Eisenhower-Prinzip: ⏰ Aufgaben schlau priorisieren | ✭ Was ist wichtig? Was ist dringend? ☎

Hast du zu viel um die Ohren? Musst du 1000 Aufgaben, Mails und Telefonate zu erledigen?

lustiges Bild zur Eisenhower-Methode das Zeitmanagement-Experten Dr.Martin Krengel in einer Multitasking-Situation zeigt

Dann ist die Eisenhower-Methode perfekt, um Prioritäten zu setzen und wieder Konzentration und Motivation zu finden.

 

Eisenhower-Prinzip: Artikel-Überblick

 

Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es, Aufgaben (gründlich und perfekt) zu tun,
die gar nicht getan werden müssten!

(Zitat von Dr. Martin Krengel,
den kenn ich sogar persönlich … ;))


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Zeitmanagement / Eisenhower Prinzip / Dr Martin Krengel


Was versteht man unter dem Eisenhower Prinzip? Woher kommt es?

Mit dem Eisenhower-Prinzip lassen sich Zeitfresser und Zeitdiebe identifizieren

Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben und hilft enorm, Prioritäten zu setzen. Sicher ist es nur eine Methode die auf die jeweilige Situation angewendet und abgewandelt werden muss. Aber es hat keine Nachteile, sie zu versuchen – als Übung um seine Zeit besser einzuteilen und um delegieren zu lernen.

Grafik zur Eisenhower-Methode

Sie ist ein hilfreiches Denk-Analyse-Tool. Und der Kern vom Eisenhower-Prinzip ist es, Tätigkeiten und scheinbare To-Dos ehrlich zu bewerten: Ist diese Aufgabe wirklich wichtig, bringt sie mich in meinem Projekt voran? Oder bilde ich mir das nur ein, weil sie scheinbar leichter zu erledigen ist?

Das Einordnen der Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ist eine klassische Zeitmanagement-Übung und eine der zentralen Techniken zum Setzen von Prioritäten (neben dem Pareto-Prinzip und der ABC-Analyse). Sie gibt Aufschluss darüber, welche Aufgaben zuerst und fokussiert abgearbeitet werden sollten, was delegiert werden kann und welche Aufgaben am besten gar nicht erledigt werden müssen.

 

Ich mag dein Video und will noch mehr

 

 

Hintergrund, Definition und Erklärung der Selbstmanagement-Methode

Übung

Das Eisenhower Prinzip einfach erklärt

Die Methode wird dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Er soll so seine Zeit priorisiert und Aufgaben delegiert haben. Sie wird auch Eisenhower-Matrix oder ABC-Analyse genannt. Die Methode funktioniert so:

 

Schritt 1: Notieren

Schreibe alle deine Aufgaben auf einen Zettel. Ja, das wars schon, nun los doch, bitte! 😉

 

Schritt 2: Einordnen

A) Frage dich: Ist die Aufgabe (wirklich) wichtig? Wie sehr? Hilfreich hierbei ist es, die Perspektive zu wechseln: Was passiert, wenn ich das To-Do nicht erledige? Explodiert die Welt oder merkt es sowieso niemand? Welche Auswirkung hat das Erfüllen der Aufgabe auf mein Leben / das meiner Firma in 2 Jahren? Gehört die Aufgabe zu meinen Kernaufgaben / zu meiner Stellenbeschreibung. Bringt sie mich (deutlich) voran, kann ich daraus extrem viel lernen? –> Markiere alle wirklich wichtigen Aufgaben mit einem Textmarker oder einem Sternchen.

B) Markiere alle Aufgaben, die „dringend“ sind.Welche der aufgeschriebenen Aufgaben drängeln? Was „muss“ heute oder zeitnah erledigt sein?

