Pareto-Prinzip: ➨ Mit der 80/20-Regel zum perfekten Zeitmanagement ✓

Dieser Beitrag zum Pareto-Prinzip bzw. der 80-20-Regel wurde von Motivations- und Zeitmanagementexperten Dr. Martin Krengel zusammengestellt. Um es effizient zu machen, zeige ich dir das Pareto-Prinzip (bzw. 20-80-Regel / ABC-Analye) visuell auf einen Blick:

Grafik Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip: Mit weniger Aufwand zu mehr Erfolg
Quelle: M.Krengel, „Golden Rules„, 2013

 

„Der größte Fehler im Zeitmanagement und für die (persönliche) Produktvität ist es, Dinge zu tun, und die Dinge akribisch mit PERFEKTION zu tun – die gar nicht gemacht werden müssten – weil sie keinerlei Effekt auf den angestrebten Erfolg haben!“ Dr. Martin Krengel

 


Pareto-Prinzip, 80 / 20 – Regel, ABC-Analyse Inhaltsverzeichnis:

1. Überblick über das Prinzip | 2. Anwendungen | 3. Pareto-Beispiele |  4. Pareto-Beispiele | 5. Pareto-Übungen | 6. Zusammenfassung zum Pareto-Prinzip

 

 


Pareto-Prinzip / 80-20-Regel: Ein kleines Lexikon:

Das 1×1 des Pareto-Prinzips – das Wichtigste im Überblick:

Hintergrund der 80-20-Regel: Vilfredo Pareto war ein italianischer Sozio-Ökonom der Anfang des 19. Jahrunderts die Verteilung des Vermögens im Stiefelland Italien untersuchte. Er fand dabei heraus, dass 20 Prozent der Bevölkerung ca. 80 Prozent des Vermögens besaßen.

Definition des Paretoprinzips: Heute beschreibt die Pareto-Verteilung ganz einfach das Phänomen, dass eine kleine Anzahl von Dingen eine große Auswirkung haben, während viele andere Dinge weniger effektiv bzw. effizient sind. Als ein frühes und markantes Beispiel für die Ungleichverteilung wurde das Pareto-Prinzip als „Pareto Effekt“ oder als „Pareto Regel bzw. Gesetz“ zum Mode-Schlagwort im Zeitmanagement und vielen anderen Bereichen, in der es um Mitteleinsatz, Effektivität und Erfolg geht. Es gibt kritische Stellgrößen und Hebel, die ein Vielfaches an Leistung bringen.

 


 

Das Paretoprinzip im Zeitmanagement und Unternehmen: Die Pareto-Regel soll daran erinnern, dass oft 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werde können. Es verdeutlicht, dass viele Scheinaufgaben bestehen, die viel Zeit fressen oder gar nicht erst gemacht werden müssten. Aufwand und Ertrag stehen in keinem linearen Verhältniss zueinander. Es gibt wenige Dinge, die überdurchschnittlich wichtig sind („Erfolgsfaktoren“, „Hebel“, „Kernaufgaben“). Dieses Prinzip zeigt sich in vielen Bereichen, z.B.:

  • 80 Prozent des Gewinns werden mit 20 Prozent der Produkte gemacht,
  • 80 Prozent des Stadtverkehrs spielen sich auf 20 Prozent der Straßen ab.
  • Software-Anwender nutzen in 80 Prozent der Fälle nur 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Funktionen.
  • Weitere Beispiele im Video:

 

ABC-Analyse trifft Pareto-Gesetz: Eng verwandt mit dem Pareto-Effekt ist die A-B-C-Analyse im Kundenmanagement. Demnach sorgen wenige Schlüsselkunden für den Großteil des Umsatzes – oder sollten es tun! Genau dafür dient die Analyse: Was sind die Kernkunden, mit denen man intensiv zusammenarbeiten will oder sollte (= A-Kunden)? Welche Bestandskunden sind einfach zu bedienen und machen wenig Ärger? (B-Kunden) Und welches sind die „C-Kunden“ – Kunden mit hohem Betreuungsbedarf und vielen Anfragen, aber wenig Abschlüssen / Umsatz?

