Chaos am Arbeitsplatz, keine Schreibtisch-Ordnung?

„Diese wichtige Notiz – wo zum Teufel ist die nur? Mist, die Schublade geht nicht mehr zu. Ach, ich wollte ja noch eine E-Mail schr… oh, ein putziges Eichhörnchen…“

Stapeln sich auf deinem Schreibtisch Dokumente und Tassen wie ein Jenga-Turm? Suchst du täglich irgendwelche Dinge? Vermisst du eine Struktur in deinen Unterlagen? Unordnung und chaotische Abläufe kosten Zeit und Energie.

Oha. Hier fehlt es eindeutig an Struktur durch eine vernünftige Büroorganisation. Für mehr Durchblick gibt es wirksame Mittel, das Chaos zu beseitigen. Das klingt vielleicht kompliziert. Bedeutet aber nur, dass du mit einfachen Tricks deinen Schreibtisch organisieren kannst und mit einem cleveren Ordnungssystem schneller den Durchblick hast und effizienter arbeiten kannst.

 

Büroorganisation - Schaffe mehr Ordnung am Arbeitsplatz und vermeide Ablenkungen durch Chaos am Schreibtisch

„Ordnung mit Kätzchen“ – oder doch eher Chaos mit Kätzchen?

 

Ordnung am Arbeitsplatz klingt schon langweilig. Ist es auch. Aber tierisch nützlich!

Mit ein paar Tricks zeige ich dir, wie du dein Chaos beseitigst und durch mehr Ordnung alles, was du suchst, innerhalb von zwei Minuten wiederfinden kannst. So kannst du z.B. mit dem „Reichweiten-Prinzip“ clever Ablenkungen reduzieren, Zeit sparen und konzentrierter lernen und produktiver arbeiten sowieso. Du lernst außderdem, was es mit der Kaizen-Methode auf sich hat, wie du mehr Überblick über wichtige Unterlagen gewinnst, und Ordnung im Büro und an deinem Arbeitsplatz schaffst und hältst.

Folgender Artikel stammt aus den Golden Rules, das „Ich-werde-zum-Selbstmanagement-Yedi-Buch„, das schon knapp 30.000 Lesern zu mehr Ordnung am Schreibtisch verholfen hat …

 

Keine Büroorganisation = Chaos am Arbeitsplatz

Die Folgen von fehlender Ordnung

Herumliegende Dinge binden Aufmerksamkeit. Das ist ein unbewusster Vorgang: Wir sehen eine Fernbedienung und dieser Reiz löst Denkprozesse aus. Plötzlich fällt uns ein, dass wir doch noch diese Dokumentation im ZDF aufnehmen wollten. Krimskrams wie Rechnungen, Wäsche, Magazine, Fotos, MP3-Player etc. erinnert an Dinge, die viel verlockender sind oder zumindest viel schneller und leichter erledigt werden können als das, was wir eigentlich tun sollen, und ja auch wollen. Abgelenkt vom Eigentlichen verzetteln wir uns. Finden nichts mehr. Suchen ewig nach der Brille. Oder kämpfen ständig um genügend Platz auf dem eigenen Schreibtisch.

Und dann sind da noch diese Dinge, du weißt schon – der Tennisschläger, den du gekauft, aber nie benutzt hast. Oder die neuen Schuhe: Sie fordern zur Benutzung auf, sind aber eigentlich doch nicht so toll, wie sie im Laden aussahen. Und die ganzen Bücher! Wolltest du alle lesen. Tatsächlich werden sie nur von einer Ecke in die andere geschoben.

Büroorganisation – Beseitige dein Chaos durch, verschaffe dir mehr Freiraum

Befreie dich von unnötigem Ballast!

Kommst du dir vor wie eine Wühlmaus, sobald du ein Dokument von letzter Woche suchst? Trippelst du auf Zehenspitzen in die Küche, aus Angst, die Abwaschburgen könnten einstürzen? Suchst du den Locher und findest dabei das Buch, das du letzte Woche hättest abgeben müssen? Klingt, als würdest du im Chaos versinken. Höchste Zeit, mal richtig aufzuräumen und auszumisten!

