, richtig planen

 

  • Zeitmanagement Tipp 1: Setze Prioritäten + fachliche & persönliche Ziele.
  • Zeitmanagement Tipp 2: Bestimme die kritischen Erfolgsfaktoren für dein Ziel.
  • Zeitmanagement Tipp 3:Entscheide, welche Arbeits- und Planungsweise die beste für dich ist: A) Ultra-Fokus, B) Block-Planung, C) Stapelattacke
  • Zeitmanagement Tipp 3: Setze konsequent Prioritäten.
  • Zeitmanagement Tipp 4: Zeitplanung: Gehe Schritt für Schritt vor.
  • Zeitmanagement Tipp 5: Zerlege große Aufgaben in handhabbare Arbeitspakete.
  • Zeitmanagement Tipp 6: Erledige die oberste Priorität zuerst.
  • Zeitmanagement Tipp 7: Blocke dir die Primetime für die wichtigsten Aufgaben.
  • Zeitmanagement Tipp 8: Erreiche Effizienz durch Aufgaben-Bündelung.
  • Zeitmanagement Tipp 9: Simplify! Vereinfache Aufgaben & Denken!
  • Zeitmanagement Tipp 10: Bitte Experten und andere um Hilfe. Delegiere, wenn möglich.
  • Zeitmanagement Tipp 11: Denke in Arbeitsblöcken von ca. 90min mit konkreten Zielen.
  • Zeitmangement Tipp 12: Versuche zwei Fliegen (=Ziele) mit einer Tätigkeit zu schlagen.
  • Zeitmanagement Tipp 13: Entspanne dich und genieße den Tag.

 

Mache Schluss mit deinem Kopf-Chaos!

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9 Kommentare für "Zeitmanagement Tipps: Kennst du diese 13 Top-Zeitmanagement-Tricks?"

  1. DerStreber sagt:

    Puh ein sehr langer und detaillierter Artikel, wenn man es schafft, alle Punkte darin umzusetzen, dann kann es doch nur mehr bergauf mit der Zeit gehen!! Was haltet ihr eigentlich von Zeiterfassungssoftware? Ich habe während des Bachelorstudiums z.B. ein kostenloses Tool wie https://www.timtimer.at verwendet und damit meine Zeit gestoppt, die ich zum Lernen und für Pausen aufgewendet habe.
    Ich war dann bei der Auswertung ziemlich erstaunt als ich sah, wieviel Zeit ich eigentlich mit Facebook und co verschwende und wie mich das vom Lernen abhält. Jetzt wo ich mir dessen bewusst bin, rennt alles viel besser!

    LG
    Streber

    1. Johanna sagt:

      Hallo du Streber 🙂

      Sein Online-Nutzungsverhalten aufzuzeichnen und die Zeitdiebe vor der Nase präsentiert zu bekommen, kann in der Tat sehr erschreckend sein.
      Mir ist nur Rescue Timebekannt. Hier startet die Aufzeichnung automatisch, sodass man sich nicht mit aufwendigen Eintragungen beschäftigen muss.

      Viele Grüße
      Johanna

  2. Celine sagt:

    Tolle Tipps, hat mir super weitergeholfen und ich mache nun ein bisschen mehr aus meiner Zeit!! Danke :-).

  3. Michi sagt:

    Hallo! Was denkt ihr von einer Zeitmanagementsoftware? Findet ihr das hilfreich oder eher extra zeitverschwenderisch?

    Ich nutze seit einigen Wochen KanbanTool (http://kanbantool.com/). Ich bin noch davon fasziniert (mal schauen wie lange noch 😉 ). Es gefällt mir vor allem die Möglichkeit die Zeit zu folgen. Man schreibt Aufgaben auf einer To-Do-Liste und dann man führt sie nacheinander aus und für jede Aufgabe kann die App die Zeit rechnen. Das macht mir viel Spaß und ich weiß auch genau, wofür ich wieviel Zeit brauche. Ich bin aber immer noch nicht überzeugt ob die Appbedienung keine zusützliche Aufgabe ist für die ich extra Zeit verwende. Was meint ihr?

    1. admin sagt:

      Grundsätzlich kann ich mit einem Zettel oder Notizbuch, bunten Stiften und der richtigen Konzentrationsmusik

      (https://www.studienstrategie.de/konzentration/konzentrationsmusik-besser-denken-arbeiten-konzeptionieren-und-abschalten-die-10-besten-tipps/)

      am Besten denken. Auch die Lernpsychologie weißt darauf hin, dass wir kreativer und freier sind, wenn wir mit einem entsprechend „offenem“ Medium verbunden sind.

      Nichtsdestotrotz, kann eine Software gerade Chaoten anfangs helfen, hier Denken etwas zu strukturieren. Eine Liste meiner Lieblings-Produktivitätssoftware findest du hier: https://www.studienstrategie.de/konzentration/produktivitat-software-fur-mehr-konzentration-beim-arbeiten/

      Lg, Martin

  4. Meike Kranz sagt:

    Tolle Liste! Besonders gut gefällt mir der letzte Punkt: Auswerten & Feiern. Wobei es mir um das Auswerten geht. Das wird häufig weggelassen. Aber wer kontinuierlich besser werden will, der muss regelmäßig überprüfen, ob das, was er tut auch zum Ziel führt.

  5. Lukas sagt:

    Super Aufstellung, vielen Dank dafür! Besonders die Regeln Simplify und das mit dem Priorisieren hat mir echt mit meinem Zeitmanagement geholfen!
    MFG Lukas

  6. Pingback: Studien-Insider
  7. Danke für die tollen Anregungen!

    Mein Favorit: „Wer plant, vermeidet Zeitverschwendung schon auf dem Papier!“

    Auch, wenn es mir nicht täglich gelingt, versuche ich jeden Abend, den nächsten Tag zu planen. Soweit möglich arbeite ich diesen Plan auch konsequent ab.

    Mir persönlich hat diese Vorgehensweise sehr geholfen deutlich effizienter zu werden.

  8. Eugen sagt:

    Super Aufstellung, die Tipps sind wirklich hilfreich. Die Häppchentaktik und das Zusammenfassen gleichartiger Aufgaben haben für mich den größten Unterschied gemacht. Aber selbstverständlich sind auch die andern Tipps wirklich super.

    Weiter so.
    Gruss
    Eugen

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