 


Anwendung von Paretos Gesetz für Produktivität und Effizienz:

Pareto-Prinzip-Power für Prioritäten & Produktivität

Die Pareto-Regel hilft beim Setzen von Prioritäten und ist damit ein Schlüssel für mehr Effizenz und gutes Zeitmanagement!

Doch wir Deutschen (und klar, auch Österreicher und Schweizer) haben Perfektionismus im Blut: Pünktlichkeit, Sauberkeit, Gründlichkeit und Detailgenauigkeit wurden uns anerzogen. Grundsätzlich sind das positive Eigenschaften, die uns weit gebracht haben. Doch nur die wenigsten Aufgaben müssen perfekt erledigt werden. Es reicht, dass sie überhaupt erledigt sind! Oft lähmt uns der hohe Anspruch, sodass wir gar nicht erst damit beginnen, eine Aufgabe anzufassen. Lies nun, in diesem Artikel (Quelle: „Golden Rules“) das Wesentliche über dieses wichtige Zeitmanagement-Prinzip, das jeder kennen und anwenden sollte. Folgend kommen weitere Tipps und Informationen zur 80-20-Regel, und weiter unten habe ich einige Übungen für mehr Effizienz durch klarere Prioritäten durch Anwendung der 20-80-Regel zusammengestellt.

Gute Ergebnisse sind nicht unbedingt das Resultat von einem hohen Zeiteinsatz. Das kennt du sicher: Man rackert sich ab, lernt jedes Detail auswendig und schreibt dann doch eine schlechtere Note als der Kommilitone, der erst drei Tage vorher mit dem Lernen angefangen hat. Oder die Labertasche in der Firma bekommt mehr Anerkennung, weil sie immer zur rechten Zeit am rechten Ort ist. Diese Menschen sind gar nicht so faul, wie wir denken, sie haben gemäß dem Pareto-Prinzip nur ein besseres Gefühl für eben die 20 Prozent der Dinge, auf die es wirklich ankommt!

Wende die 20/80-Regel immer dann an, wenn viele Dinge gleichzeitig gemacht werden müssen, zeitliche Ressourcen sehr knapp sind oder wenn es nicht darauf ankommt, 100 Prozent Leistung zu erreichen. Oft ist eine „Gut-genug-Lösung“ besser als eine perfekte Arbeit, weil man so auch Zeit für andere, mitunter wichtigere Projekte findet!

 


 

Pareto-Prinzip Buch: Tipp für Anwendung der 80-20-Regel von Zeitmanagement-Experten Dr. Martin Krengel

Buchtipp: Perfekte Anwendung der 80-20-Regel von Zeitmanagement-Experten Dr. Krengel

> Buchtipp passend zum Thema
„Pareto-Prinzip“ & Prioritäten.
Dieser Artikel ist einem Kapitel aus den „Golden Rules“ entlehnt, ein Buch, das prägnant und effizient die 50 wichtigsten Zeitmanagement-, Motivations und Konzentrationstipps auf den Punkt bringt. Hierin erhälst du für nur 15,95 Euro Investition alles was zu zum produktiven Lernen und Arbeiten wissen musst. Das Buch hat schon über 30.000 Leser begeistert, und wird auch dir neuen Schwung und Inspiration geben! Wetten? 


 
 

 

 

Das Pareto-Prinzip: Pareto Beispiele, Effizienz-Analyse und Übungen.

Übungen, Pareto-Analyse, Weitere Beispiele:
So nutzt du die 20/80-Regel für Job, Studium & Alltag.

Um das Pareto-Prinzip für dich im Alltag, Studium, Job oder Management zu nutzen, empfehle ich erstmal einen Zettel und Stift. Und dann, sich schriftlich die Pareto-Prinzip-Skizze (siehe ganz oben) aufzuzeichnen oder in zwei Spalten alle Dinge aufzuschreiben, die entweder:

  1. Einen überdurchschnittlich hohen Effekt auf dein gewünschtes Ziel / Erfolg / Ergebnis haben oder
  2. Eher überflüssig, mühselig oder unsicher erscheinen.