Hast du dagegen schon einmal vor einem leeren Schreibtisch gesessen und das befreiende Gefühl genossen, das dieser verbreitet? Dir durch Übersicht und Ordnung Raum für neue Ideen, Dinge oder Aufgaben geschaffen? Es kann herrlich befreiend sein, Übersicht über alle wichtigen Sachen zu haben! Es fällt damit auch leichter, Konzentration zu finden.

Gib dir einen Ruck und beseitige alle Ablenker und Störenfriede.

  • Lösche unsinnige Spiele vom PC,
  • werfe ausgediente Dinge weg und
  • verbanne alles, was du nicht zum Arbeiten brauchst, vom Schreibtisch.

Wenn überflüssiger Kram beseitigt, versteckt, weggeworfen oder anderweitig aus der Schusslinie geschafft ist, beginne, die relevanten Dinge zu sortieren. Und zwar so, dass diese dir die Arbeit erleichtern. Sobald du das Chaos beseitigt hast, wird deine Aufmerksamkeit auf die wirklich bedeutsamen Dinge gelenkt. Schaffe dir ein sauberes und organisiertes Umfeld! Weniger Chaos und mehr Ordnung wird deine Effektivität deutlich steigern. Zum Umfeld gehört auch der Umgang mit den neuen und neuesten Informationen, die über alle Kanäle täglich auf uns einströmen …

Bedenke Folgendes:

  • Die meisten Dinge sind weder wichtig noch dringend (sonst wären sie wohl nicht im Papierstapel-Friedhof gelandet). Trenne dich von Kleinigkeiten, um Energie für die großen Dinge freizumachen! (siehe 80/20-Regel.)
  • Je weniger Dinge du hast, desto weniger bist du abgelenkt!
  • Wer lernt, sich von kleinen, unbedeutenden Dingen (Dokumente, Kleidung, Bücher) zu trennen, tut sich bei den großen leichter (Trennung vom ungeliebten Job, einer Freundschaft/Partnerschaft).
  • Du bist frei für neue Ideen und Aufgaben, wenn du dich von alten Konzepten und Entwürfen trennst.
  • Ein Umzug oder das Arbeiten an mehreren Orten ist weniger stressig.
  • Man passt besser auf Dinge auf, wenn diese nicht ersetzbar sind. (Seitdem ich zwei Brillen habe, suche ich ständig eine von beiden. Vorher ist mir das nicht passiert.)
  • Ein einzelner Gegenstand ist häufig schöner als ein mit ähnlichen Gegenständen vollgestopfter Raum.

Büroorganisation – Warum es wichtig ist, das Chaos zu beseitigen

Dein Nutzen von mehr Ordnung

Neben der Zeitersparnis habe ich viel mehr gewonnen, als nur einen vorzeigbaren Schreibtisch: Die Klarheit in meinem Umfeld überträgt sich auf mein Denken und meine Arbeitsprozesse. Daher lautet meine These: „Ordnung im Umfeld = Ordnung im Kopf“.

Es ist nicht nur ein schönes Gefühl, in einer sauberen Umgebung zu arbeiten, sondern die Reduktion von Ballast hat auch motivations- und konzentrationsfördernde Effekte.

Wenn es schnell gehen soll: Hier findest du 10 coole Ordnungs-Quickies zum Ordnung schaffen und Ordnung halten. Willst du mal so richtig deine Wohnung, dein WG-Zimmer oder deinen Haushalt Aufräumen und Ausmisten? Dann habe ich hier noch spitzenmäßige Tipps.

Die Vorteile der Reduktion liegen auf der Hand! Unser Leben hat nun mal nur begrenzt Platz für bestimmte Dinge und Aufgaben. Dabei können wir uns entweder mit Dingen beschäftigen, die nebensächlich sind, die wir schon immer gemacht haben oder die in der Vergangenheit eine Bedeutung für uns hatten. Oder wir können uns mit Dingen beschäftigen, die uns jetzt und in der Zukunft Spaß machen, uns weiter voran bringen und uns viel Energie verschaffen. Unterstützt wird diese Freiheit durch Überblick und Struktur. Sind dein Schreibtisch und Schubladen vollgekramt, fällt es viel schwerer, neue Projekte anzufangen.

