Pareto-Prinzip ➨ Die 80/20-Regel für perfektes Zeitmanagement


Archimedes sagte:

Gib mir einen sehr langen Hebel,
und ich kann die ganze Welt bewegen!“

Pareto-Prinzip Hebelwirkung

Das 20/80-Prinzip ist wie das Gesetz der Hebelwirkung:

 

Grafik Pareto-Prinzip
Bildquelle aus: Golden Rules

 

Inhalt des Artikels

 

 

 

Effizienz und Effektivität im Zeitmanagement steigern:

Das Pareto-Prinzip hilft dir beim Setzen von Prioritäten und steigert so deine Produktivität

Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es, Dinge perfekt und gründlichst zu tun, die gar nicht getan werden müssten.
Dr. Martin Krengel

Die Pareto-Regel hilft beim Setzen von Prioritäten und ist damit ein Schlüssel für mehr Effizienz und gutes Zeitmanagement.

Doch wir Deutschen (und klar, auch Österreicher und Schweizer) haben Perfektionismus im Blut: Pünktlichkeit, Sauberkeit, Gründlichkeit und Detailgenauigkeit wurden uns anerzogen. Grundsätzlich sind das positive Eigenschaften, die uns weit gebracht haben. Doch nur die wenigsten Aufgaben müssen perfekt erledigt werden. Es reicht, dass sie überhaupt erledigt sind!

Oft lähmt uns unser hoher Anspruch, sodass wir gar nicht erst damit beginnen, eine Aufgabe anzufassen.

Gute Ergebnisse sind nicht unbedingt das Resultat von einem hohen Zeiteinsatz.

Das kennt du sicher:

Man rackert sich ab, lernt jedes Detail auswendig und schreibt dann doch eine schlechtere Note als der Kommilitone, der erst drei Tage vorher mit dem Lernen angefangen hat. Oder die Labertasche in der Firma bekommt mehr Anerkennung, weil sie immer zur rechten Zeit am rechten Ort ist.

Diese Menschen sind gar nicht so faul, wie wir denken, sie haben gemäß dem Pareto-Prinzip nur ein besseres Gefühl für eben die 20 Prozent der Dinge, auf die es wirklich ankommt!

Wende die 20/80-Regel immer dann an, wenn viele Dinge gleichzeitig gemacht werden müssen, zeitliche Ressourcen sehr knapp sind oder wenn es nicht darauf ankommt, 100 Prozent Leistung zu erreichen.

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Oft ist eine „Gut-genug-Lösung“ besser als eine perfekte Arbeit, weil man so auch Zeit für andere, mitunter wichtigere Projekte findet!

 

 

Mein Tipp: Hol dir ergänzend meine kleine Zeitmanagement-Download-Box bestehend aus vielen nützlichen Inhalten aus den Golden Rules:

Zeitmanagement / Pareto Prinzip / Dr Martin Krengel

 

 

 

Anwendung, Beispiele, Effizienz-Analyse, Übungen.

So nutzt du das Pareto-Prinzip in deinem Job, Studium und Alltag:

Um das Pareto-Prinzip für dich im Alltag, Studium, Job oder Management zu nutzen, empfehle ich dir einen Zettel und Stift.Notiere die Dinge die …

  1. einen überdurchschnittlich hohen Effekt auf dein gewünschtes Ziel / Erfolg / Ergebnis haben oder
  2. eher überflüssig, mühselig oder unsicher erscheinen.

Es geht nicht darum, dass dies nur ein fünftel aller Aufgaben sein dürfen, oder dass sie 80 Prozent der Ergebnisse bringen müssen. Das wäre Quatsch. Die 20-80-Formel ist ja nur eine plastische Veranschaulichung kritischer Erfolgsfaktoren vs. Zeitfresser und Energiediebe.

Also:

Welches sind die Dinge, Aufgaben, Tätigkeiten, Informationen die dich WIRKLICH näher an deine Ziele bringen?

 

Anregungen für die Anwendung:

Launch eines Produktes, einer Webseite / Blog, Buches etc.: Ich habe 10 Produkte in den Markt eingeführt und weiß, dass es 10.000 Dinge zu tun gäbe. Man könnte hier eine Anzeige schalten, da einen Social-Media-Kanal bestücken. Ich zeichne mir dann immer wieder eine Matrix, ähnlich dem Eisenhower-Prinzips, und darauf stehen zwei Achsen: Aufwand (gering vs. hoch), Erfolgswahrscheinlichkeit (gering vs. hoch). Dinge mit einem geringen Aufwand und einer hohen Erfolgswahrscheinlichkeit sind „Quick Wins“ – das sind deine Hebelaufgaben – damit würde ich starten. Danach gehe die Dinge mit mehr Aufwand und dennoch großer Erfolgswahrscheinlichkeit an!