Es geht nicht darum, dass dies nur ein fünftel aller Aufgaben sein dürfen, oder dass sie 80 Prozent der Ergebnisse bringen müssen. Das wäre Quatsch. Die 20-80-Formel ist ja nur eine plastische Veranschaulichung kritischer Erfolgsfaktoren vs. Zeitfresser und Energiediebe. Also: Welches sind die Dinge, Aufgaben, Tätigkeiten, Informationen die dich WIRKLICH näher an deine Ziele bringen?

 

Hier erhältst du weitere Anregungen, um diese Denkweise zu schärfen:

  • Launch eines Produktes, einer Webseite / Blog, Buches etc.: Ich habe 10 Produkte in den Markt eingeführt und weiß, dass es 10.000 Dinge zu tun gäbe. Man könnte hier eine Anzeige schalten, da einen Social-Media-Kanal bestücken. Ich zeichne mir dann immer wieder eine Matrix, ähnlich dem Eisenhower-Prinzips, und darauf stehen zwei Achsen: Aufwand (gering vs. hoch), Erfolgswahrscheinlichkeit (gering vs. hoch). Dinge mit einem geringen Aufwand und einer hochen Erfolgswahrscheinlichkeit sind „Quick Wins“ – das sind deine Hebelaufgaben – damit würde ich starten. Danach gehe die Dinge mit mehr Aufwand und dennoch großer Erfolgswahrscheinlichkeit an! Und alle anderen? Entscheide selbst, denke an meinen Spruch:
„Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es, Dinge zu tun, die gar nicht gemacht werden müssten!“ Dr. Martin Krengel
  • Telefonieren. Manchmal ist es schwerer ein Gespräch zu beenden als gelangweilt am Hörer zu bleiben. Mach eine Liste mit den Punkten, die du besprechen möchtest und komme zum Punkt statt herumzureden. Oder signalisiere dem Gegenüber gleich, dass du im Moment wenig Zeit hast: Eröffnest du das Gespräch mit „Was kann ich für dich tun?“ oder „Schieß los?“ statt „Wie geht es dir?“, signalisierst du, dass du gerade nicht in Smalltalk-Stimmung bist.
  • Lesen. Bist du ein „Allesleser“? Gehe mit Weitblick an deine Texte heran und bestimme ein konkretes Leseziel. Wenn du dir bewusst bist, welche Inhalte du suchst, kannst du ganze Kapitel überspringen und so enorm Zeit sparen. Auch beim Schmökern hilft eine Vorstellung davon, welche Beiträge und Kolumnen einer Zeitung du wirklich wertschätzt. Welche Zeitungsteile und Nachrichten sind reine Zeitverschwendung? (Zur genauen Technik gibt es auch ein E-Book auf studienstrategie.de)
  • Schreiben. Ich wollte immer alles perfekt formulieren und dem Leser alles erklären. Meine Sätze wurden so schachtelig, dass ich sie selbst nicht mehr verstanden habe. Jetzt schreibe ich direkt, was ich sagen will. Das hat mehr Dynamik und spart viel Formulierungsaufwand. Ebenso versuche ich, den Prozess bald abzuschneiden statt die Arbeit wochenlang zu „verschlimmbessern“.
  • Lernen. Na, bist du auch ein Detailfuchs, der sich ärgert, dass er sich Nächte um die Ohren gehauen hat, nur um dann 5 Prozent seines Wissens in der Klausur loswerden zu können? Hand aufs Herz: Was war überflüssig?
  • PowerPoint. Jeden Strich gesetzt, die Bilder auf Kante ausgerichtet, nach hundert Layouts dann doch wieder für das Erste entschieden?
  • Abschluss-/Doktorarbeit. Behalte das Ende im Kopf: Wie viele Seiten darfst du pro Abschnitt schreiben? Welches sind die Passagen, in denen dir die meisten Infos fehlen? Werte nicht alle Daten mit jeder statistischen Spielerei aus. Konzentriere deinen Leseaufwand: Wahrscheinlich fassen 10 Artikel den Stand der Forschung zusammen. Nur: Um die 10 Artikel zu finden, musst du sehr viele Quellen sichten. Passe aber deine Lesestrategie an: Lies nur die Abstracts, Einleitungen und Fazits. Nur wenn du sicher bist, dass ein Text wichtig ist, gehst du ins Detail!