 


 

Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin KrengelOrdnung am Arbeitsplatz klingt langweilig. Ist es auch. Aber tierisch nützlich! Mit dem „Reichweiten-Prinzip“ kannst du clever Ablenkungen reduzieren, Zeit  sparen und konzentrierter lernen und produktiver arbeiten sowieso. Folgender Artikel stammt aus den Golden Rules, das Ich-werde-zum-Selbstmanagement-Yedi-Buch, das schon knapp 30.000 Lesern zu mehr Ordnung am Schreibtisch verholfen hat …

Büroorganisation – Ordnung am Arbeitsplatz mit dem Reichweiten-Prinzip

Bestimme den optimalen Platz – 5 Zonen bringen dir Klarheit und Effizienz

Wo ist der optimale Platz für deine Arbeitssachen, Hilfsmittel und ganz wichtig: die Kaffeetasse? Die Antwort führt zu einer weiteren Frage: Wie häufig wird ein Gegenstand benutzt? Ist dieses letztes Rätsel der Menschheit beantwortet, sortiere nach dem „Reichweiten-Prinzip“, das sagt: Je öfter du eine Sache brauchst, desto näher sollte sie am Gebrauchsort sein.

Büroorganisation - ordne und organisiere deinen Schreibtisch so, dass du alles wichtige schnell parat hast und unwichtiges dich niht bei der Arbeit stört

 

Klingt kompliziert, ist aber ganz logisch. Du teilst deinen Arbeitsplatz gedanklich in verschiedene Bereiche ein: In unmittelbarer Reichweite sind nur die Sachen an denen du JETZT fokussiert arbeitest, Hilfsmittel und anderer Kram wird auf hintere Ränge verbannt. Konkret unterscheide ich 5 Zonen …

 

  1. Arbeitsfläche. Das ist der Platz, an dem du denkst, schreibst, liest. Hier müssen sich alle aktuell benötigten Utensilien und Dokumente frei entfalten können. Hier darf nur drauf, was mehrmals täglich gebraucht wird.
  2. Ressourcen sind Dinge, die das Arbeiten ermöglichen bzw. erleichtern, wie Schreibmaterialien, Kopierpapier, Büroklammern, Locher, Tacker oder Unterlagen für die zu bearbeitenden Projekte. Verstaue alle Dinge, die du täglich oder wöchentlich brauchst, in Griffweite um den Schreibtisch.
  3. Hier finden Nachschlagewerke und Referenzobjekte Platz: Bücher, Dokumente, Studien, Broschüren der Konkurrenz etc. sollten ebenso in Griffnähe sein, z.B. in einem Bücherregal neben dem Arbeitsplatz.
  4. Fotos, Blumen, Buddha-Figuren oder was auch immer dich zum Durchhalten animiert, haben Platz auf ein bis zwei „Arbeitsinseln“ auf dem Schreibtisch. Ansonsten sollten Dekoflächen in schwer zugänglichen Bereichen des Zimmers eingerichtet werden.
  5. Alte Unterlagen, Erinnerungen und Saisonales (z.B. deine Skiausrüstung) kannst du getrost im hintersten Winkel, im Keller oder unterm Bett verstauen, denn hier musst du nur selten ran.

Mit diesen 5 Zonen hast du alles Nötige schnell griffbereit.

Denk dran: Der Schreibtisch ist ein Arbeitsplatz, keine Ablagefläche! (Das weißt du ja eh, aber ich wollts einfach nochmal erwähnt haben.) In diesem Zusammenhang möchte ich dir noch eine Ordnungsmethode aus Japan  vorstellen.

