Eisenhower-Prinzip: Priorisierung von Aufgaben nach ✭ wichtig vs. ☎ dringend

Definition: Mit dem Eisenhower-Prinzip lassen sich Zeitfresser und Zeitdiebe identifizieren

 

 

Diese klassische Zeitmanagement-Übung ist eine der zentralen Techniken zum Setzen von Prioritäten (neben dem Pareto-Prinzip und der ABC-Analyse). Sie gibt Aufschluss darüber, welche Aufgaben zuerst und fokussiert abgearbeitet werden sollten, was delegiert werden kann und welche Aufgaben am besten gar nicht erledigt werden müssen. Ich erinnere an mein wichtigstes Learning aus 15 Jahren intensiver Beschäftigung mit dem Thema „Selbstmanagement & Konzentration“:

„Der größte Fehler im Zeitmanagement ist es,
Aufgaben (gründlich und perfekt) zu tun,
die gar nicht getan werden müssten!“

(Zitat von Dr. Martin Krengel,
den kenn ich sogar persönlich  … ;))


 

 

Anwendung des Eisenhower-Prinzips:

Hast du zuviel um die Ohren? Gefühlt 1000 Aufgaben, Mails und Telefonate zu erledigen? …

 

lustiges Bild zur Eisenhower-Methode das Zeitmanagement-Experten Dr.Martin Krengel in einer Multitasking-Situation zeigt

Zu viele Aufgaben, Stress und Verwirrung im Kopf: Die Eisenhower-Methode ist ein zentrales Zeitmanagement-Prinzip und schafft Klarheit und Struktur im Kopf

 

… dann ist die Eisenhower-Methode perfekt, um Prioritäten zu setzen und wieder Konzentration und Motivation zum Durchstarten zu finden.

 


 

Hintergrund, Definition und Erklärung der Selbstmanagement-Methode

Das Eisenhower Prinzip – bzw. Eisenhower-Matrix

Die Methode wird dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Er soll so seine Zeit priorisiert und Aufgaben delegiert haben. Die Methode funktiniert so:

Schritt 1: Schreibe alle deine Aufgaben auf einen Zettel.

Schitt 2a: Frage dich: Ist die Aufgabe (wirklich) wichtig? Wie sehr?

Hilfreich hierbei ist es, die Perspektive zu wechseln: Was passiert, wenn ich das To-Do nicht erledige? Explodiert die Welt oder merkt es sowieso niemand? Welche Auswirkung hat das Erfüllen der Aufgabe auf mein Leben / das meiner Firma in 2 Jahren? Gehört die Aufgabe zu meinen Kernaufgaben / zu meiner Stellenbeschreibung. Bringt sie mich (deutlich) voran, kann ich daraus extrem viel lernen?

–> Markiere alle wirklich wichtigen Aufgaben mit einem Textmarker oder einem Sternchen.

Schritt 2b: Markiere alle Aufgaben die „dringend“ sind.

Welche der aufgeschriebenen Aufgaben drängeln? Was „muss“ heute oder zeitnah erledigt sein?

Schritt 3: Nun schaffe dir Überblick durch das Zeichnen der Zeitmanagement-Matrix – ein 4-Felder-Fenster:

Die 4-Felder-Matrix kombiniert diese beiden Zeit-Kriterien „Wichtigkeit einer Aufgabe“ und „Dringlichkeit einer Aufgabe“. Es ergeben sich vier Fälle / Dimensionen:

 

Eisenhower-Prinzip Matrix-Grafik

Die Zeitmanagement-Methode zum Priorisieren – Das Eisenhower-Prinzip geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück

1. Beginnen wir rechts unten, mit Aufgaben die Dringend, aber nicht so wichtig sind. Das sind Routineaufgaben, Supportkram, Organisatorisches, die meisten Mails, Anrufe, etc. Diese Aufgaben brauchen wenig geistige Energie und machen und bereiten uns daher wenig Mühe bei der Ausführung. Unser psychisches System lenkt daher die Energie in die Richtung, in der es einfach vorangeht. Aber leider ist das die falsche Richtung. Auch wenn diese Aufgaben irgendwie zum Tag gehören, so bringen sie uns dennoch nicht weiter. Wir wollen die großen Schritte, starke Veränderungen. Erfolg! Oder etwa nicht?