 


 

Anwendung des Pareto-Prinzips: noch zwei Beispiele aus dem Alltag

Pareto-Power: Auch im Alltag nützlich 😉

Das Pareto-Prinzip funktioniert auch im Alltag - Karnevalskostüm in 2 Minuten erstellt-Martin Krengel

Das Pareto-Prinzip funktioniert auch im Alltag – Karnevalskostüm in 2 Minuten erstellt

Anwendung des Pareto-Prinzips im täglichen Leben - Weihnachtsbaum in 20 Minuten organisiert

Anwendung des Pareto-Prinzips im täglichen Leben – Weihnachtsbaum in 20 Minuten organisiert

 


 

Das Pareto-Prinzip zur Priorisierung von Aufgaben

Mit dem Pareto-Prinzip zum perfekten Tag

Strebe nicht nach Perfektion! Wer immer DIE 100 Prozent erreichen will, wird sich nicht nur unnötig Stress bereiten, sondern letztendlich viel Energie und Zeit verlieren. Nach der Pareto-Regel ist Perfektion unwirtschaftlich und unklug. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, die keinen adäquaten Mehrwert schafft, sollte man sich auf Essenzielles konzentrieren. Erschließe dein Stoffgebiet durch wenige Schlüsseltexte, schreibe auf den Punkt gebrachte Mails und halte mit einigen schnellen Handgriffen die Wohnung sauber.

Denk dran: Der schlechteste Umgang mit der Zeit ist es,
Dinge perfekt zu machen,
die gar nicht getan werden müssen!

>> Behalte das gut in Erinnerung, wenn du das nächste Mal deine Hausarbeit zum fünften Mal auf Rechtschreibfehler kontrollierst, es aber an der Struktur hapert oder du die Präsentation auf Hochglanz polierst. Berufseinsteiger können herausfinden, auf was es wirklich ankommt, indem sie sich regelmäßig Feedback einholen bzw. genau ergründen, was erwartet wird! (Und falls in deiner Firma dennoch über Fehler in den Fußnoten diskutiert wird, würde ich mir ernsthaft Gedanken machen – wahrscheinlich bist du an der falschen Adresse gelandet!)

 


Übungen für Umsetzung + Anwendung des Pareto-Prinzips | ABC-Analyse | 80/20-Regel

Die Top 5 Übungen für die Anwendung des Pareto-Prinzips

  • Pareto-Analyse / ABC-Analyse: Wenn du eine Aufstellung mit 10 Dingen machst, die du normalerweise so am Tag tust, haben wahrscheinlich 2 Dinge mehr Wert als die anderen 8 zusammen! Konzentriere dich auf die wenigen Aktivitäten, die am wertvollsten für dein Fortkommen sind! Wer wird mehr Erfolg und Anerkennung bekommen? Der Journalist, der einen detailliert recherchierten langen Artikel auf Seite 24 seiner Zeitung schreibt oder der viel beachtete Kolumnist von der Frontseite?
  • Dicke Fische. Stell dir vor, du bekommst am Monatsende einen Bonus von 10.000 Euro, wenn du es schaffst, jede freie Minute des Tages an deiner höchsten Priorität zu arbeiten. Würdest du etwas anders machen? Würde dir nicht genau das langfristig eben diesen Bonus verschaffen?
  • Für Analytiker. Erstelle eine Liste aller Dinge, die du im Rahmen deines Projekts tust. Welche Teilprozesse führst du aus – zum Beispiel beim Schreiben eines Artikels (Recherche, Schreiben, Korrigieren, Gliedern, Strukturieren)? Erfasse den anteiligen Zeiteinsatz jeder Tätigkeit. Schätze, zu wie viel Prozent jeder einzelne Schritt das Gesamtergebnis beeinflusst. Wo ergeben sich Diskrepanzen? Welche fünf Dinge sind effektvoller und wichtiger als alle anderen zusammen? Wie kannst du die wichtigen Tätigkeiten steigern und die anderen kombinieren/ straffen oder delegieren?
  • Tempo erhöhen. Eine enorme Umsetzungshilfe für das 20/80-Prinzip sind auch selbst gesetzte Deadlines. Mehr dazu in Regel 33 der „Golden Rules„.
  • Tagesprotokoll: Analysiere deine Arbeit am Abend und bewerte, welche Aufgaben dich wirklich weiter gebracht und welche Zeitverschwendung waren. Was waren „Quick Wins?“ Eine hilfreiche Vorlage für ein Tagesprotokoll zum Ausdrucken bekommst du sofort, wenn du dich für mein Brain-Update anmeldest. (Dieser Use-Letter bietet dir zudem einen 8-Tages-Zeitmanagement crashkurs, gratis und vollkommen risikofrei – KLICKE HIER und probiers unverbindlich aus). Oder teile/like diesen Artikel.