Telefonieren. Manchmal ist es schwerer ein Gespräch zu beenden als gelangweilt am Hörer zu bleiben. Mach eine Liste mit den Punkten, die du besprechen möchtest und komme zum Punkt statt herumzureden. Oder signalisiere dem Gegenüber gleich, dass du im Moment wenig Zeit hast: Eröffnest du das Gespräch mit „Was kann ich für dich tun?“ oder „Schieß los?“ statt „Wie geht es dir?“, signalisierst du, dass du gerade nicht in Smalltalk-Stimmung bist.

Lesen. Bist du ein „Allesleser“? Gehe mit Weitblick an deine Texte heran und bestimme ein konkretes Leseziel. Wenn du dir bewusst bist, welche Inhalte du suchst, kannst du ganze Kapitel überspringen und so enorm Zeit sparen. Auch beim Schmökern hilft eine Vorstellung davon, welche Beiträge und Kolumnen einer Zeitung du wirklich wertschätzt. Welche Zeitungsteile und Nachrichten sind reine Zeitverschwendung? (Zur genauen Technik gibt es auch ein E-Book auf studienstrategie.de)

Schreiben. Ich wollte immer alles perfekt formulieren und dem Leser alles erklären. Meine Sätze wurden so schachtelig, dass ich sie selbst nicht mehr verstanden habe. Jetzt schreibe ich direkt, was ich sagen will. Das hat mehr Dynamik und spart viel Formulierungsaufwand. Ebenso versuche ich, den Prozess bald abzuschneiden statt die Arbeit wochenlang zu „verschlimmbessern“.

Lernen. Na, bist du auch ein Detailfuchs, der sich ärgert, dass er sich Nächte um die Ohren gehauen hat, nur um dann 5 Prozent seines Wissens in der Klausur loswerden zu können? Hand aufs Herz: Was war überflüssig

PowerPoint. Jeden Strich gesetzt, die Bilder auf Kante ausgerichtet, nach hundert Layouts dann doch wieder für das Erste entschieden

Abschluss-/Doktorarbeit. Behalte das Ende im Kopf: Wie viele Seiten darfst du pro Abschnitt schreiben? Welches sind die Passagen, in denen dir die meisten Infos fehlen? Werte nicht alle Daten mit jeder statistischen Spielerei aus. Konzentriere deinen Leseaufwand: Wahrscheinlich fassen 10 Artikel den Stand der Forschung zusammen. Nur: Um die 10 Artikel zu finden, musst du sehr viele Quellen sichten. Passe aber deine Lesestrategie an: Lies nur die Abstracts, Einleitungen und Fazits. Nur wenn du sicher bist, dass ein Text wichtig ist, gehst du ins Detail!

Falls noch nicht dabei war, wonach du suchst: Schau in meine Artikel zu weiteren Tipps und Methoden für mehr Produktivität: Warum prokrastinieren wir? Wie kannst du dich besser konzentrieren? Wie kannst du schneller etwas auswendig lernen, mithilfe von Eselsbrücken Dinge besser merken und z. B. Vokabeln behalten?

 

 

Perfekt, um Aufgaben zu priorisieren

Mit Pareto zum perfekten Tag

Strebe nicht nach Perfektion! Wer immer DIE 100 Prozent erreichen will, wird sich nicht nur unnötig Stress bereiten, sondern letztendlich viel Energie und Zeit verlieren. Nach der Pareto-Regel ist Perfektion unwirtschaftlich und unklug. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, die keinen adäquaten Mehrwert schafft, sollte man sich auf Essenzielles konzentrieren. Erschließe dein Stoffgebiet durch wenige Schlüsseltexte, schreibe auf den Punkt gebrachte Mails und halte mit einigen schnellen Handgriffen die Wohnung sauber.

Denk dran:

Der schlechteste Umgang mit der Zeit ist es, Dinge perfekt zu machen, die gar nicht getan werden müssen!