2. Doch was tun „wir“ (ich rede natürlich nur von Arbeitskollegen, wir selbst würden so etwas NIEMALS tun) stattdessen? Wir verzetteln uns nur zu gern. Facebook, Mails, Marathon-Meetings, rumdoktern am Layout eines Textes, einer Präsentation (bevor der Inhalt und die Struktur) steht, sind nur einige Beispiele. Hier ist eine Folie aus meinem Zeitmanagement-Vortrag, mit der ich verdeutliche wie ranken-schlingenartig sich die vielen Kleinigkeiten uns in den Weg stellen …

Bild zeigt wie sich dringende vor wichtige Dinge im Zeitmanagement stellen

3. Quadrant: Genau das ist die richtige Frage: Wann erledigen wir die WICHTIGEN DINGE? Oft nur dann, wenn diese auch DRINGEND sind. Durch Deadlines, Termine werden wir motiviert und können plötzlich fokussiert an nur einer Aufgabe arbeiten. Aber auch Konflikte und Krisen fordern die sofortige Aufmerksamkeit. Ein Streit lässt sich nur ungern delegieren. Doch daraus resultiert, dass wir furchtbar gestresst sind, wenn wir wichtige Aufgaben nur dann erledigen, wenn es schon fast zu spät ist. Die Arbeitsqualität leidet, und hinterher sind wir so kaputt, dass wir als nächstes wiederum nur Routine- und Ablenkungsaufgaben erledigen, statt sich einer langfristig wichtigen Aufgabe rechtzeitig und proaktiv zu widmen.

4. Quadrant: Eine traurige Lebenswahrheit ist, dass viele Menschen einfach deshalb unglücklich und erfolglos durchs Leben gehen und nie Karriere machen oder sich ihren Lebenstraum erfüllen, weil sie schlichtweg eine so schlechte Zeitverwendung haben, dass sie einfach NIE zu den langfristig wichtigen aber eben sich nicht dringend machenden Dingen kommen. *ZONK! Aber eben jene sind es, die uns wachsen, vorwärts kommen und rocken lassen.

Mein Zweitstudim war nie dringend. Meine Doktorarbeit auch nicht. Es hat keiner bei mir angerufen, und mir in den Hintern getreten, dass ich JETZT eine Weltreise machen muss. Auch war es nicht eilig und dringlich, kein einziges meiner bisher 10 geschriebenen Bücher zu schreiben. Hätte ich mich nur von dringenden Aufgaben leiten lassen, hätte ich viel mehr Gespräche in meinem Leben geführt, 1.000 mehr Mails beantwortet und hätte viel Energie verballert – wäre aber immer noch dort, wo ich vor 10 Jahren schon stand. Ich habe den Schalter umgelegt, und investiere meine Energie morgens sofort fokussiert in wichtige, unangenehme, denkintensiver und tendentiell überfordende Aufgaben. So, kam ich Schritt für Schritt, meinen Lebensträumen näher. Wer kann schon mit 35 behaupten, dass er nahezu all seine Herzenswünsche, die er mit 25 hatte bereits verwirklicht hat? Ja, das Eisenhower-Prinzip ist derart mächtig. Es hat mir dabei unglaublich stark geholfen.

Hier ist noch einmal eine andere Darstellung der Zeitmanagement-Matrix:

Grafik zur Methode vom Eisenhower-Prinzip

 


Zeit und Stress sparen durch Anwendung der Eisenhower-Methode

Eisenhower-Power: Priorisierung, Ignoranz und Delegation als Schlüssel zu mehr Erfolg, mehr Zeit, weniger Stress und mehr Durchblick

1. Grundätzlich zeigt uns diese Eisenhower-Analyse eine klare Vorwartsregel:

Das Eisenhower-Prinzip "Wichtigkeit vor Dringlichkeit" gilt auch im Straßenverkehr

Priorisierung von Aufgaben_Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit gemäß dem Eisenhower-Prinzi

2. Aus den vier Feldern lassen sich Norm-Zeitmanagement-Strategien ableiten:

  • Wichtig & nicht dringend: Für diesen Bereich proaktiv Zeit im Tagesgeschehen blocken! Auf diese Dinge kommt es wirklich an! Dazu gehören beispielsweise Zeitpläne für das laufende Projekt, Bewerbungen für den nächsten Job oder auch die Vorbereitung für den längeren Auslandsaufenthalt.
  • Wichtig & dringend: Kurzfristig haben diese Dinge Vorfahrt, aber bitte in Zukunft vorbeugen! Versuche außerdem, scheinbar wichtige Aufgaben zu hinterfragen: sind sie wirklich wichtig? Oder wirken sie nur aufgrund ihrer Dringlichkeit so wichtig, können aber schnell entschärft und dann aufgeschoben werden?
  • Weniger wichtig, aber aktuell / dringend: Hier empfielt Eisenhower, diese Aufgaben an eine Assistentin / einen Dienstleister zu delegieren. Wenn du Freiberufler oder am studieren bist, geht das natürlich schlecht, deswegen musst du diesen Bereich möglichst schnell und effizient (gemäß Pareto-Prinzip bzw. 20/80-Regel) abarbeiten! Eine perfekte Ausführung dieser Aufgaben wäre reine Zeitverschwendung, denn sie sind ja nicht wichtig.
  • Weniger wichtig & nicht dringend: Diesen Bereich so weit wie möglich einschränken! Nimm dir zwar Zeit zur Entspannung und plane Pausen ein. Hier darfst du im Internet surfen, mit Freunden telefonieren und vor dich hinträumen. Aber vergiss nicht, dass deine unerledigten Aufgaben warten.