Tagesprotokoll – Finde die Zeitfresser heraus und lerne, Prioritäten zu setzen – mit dem Tagesprotokoll findest du genau heraus, wo du die falschen Prioritäten setzt und wo du fokussierter dran arbeiten musst.

 

Bild zur erfolgreichen Anwendung des Pareto-Prinzips für Zeitmanagement, EffizienzDas Pareto-Prinzip und die 80-20-Analyse hilft dir dabei dich auf die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu konzentrieren und somit eine bessere Work-Life-Balance zu erzielen.

 

 

 


 

 

Das Pareto-Prinzip in Kürze erklärt:

Fazit: Die 20-80-Regel effizient auf den Punkt gebracht.

Zeitmanagement-Anwendung: Konzentriere dich auf die wichtigste Aufgabe: Jene, die den wertvollsten Beitrag leistet. Wie findest du die?  Analysiere deine Arbeit ständig und bewerte, welche Aufgaben die schnellsten und besten Erfolge bringen („Quick Wins“). Das geht am besten mit einem Tagesprotokoll (erhäst du sofort nach Anmeldung im „Brain Update“)

Pareto-Prinzip-Warnung: Es geht nicht darum, jeden Schritt akribisch in Prozente umzurechnen, aber es ist wichtig, sich dieses Prinzip immer vor Augen zu halten. Stecke nicht mehr so viel wertvolle Zeit in die sorgfältige Erledigung von Nebensächlichkeiten. Damit sparst du jede Menge Mühe und Kraft und hast diese Energie für Dinge, die dir wirklich wichtig sind oder die du schon immer mal erledigen wolltest. Und: Das Prinzip gilt überall dort, wo die Wege zu einem Ziel offen und vielfältig sein können. Dort wo es klare Prozeduren und Prozesse einzuhalten gibt (Fliegen eines Flugzeugs, eine medizinische Operation, eine methodische Reihe im Sport), gibt es weniger Spielräume, „Zeit zu sparen“. Sicher gibt es auch auch dafür Analysen und Effizienzhebel, doch diese zu finden, ist dann eher Aufgabe eines Experten oder Beraters.


Pareto-Prinzip Hebelwirkung

Archimedes sagte: „Gib mir einen Hebel, der lang genug ist, und ich kann die ganze Welt bewegen!“ Das 20/80-Prinzip ist wie das Gesetz der Hebelwirkung: An den richtigen Stellen angesetzt, bringt dein Krafteinsatz ungleich mehr. Wo sind die Multiplikatoren und Hebel, die deine Ergebnisse drastisch verbessern?