 


Büroorganisation für mehr Ordnung am Arbeitsplatz mit der japanischen Methode

Kaizen-Ordnung am Schreibtisch. Oder: Lass die Japaner bei Dir sauber machen

Ein neuer Trend durchzieht die deutschen Büros: Kaizen. Das ist keine Form der Vogelgrippe, sondern ein japanisches Ordnungsprinzip. Im Grunde bietet es für Ordnungskundige nix Neues, doch die Verpackung in 5 japanische Wörter, die alle mit „S“ beginnen, ist zu schön und eindringlicher (obwohl sich niemand den Kauderwelsch merken kann), als es nur so zu erzählen…

  • Seiri: Schaff Ordnung, sonst kommt der Samurai mit dem Säbel: Alles, was für die Arbeit nicht benötigt wird, soll vom Arbeitsplatz verbannt werden. Es kommt entweder in die „Bibliothek“, ins „Archiv“ oder die „Ablage P“ (= Papierkorb).
  • Seiton: Bewahre jeden Gegenstand am richtigen Platz auf. Dinge, die ständig benötigt werden, sollten griffbereit sein. (Klar, das sind die Ressourcen.) Dazu gehören alle Dinge, die wir zum Arbeiten benötigen, sei es Schreibmateriel oder die entsprechenden Unterlagen. Die Nachschubarmee (Druckerpatronen, Klebstoff, Tesa-Ersatzband, Druckpapier) versteckt sich dagegen weiter hinten oder in der Schublade.
  • Seiso: Das ist keine neue Staubsaugermarke, steht aber trotzdem für Sauberkeit. Wenn eine (Teil-)Aufgabe oder ein Projekt abgeschlossen ist, wird der Arbeitsplatz wieder frei gemacht. Klar, deine neue Flamme irritiert es auch, wenn da noch drei Fotos deiner Ex auf dem Schreibtisch stehen. Das Aufräumen nach einem Projekt ist auch psychologisch bedeutsam: Es sagt dir „geschafft“ – nun ist Platz da für Neues! Sauberkeit ist dann auch noch so eine Sache. Wenn du in einem Meer von Fussel-Ratten arbeiten musst, ist das nicht unbedingt angenehm. Der Staub an den Fingern macht ganz wuselig. Dagegen fühlt man sich in einer sauberen Umgebung viel wohler. Aber Vorsicht: Das ist kein Alibi für den Ausbruch eines Putzfimmels. In 10 Minuten sollten die Regale sauber sein, in der nächsten Pause ist der Fußboden dran und dann ist‘s fertig!
  • Seiketsu: Entwickle einen persönlichen Ordnungssinn. Zum Anfang fällt es vielleicht schwer, den Schreibtisch auf das Notwendigste zu reduzieren. Wenn du von vielen zu strukturierenden Informationen überflutet bist… Zwinge dich, Handlungsroutinen zu entwickeln, die auf Dauer entlastend wirken. Dann musst du nicht mehr nachdenken, wo ein Gegenstand gerade sein könnte, sondern du greifst automatisch zu diesem – weil du ihn das letzte Mal nach der Nutzung automatisch wieder an denselben Platz („seine Wohnung“) gestellt hast. — Es sich zur Gewohnheit machen, interessante Artikel, Informationen und Hinweise zu deinen Themen/ Fachgebiet systematisch zu sammeln und abzulegen. So kannst du bei Bedarf schnell drauf zugreifen und sparst Zeit oder erhöhst die Kreativität / Qualität deiner Arbeiten.
  • Shitsuke: Disziplin (ja Papa!). Es ist manchmal gar nicht so einfach, die Ordnungsregeln, die man sich setzt, einzuhalten. Deswegen sollte dies ein Dauerthema sein, das dich immer mal wieder beschäftigt. Denn schließlich ändern sich deine Projekte und deine Arbeitsweise, sodass sich auch dein Ordnungssystem dir anpassen sollte.

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Büroorganisation – Noch mehr Ordnung am Arbeitsplatz:

Das „Ich-werde-zum-Ordnungs-Ritter-und-Selbstmanagement-Yedi-Buch“

Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin KrengelHöchste Zeit also, dein Chaos in den Griff zu bekommen und das Thema Ordnung auf die Agenda zu setzen… Mit einem guten System findest du schnell, was du brauchst und sparst so erheblich Zeit. Wie das geht, erfährst du mit den Golden Rules. Nun müsstest du es nur noch haben.

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Kategorie: Aufräumen | Artikel von | am 02.03.2015


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