To-Do-Listen: Die besten Tipps für deine Aufgabenplanung

 

Warum bleiben so viele To-Dos liegen ?

Dein Zeitmanagement ist stark abhängig von deinem Biorhytmus: Manchmal hast du viel Energie und könntest Bäume versetzen, doch oft taktet dein Prozesser langsamer.

Deine Aufgabenplanung muss das berücksichtigen. In diesem Artikel präsentiere ich dir 3 Wege, deine Aufgaben flexibler zu planen.

Damit kannst du spassvoller die Aufgaben machen, die gerade in deine Energie „reinpassen“. Deine Produktvität steigt.

• 1. Flexibel planen
• 2. Deine Zeit verhandeln
• 3. Aufgabenlisten boosten

Und wenn du 9 Minuten Zeit hast, erkläre ich dir hier die 10 wichtigsten Arten von To-Do-Listen:

 

 

 

 

Flexible To-Do-Listen:

1. Bleibe flexibel im Kopf

Ich habe meinen Tagesablauf und auch meine Aufgabenlisten an meinen Biorhythmus und geistige Leistungsfähigkeit angepasst. Ein Beispiel:

1. Auf diese Aufgabenliste kommen auf die linke Seite meine Hauptprojekte. Das sind vor allem Dinge, für die ich eine sehr bewusste Aufmerksamkeit brauche, weil sie sehr denkintensiv sind. Da man zuerst links mit dem Lesen beginnt, signalisiert diese Position „Priorität“, und je höher die To-dos auf dieser Liste stehen, desto wichtiger sind sie.
2. Hinter dem dicken Strich auf der rechten Seite der To-Do-Liste stehen kleinere Aufgaben: Telefonate, Mails, Organisatorisches und meine „F-Kategorie“ (Freunde, Freundin, Familie, Fun). Dinge, die ich immer erledigen kann – egal, wie fit ich gerade bin.
3. Wenn ich also eine Denkpause brauche, springe ich auf die rechte Seite der Liste und nehme mir eine kleinere Support-Aufgabe von der Liste vor oder mache etwas körperlich Aktiveres und komme dann wieder zu den Aufgaben auf der linken Seite zurück. Damit nutze ich meine Konzentration und Energie optimal aus.
4. Die To-Do-Liste lässt sich flexibel auf deine Bedürfnisse anpassen: So kannst du die Linke Seite immer noch nach A-B-C Prioritäten clustern oder so wie ich nach wichtigen Projekten wie „Buch schreiben“, „Dissertation schreiben“ und „Seminare vorbereiten“. Die rechte Seite lässt sich ähnlich flexibel halten: Hier kannst du gleiche Tätigkeiten bündeln (telefonieren, Mails bearbeiten, recherchieren) oder nach Orten sammeln (im Auto erledigen, zu Hause, im Büro, beim Kunden, in der Bibliothek).

 

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Bessere Prioritäten mit visueller To-Do-Liste

2. Deine Zeit verhandeln

Ich hatte früher einige Ausreißer in Bezug auf meine Selbstdisziplin.

Oft setzte ich mir Tagesziele und hielt sie dann nicht ein. Ich bin eher ein chaotischer Künstler-Typ lasse mich gern von spontanen Ideen leiten.

Doch das geht vielen so: Spontane Prioritäten sind ein klassischer Grund warum so viele im Job, Studium oder Schule prokrastinieren.

So habe ich mich selbst diszipliniert:

Ich schrieb auf die linke Seite meiner Magnetwand meine Wochenziele.

In der Mitte zog ich einen dicken Strich:

Auf die rechte Seite kamen die Dinge, die mir nach und nach spontan einfielen.

Aber der dicke Strich signalisierte wie ein Türsteher: Die linke Seite ist exklusiv und wird bevorzugt behandelt. Wenn eine Aufgabe der rechten Seite dort einziehen wollte, musste es einen sehr triftigen Grund dafür geben!

Die Verhandlungen waren hart, sodass nur wenige neue Ideen die Einzugsgenehmigung für die linke Seite, also die eigentliche To-Do-Liste erhielten.

Nun fand ich es ein nettes Spiel, die erledigten Aufgaben sofort wegwischen zu können. Es war eine kleine sportliche Betätigung mit einer sofortigen Belohnung.

Die Kombination aus Belohnung, Visualisierung (die Aufgabenliste ist ständig (und für jeden) sichtbar) und kreativem Arbeiten wirkte Wunder! Natürlich kann man diese Methode auch auf dem Papier anwenden.

 

 

 

 

Neuer Pep für deine To-Do-Liste:

3. Aufgabenlisten pimpen

Die Gleichberechtigungsdebatte hat das Zeitmanagement erreicht:

Sieh Freizeit‐Aktivitäten als gleichrangige „Aufgaben“ an, sonst schiebst du deine Pflichten immer wieder vor und kannst nicht wirklich abschalten!

Außerdem bist du so angehalten, Prioritäten zu setzen, und du planst generell realistischer. Deswegen ganz wichtig:

Schreibe auch private Termine mit auf die Liste!

Dann geht deine Work-Life-Balance bzw. „Study-Life-Balance“ nicht vor die Chefs.

Wenn du es ein wenig wilder magst, klassifiziere deine Aufgaben optisch, um die Art der Aufgaben und ihre verborgenen Tücken zu visualisieren. Verwende dafür Formen und Farben:

Finde weitere Kategorien, die deinen Erfordernissen entsprechen. Treib’s aber nicht zu bunt. Zwei bis drei Farben und drei bis vier Symbole sind ausreichend, um den Überblick zu bewahren.

Aufgrund dieser Flexibilität bin ich nach wie vor ein Freund von klassischen Papier-To-Do-Listen.

Warum?

Diese und andere wichtige Zeit-Fragen beantworte ich dir in den Golden Rules:

 

 

 

 

 

Willst du mehr wissen?

👉 Artikel: Biorhythmus: Finde deine perfekte Leistungskurve

👉 Schnelle Tipps: Golden Rules für dein Zeitmanagement | Setzen von Prioritäten | Eisenhower-Prinzip | 20/80-Regel (Pareto-Prinzip) | Posteingang und E-Mails

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