 


 

Eisenhower-Prinzip: Zusammenfassung und Nutzen der Methode

Die Eisenhower-Matrix ist eine der zentralsten Denk-Tools zur Prioritätensetzung.

Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben und hilft enorm, Prioritäten zu setzen. Sicher ist es nur eine Methode die auf die jeweilige Situation angewendet und abgewandelt werden muss. Aber es hat keine Nachteile, sie zu versuchen – als Übung um seine Zeit besser einzuteilen und um delegieren zu lernen. Sie ist ein hilfreiches Analyse-Tool. Und der Kern vom Eisenhower-Prinzip ist es, Tätigkeiten und scheinbare To-Dos ehrlich zu bewerten: Ist diese Aufgabe wirklich wichtig, bringt sie mich in meinem Projekt voran? Oder bilde ich mir das nur ein, weil sie scheinbar leichter zu erledigen ist?

 

Eisenhower-Prinzip: Nächste Schritte zum Erlernen der Methode

Du willst Klarheit im Kopf und täglich mindestens eine Stunde Zeit sparen?

Lesenswert: Es ist nicht dringend, ein hilfreiches Buch zu lesen, aber ENORM WICHTIG: Der Zeitmanagement-Bestseller "Golden Rules" von Martin KrengelWillst du schneller vorankommen, persönlich wachsen und endlich den Erfolg haben, den du verdienst? Dann möchte ich dir die „Golden Rules“ ans Herz legen, die bereits über 30.000 Lesern geholfen haben, ihre Ziele zu erreichen. Neben dem Eisenhower-Prinzip gibt es viele weitere nütliche Denk- und Zeitmanagementtechniken, die dir helfen werden fokussierter, motivierter und strukturierter zu lernen, arbeiten und zu leben. Ein kurzer Blick ins Inhaltsverzeichnis und in den Text kann dir zeigen, welche Konzepte und Werkzeuge dir bisher entgangen sind. Willst du absfort täglich mindestens eine Stunde Zeit sparen? >> Dann hol dir gleich diese Schritt-für-Schritt Anleitung.


 

Eine Bitte: Wie wendest du das Eisenhower-Prinzip an? Kannst du ein ein kurzes Beispiel geben? Sharing is Caring! Danke.

PDF Vorlage zum Eisenhower-Prinzip:








1 Kommentar
1000 AUFGABEN UND NUR 8 STUNDEN? | STYLE @ WORK
20.07.2016

[…] Mehr Informationen findet ihr hier. […]

Zeitmanagement: Priorisierung und Effektivität vereinen
23.07.2015

[…] wenn du deine 300 Aufgaben strukturierst und vor allem priorisierst – handle nach dem sogenannten Eisenhower-Prinzip. Eine sinnvolle Priorisierung ist das A und O und lässt dich von Anfang an erkennen, welches die […]

Chris
26.04.2015

Hallo,

vielen Dank für diese schöne, kompakte Zusammenfassung des Zeitmanagements mit der Eisenhower-Matrix. Für alle, die Interesse an einer komfortablen und kostenlosen Software-Lösung zur Verwendung der Eisenhower-Matrix (auch bekannt als Zeit-Management-Matrix) haben, könnte der folgende Link interessant sein: https://www.tasksonsteroids.com/lifequadrants

TasksOnSteroid’s LifeQuadrants wurde speziell dafür entwickelt, den Benutzer optimal beim Aufgabenmanagement mit der Eisenhower-Matrix zu unterstützen. Vielleicht lohnt sich ja ein Besuch.

Schöne Grüße
Chris

Single-Tasking-Mama Teil 1: Arbeiten mit Kind | Mohn und Kamille - Familienbüro Berlin
25.04.2015

[…] auf den studentischen Alltag gemünzt, aber sehr anschaulich erklärt zum Beispiel auch hier. Das zweite ist das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20 Regel, die sich im Übrigen auf so […]

Top 5 gegen Aufschieberitis - Human Capital Care
20.02.2015

[…] Prioritäten. Was muss ich zuerst erledigen und vor allem warum? Hierzu hat sich unter anderem das Eisenhower-Prinzp als tolles Hilfsinstrument […]

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20.07.2013

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