 

Schritt 3: Kategorisieren 

Nun schaffe dir Überblick durch das Zeichnen der Zeitmanagement-Matrix – ein 4-Felder-Fenster: Die 4-Felder-Matrix kombiniert diese beiden Zeit-Kriterien „Wichtigkeit einer Aufgabe“ und „Dringlichkeit einer Aufgabe“. Es ergeben sich vier Fälle / Dimensionen:

 

Eisenhower-Prinzip Matrix-Grafik

Die Zeitmanagement-Methode zum Priorisieren – Das Eisenhower-Prinzip geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück

 

  • 1. Quadrant: Beginnen wir rechts unten, mit Aufgaben die dringend, aber nicht so wichtig sind. Das sind Routineaufgaben, Supportkram, Organisatorisches, die meisten Mails, Anrufe, etc. Diese Aufgaben brauchen wenig geistige Energie und machen und bereiten uns daher wenig Mühe bei der Ausführung. Unser psychisches System lenkt daher die Energie in die Richtung, in der es einfach vorangeht. Aber leider ist das die falsche Richtung. Auch wenn diese Aufgaben irgendwie zum Tag gehören, so bringen sie uns dennoch nicht weiter. Wir wollen die großen Schritte, starke Veränderungen. Erfolg! Oder etwa nicht?
  • 2. Quadrant: Doch was tun „wir“ (ich rede natürlich nur von Arbeitskollegen, wir selbst würden so etwas NIEMALS tun) stattdessen? Wir verzetteln uns nur zu gern. Facebook, Mails, Marathon-Meetings, rumdoktern am Layout eines Textes, einer Präsentation (bevor der Inhalt und die Struktur) steht, sind nur einige Beispiele. Hier ist eine Folie aus meinem Zeitmanagement-Vortrag, mit der ich verdeutliche wie ranken-schlingenartig sich die vielen Kleinigkeiten uns in den Weg stellen …
  • 3. Quadrant: Genau das ist die richtige Frage: Wann erledigen wir die WICHTIGEN DINGE? Oft nur dann, wenn diese auch DRINGEND sind. Durch Deadlines, Termine werden wir motiviert und können plötzlich fokussiert an nur einer Aufgabe arbeiten. Aber auch Konflikte und Krisen fordern die sofortige Aufmerksamkeit.Ein Streit lässt sich nur ungern delegieren. Doch daraus resultiert, dass wir furchtbar gestresst sind, wenn wir wichtige Aufgaben nur dann erledigen, wenn es schon fast zu spät ist. Die Arbeitsqualität leidet, und hinterher sind wir so kaputt, dass wir als nächstes wiederum nur Routine- und Ablenkungsaufgaben erledigen, statt sich einer langfristig wichtigen Aufgabe rechtzeitig und proaktiv zu widmen.
  • 4. Quadrant: Eine traurige Lebenswahrheit ist, dass viele Menschen einfach deshalb unglücklich und erfolglos durchs Leben gehen und nie Karriere machen oder sich ihren Lebenstraum erfüllen, weil sie schlichtweg eine so schlechte Zeitverwendung haben, dass sie einfach NIE zu den langfristig wichtigen aber eben sich nicht dringend machenden Dingen kommen. *ZONK! Aber eben jene sind es, die uns wachsen, vorwärts kommen und rocken lassen.

 

Beispiel

Mein Zweitstudium war nie dringend. Meine Doktorarbeit auch nicht. Es hat keiner bei mir angerufen, und mir in den Hintern getreten, dass ich JETZT eine Weltreise machen muss. Auch war es nicht eilig und dringlich, kein einziges meiner bisher 10 geschriebenen Bücher zu schreiben.

Hätte ich mich nur von dringenden Aufgaben leiten lassen, hätte ich viel mehr Gespräche in meinem Leben geführt, 1.000 mehr Mails beantwortet und hätte viel Energie verballert – wäre aber immer noch dort, wo ich vor 10 Jahren schon stand.

Ich habe den Schalter umgelegt, und investiere meine Energie morgens sofort fokussiert in wichtige, unangenehme, denkintensiver und tendenziell überfordernde Aufgaben.

So, kam ich Schritt für Schritt, meinen Lebensträumen näher. Wer kann schon mit 35 behaupten, dass er nahezu all seine Herzenswünsche, die er mit 25 hatte, bereits verwirklicht hat? Ja, das Eisenhower-Prinzip ist derart mächtig. Es hat mir dabei unglaublich stark geholfen.