Behalte das gut in Erinnerung, wenn du das nächste Mal deine Hausarbeit zum fünften Mal auf Rechtschreibfehler kontrollierst, es aber an der Struktur hapert oder du die Präsentation auf Hochglanz polierst. Berufseinsteiger können herausfinden, auf was es wirklich ankommt, indem sie sich regelmäßig Feedback einholen bzw. genau ergründen, was erwartet wird! (Und falls in deiner Firma dennoch über Fehler in den Fußnoten diskutiert wird, würde ich mir ernsthaft Gedanken machen – wahrscheinlich bist du an der falschen Adresse gelandet!)

 

Pareto-Power: Auch im Alltag nützlich:

Das Pareto-Prinzip funktioniert auch im Alltag - Karnevalskostüm in 2 Minuten erstellt-Martin Krengel

 

Karnevalskostüm in 2 Minuten erstellt

 

 

Anwendung des Pareto-Prinzips im täglichen Leben - Weihnachtsbaum in 20 Minuten organisiert

 

 

 

Weihnachtsbaum in 20 Minuten organisiert

 

 

 

5 Übungen für die Anwendung 

Pareto-Analyse / ABC-Analyse: Wenn du eine Aufstellung mit 10 Dingen machst, die du normalerweise so am Tag tust, haben wahrscheinlich 2 Dinge mehr Wert als die anderen 8 zusammen! Konzentriere dich auf die wenigen Aktivitäten, die am wertvollsten für dein Fortkommen sind! Wer wird mehr Erfolg und Anerkennung bekommen? Der Journalist, der einen detailliert recherchierten langen Artikel auf Seite 24 seiner Zeitung schreibt oder der viel beachtete Kolumnist von der Frontseite?

Dicke Fische. Stell dir vor, du bekommst am Monatsende einen Bonus von 10.000 Euro, wenn du es schaffst, jede freie Minute des Tages an deiner höchsten Priorität zu arbeiten. Würdest du etwas anders machen? Würde dir nicht genau das langfristig eben diesen Bonus verschaffen?

Für Analytiker. Erstelle eine Liste aller Dinge, die du im Rahmen deines Projekts tust. Welche Teilprozesse führst du aus – zum Beispiel beim Schreiben eines Artikels (Recherche, Schreiben, Korrigieren, Gliedern, Strukturieren)? Erfasse den anteiligen Zeiteinsatz jeder Tätigkeit. Schätze, zu wie viel Prozent jeder einzelne Schritt das Gesamtergebnis beeinflusst. Wo ergeben sich Diskrepanzen? Welche fünf Dinge sind effektvoller und wichtiger als alle anderen zusammen? Wie kannst du die wichtigen Tätigkeiten steigern und die anderen kombinieren/ straffen oder delegieren?

Tempo erhöhen. Eine enorme Umsetzungshilfe für das 20/80-Prinzip sind auch selbst gesetzte Deadlines. Mehr dazu in Regel 33 der Golden Rules.

Tagesprotokoll: Analysiere deine Arbeit am Abend und bewerte, welche Aufgaben dich wirklich weiter gebracht und welche Zeitverschwendung waren. Was waren „Quick Wins?“ Eine hilfreiche Vorlage für ein Tagesprotokoll zum Ausdrucken bekommst du sofort, wenn du dich für mein Brain-Update anmeldest. (Dieser Use-Letter bietet dir zudem einen 8-Tages-Zeitmanagement crashkurs, gratis und vollkommen risikofrei – KLICKE HIER und probiers unverbindlich aus).

 

 

Pareto-Prinzip / 80-20-Regel / ABC-Analyse: Das Wichtigste im Überblick

Typische Fragen zum Pareto-Prinzip

 