Der Zeitmanagement-Bestseller "Golden Rules" von Martin Krengel>> Zum Weiterlesen – Passend für bessere Prioritäten. Der Zeitmanagement-Nr.1-Bestseller „Golden Rules“ enthält 50 Selbstmanagement-Methoden. Prägnant mit Übungen und konkreten Beispielen beschreibe ich dort, wie du mehr Motivation, Effizienz und Konzentration erlangst und so das Pareto Prinzip leicht umsetzen kannst. >> Willst du jetzt wissen, wie du deine Produktivität leicht verdoppelst? Dann KLICK hier und gib deiner Effizienz einen neuen KICK! 


 

Weitere Links und Empfehlungen zum Pareto-Prinzip und für bessere Prioritäten

  1. Besonders empfehlenswerte weitere Artikel passend zum Thema „Prioritäten setzen“ & „Zeitmanagement“: Die Eisenhower Matrix Methode, Motivation, Konzentration.
  2. Mehr Übungen, Beispiele, Erfahrungen und praktische Anwendungen der 80-20-Regel.
  3. Buchtipp zur Umsetzung des Pareto-Prinzip bei Amazon.
  4. Umfassendes Zeitmanagement- und Brain-Power-Paket, mit dem du lernst Ziele zu setzen und effizient konzentriert und fokussiert zu arbeiten
  5. Oder erstmal reinschnuppern? Kostenfreier 8-Tages-Zeitmanagment-Crashkurs

 


 

Wie wendest du das Pareto-Prinzip für deine Arbeit und im Alltag an? Bitte verrate es uns in einem kurzen Kommentar oder willst du gleich umfassend und gründlich dein Zeitmanagement verbessern, dann habe ich hier genau die richtige Toolbox für dich.







1 Kommentar
Raus aus der Perfektionismus-Falle - Lena Hedemann
08.12.2015

[…] will ich mit einem hohen Anspruch haben, meistens reicht jedoch auch 80 %. Das besagt auch das Pareto-Prinzip, eines der Nr. 1 Regeln aus dem Bereich Zeitmanagement: die Priorität wird auf die wichtigen Teile […]

Jetzt Spielen Zeitmanagement
17.11.2015

[…] Pareto-Prinzip: 20/80-Regel für perfektes Zeitmanagement – Pareto-Prinzip: Produktivität verdoppeln – Stress halbieren. Wie erlangst du mit der 20-80-Regel ein perfektes Zeitmanagement? Beispiele + Tipps. Top! […]

Pareto Prinzip | kay can do
29.09.2015
Single-Tasking-Mama Teil 2: Arbeiten mit Kind | Mohn und Kamille
02.12.2014

[…] 3. Pläne machen. Eigentlich selbsterklärend und, zumindest wenn es ums Berufliche geht,  immer eine gute Idee, die noch relevanter wird, wenn die Zeit knapp ist. Wer – wie ich – bis dato eher in den Tag hineingelebt hat, und sich in der Welt des Plänemachens erst zurecht finden muss, dem kann ich zwei Grundprinzipien empfehlen, die wirklich schnell verstanden und sehr effektiv einzusetzen sind: Einmal das Eisenhower-Prinzip, das hilft, Aufgaben zu sortieren und zu kategorisieren; auf den studentischen Alltag gemünzt, aber sehr anschaulich erklärt zum Beispiel auch hier. Das zweite ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20 Regel, die sich im Übrigen auf so ziemlich alle Bereiche des Lebens ziemlich gut anwenden lässt. Auch hier nochmal in der anschaulichen Version. […]

4 Stunden Woche
24.11.2014

[…] Zeitmanagement SMART nutzen Prioritäten setzen Biorhythmus – Vermeide das Schnitzel-Koma Pareto-Prinzip: 80/20-Regel Eisenhower-Prinzip: Priorisierung von […]

Elisabeth Glössl
14.11.2014

Danke, Danke, Danke!!!!!!!!!

Herzlichen Gruß, Elisabeth Glössl

Hochsensibel – ich bin meine Arbeit los – also ist bei mir nichts mehr los | Hochsensibel – Mein Leben – Mein Weg
09.07.2014

[…] arbeite bewusst nach dem Paretoprinzip. Ich verwendete tatsächlich 80% meiner Zeit um meine Arbeit zu perfektionieren obschon […]

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