 

Bild zeigt wie sich dringende vor wichtige Dinge im Zeitmanagement stellen

 


Schneller lesen - mehr verstehen mit Speed Reading und Schnelllesetechniken - wichtiger ist aber filtern von Texten - Lernexperte Dr Martin KrengelWer schreibt hier?

Dr. Martin Krengel absolvierte zwei Studiengänge (Psychologie + Wirtschaft) „mit Auszeichnung“ währenddessen er Wettkampf-Kunstturner war und musste so über 500 ganz unterschiedliche Prüfungen in seinem Leben absolvieren. Er lernte dabei auch, dass die richtige Balance und ein gutes Zeitmanagement mit die besten Nervositäts- und Unsicherheits-Killer sind. Komplette Vita


Schlüssel zum Erfolg:

Zeit und Stress sparen durch Anwendung der Eisenhower-Methode

Priorisierung, Ignoranz und Delegation als Schlüssel zu mehr Zeit und weniger Stress

Die Eisenhower-Analyse zeitg dir eine klare Vorwärtsregel:

 

Das Eisenhower-Prinzip "Wichtigkeit vor Dringlichkeit" gilt auch im Straßenverkehr

Das Eisenhower-Prinzip „Wichtigkeit vor Dringlichkeit“ gilt auch im Straßenverkehr

 

 

Zeitmanagement - Eisenhower

 

So optimierst du
DEINE Eisenhower-Matrix:

Wichtig & nicht dringend:
Für diesen Bereich proaktiv Zeit im Tagesgeschehen blocken! Auf diese Dinge kommt es wirklich an! Dazu gehören beispielsweise Zeitpläne für das laufende Projekt, Bewerbungen für den nächsten Job oder auch die Vorbereitung für den längeren Auslandsaufenthalt.

Wichtig & dringend:
Kurzfristig haben diese Dinge Vorfahrt, aber bitte in Zukunft vorbeugen! Versuche außerdem, scheinbar wichtige Aufgaben zu hinterfragen: sind sie wirklich wichtig? Oder wirken sie nur aufgrund ihrer Dringlichkeit so wichtig, können aber schnell entschärft und dann aufgeschoben werden?

Weniger wichtig, aber aktuell / dringend:
Hier empfiehlt Eisenhower, diese Aufgaben an eine Assistentin / einen Dienstleister zu delegieren. Wenn du Freiberufler oder am studieren bist, geht das natürlich schlecht, deswegen musst du diesen Bereich möglichst schnell und effizient (gemäß Pareto-Prinzip bzw. 20/80-Regel) abarbeiten! Eine perfekte Ausführung dieser Aufgaben wäre reine Zeitverschwendung, denn sie sind ja nicht wichtig.

Weniger wichtig & nicht dringend:
Diesen Bereich so weit wie möglich einschränken! Nimm dir zwar Zeit zur Entspannung und plane Pausen ein. Hier darfst du im Internet surfen, mit Freunden telefonieren und vor dich hin träumen. Aber vergiss nicht, dass deine unerledigten Aufgaben warten.

 

 

 

 

Eisenhower-Prinzip: Nutzen der Methode

Zusammenfassung

Prioritätensetzung nach Plan:

Du hast gelernt, wie Du deine Aufgaben in die verschiedenen Quadranten einteilen kannst und so priorisierst. Du kannst deine ToDo Liste nach dem Eisenhower Prinzip strukturieren und weisst jetzt auch, dass Pausen genauso zur Produktivität gehören.

Das alles weisst Du jetzt aber willst du es wirklich anwenden und immer wieder einen Gedankenanstoß haben, um wirklich besser zu werden und voran zu kommen? Meine große Mission ist es, dass du deine PS auf die Straße bekommst, dein volles Potential entfaltest und deine Träume und Wünsche erfüllen kannst. Und dabei auch noch gelassener und zufriedener wirst.

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Literatur zum Eisenhower-Prinzip:
Hier findest du auch eine Vorlage zur Eisenhower Matrix (PDF)

 

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