Hintergrund der 80-20-Regel
Vilfredo Pareto war ein italianischer Sozio-Ökonom der Anfang des 19. Jahrunderts die Verteilung des Vermögens im Stiefelland Italien untersuchte. Er fand dabei heraus, dass 20 Prozent der Bevölkerung ca. 80 Prozent des Vermögens besaßen.
Definition des Paretoprinzips
Heute beschreibt die Pareto-Verteilung ganz einfach das Phänomen, dass eine kleine Anzahl von Dingen eine große Auswirkung haben, während viele andere Dinge weniger effektiv bzw. effizient sind. Als ein frühes und markantes Beispiel für die Ungleichverteilung wurde das Pareto-Prinzip als „Pareto Effekt“ oder als „Pareto Regel bzw. Gesetz“ zum Mode-Schlagwort im Zeitmanagement und vielen anderen Bereichen, in der es um Mitteleinsatz, Effektivität und Erfolg geht. Es gibt kritische Stellgrößen und Hebel, die ein Vielfaches an Leistung bringen.
Das Paretoprinzip im Zeitmanagement und Unternehmen
Die Pareto-Regel soll daran erinnern, dass oft 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werde können. Es verdeutlicht, dass viele Scheinaufgaben bestehen, die viel Zeit fressen oder gar nicht erst gemacht werden müssten. Aufwand und Ertrag stehen in keinem linearen Verhältniss zueinander. Es gibt wenige Dinge, die überdurchschnittlich wichtig sind („Erfolgsfaktoren“, „Hebel“, „Kernaufgaben“). Dieses Prinzip zeigt sich in vielen Bereichen, z.B.: 80 Prozent des Gewinns werden mit 20 Prozent der Produkte gemacht, 80 Prozent des Stadtverkehrs spielen sich auf 20 Prozent der Straßen ab. Software-Anwender nutzen in 80 Prozent der Fälle nur 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Funktionen.
ABC-Analyse trifft Paretoprinzip
Eng verwandt mit dem Pareto-Effekt ist die A-B-C-Analyse im Kundenmanagement. Demnach sorgen wenige Schlüsselkunden für den Großteil des Umsatzes – oder sollten es tun! Genau dafür dient die Analyse: Was sind die Kernkunden, mit denen man intensiv zusammenarbeiten will oder sollte (= A-Kunden)? Welche Bestandskunden sind einfach zu bedienen und machen wenig Ärger? (B-Kunden) Und welches sind die „C-Kunden“ – Kunden mit hohem Betreuungsbedarf und vielen Anfragen, aber wenig Abschlüssen / Umsatz?

 

 

Eine Warnung 

Es geht nicht darum, jeden Schritt akribisch in Prozente umzurechnen, aber es ist wichtig, sich dieses Prinzip immer vor Augen zu halten. Stecke nicht mehr so viel wertvolle Zeit in die sorgfältige Erledigung von Nebensächlichkeiten. Damit sparst du jede Menge Mühe und Kraft und hast diese Energie für Dinge, die dir wirklich wichtig sind oder die du schon immer mal erledigen wolltest.

Und: Das Prinzip gilt überall dort, wo die Wege zu einem Ziel offen und vielfältig sein können. Dort wo es klare Prozeduren und Prozesse einzuhalten gibt (Fliegen eines Flugzeugs, eine medizinische Operation, eine methodische Reihe im Sport), gibt es weniger Spielräume, „Zeit zu sparen“. Sicher gibt es auch auch dafür Analysen und Effizienzhebel, doch diese zu finden, ist dann eher Aufgabe eines Experten oder Beraters.

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Ich helfe dir gern mit regelmäßigen griffigen Tipps, das Pareto-Prinzip richtig anzuwenden: Melde dich hier für mein Gratis-Mailcoaching an:

 


3 Kommentare für "Pareto-Prinzip ➨ Die 80/20-Regel für perfektes Zeitmanagement"

  1. JenniferSt. sagt:

    Hallo Herr Dr. Krengel,

    Ich befasse mich jetzt schon eine ganze Weile mit diesem Thema und bin sehr beeindruckt wie umfassend Sie diesen Beitrag verfasst haben. Auf vielen anderen Seiten ist es lange nicht so umfangreich erläutert wie bei Ihnen. Ich möchte meinen Alltag und mein beruflichen Tag besser strukturieren und werde mir als erstes Ihr Buch zulegen.

    Danke für diesen Beitrag

  2. Garret Demuzio sagt:

    Grüße aus Berlin! Immer wenn ich mal Pause habe scrolle ich etwas in deinem Blog herum. Ich kann mich nur für die vielen Informationen bedanken, die Sie hier präsentieren und kann es kaum erwarten, einen Blick zu werfen, wenn ich nach Hause komme. Ich bin erstaunt, wie schnell dein Blog auf mein Handy geladen ist .. Ich bin nicht einmal mit WIFI, nur 3G .. Wie auch immer, Blog!

  3. Pingback: 4 Stunden Woche
  4. Elisabeth Glössl sagt:

    Danke, Danke, Danke!!!!!!!!!

    Herzlichen Gruß, Elisabeth Glössl

  5. Pingback: Hochsensibel – ich bin meine Arbeit los – also ist bei mir nichts mehr los | Hochsensibel – Mein Leben – Mein Weg

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