To-Do-Listen & Aufgabenplanung

Produktivität und Konzentration haben viel mit Energie zu tun. Es gibt Zustände, da hat man viel Energie (leider viel zu selten), und Zeiten, in denen der geistige Prozessor langsamer taktet. Wie können wir die persönliche Leistungskurve bei unseren To-Do-Listen beherzigen und die Aufgaben um unseren Biorhythmus herum planen? Deswegen präsentiere ich dir hier:

 

3 neue und flexible Arten, Aufgabenlisten zu schreiben

 

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Flexible To-Do-Listen: die krenglische Lösung No. 1

1. Diese To-Do-Liste achtet auf deinen Biorhythmus

Ich habe meinen Tagesablauf und auch meine Aufgabenlisten an meinen Biorhythmus und geistige Leistungsfähigkeit angepasst. Unten siehst du eine typische meiner To-Do-Listen.

1. Auf diese Aufgabenliste kommen auf die linke Seite meine Hauptprojekte. Das sind vor allem Dinge, für die ich eine sehr bewusste Aufmerksamkeit brauche, weil sie sehr denkintensiv sind. Da man zuerst links mit dem Lesen beginnt, signalisiert diese Position „Priorität“, und je höher die To-dos auf dieser Liste stehen, desto wichtiger sind sie.
2. Hinter dem dicken Strich auf der rechten Seite der To-Do-Liste stehen kleinere Aufgaben: Telefonate, Mails, Organisatorisches und meine „F-Kategorie“ (Freunde, Freundin, Familie, Fun). Dinge, die ich immer erledigen kann – egal, wie fit ich gerade bin.
3. Wenn ich also eine Denkpause brauche, springe ich auf die rechte Seite der Liste und nehme mir eine kleinere Support-Aufgabe von der Liste vor oder mache etwas körperlich Aktiveres und komme dann wieder zu den Aufgaben auf der linken Seite zurück. Damit nutze ich meine Konzentration und Energie optimal aus.
4. Die To-Do-Liste lässt sich flexibel auf deine Bedürfnisse anpassen: So kannst du die Linke Seite immer noch nach A-B-C Prioritäten clustern oder so wie ich nach wichtigen Projekten wie „Buch schreiben“, „Dissertation schreiben“ und „Seminare vorbereiten“. Die rechte Seite lässt sich ähnlich flexibel halten: Hier kannst du gleiche Tätigkeiten bündeln (telefonieren, Mails bearbeiten, recherchieren) oder nach Orten sammeln (im Auto erledigen, zu Hause, im Büro, beim Kunden, in der Bibliothek).

 

Interaktive To-Do-Listen: die krenglische Lösung No. 2

2. Magnetwand: Zeit „verhandeln“

Ich hatte früher einige Ausreißer in Bezug auf meine Selbstdisziplin. Oft setzte ich mir Tagesziele und Prioritäten und hielt sie dann nicht ein. Ich denke sehr kreativ und lasse mich gern von spontanen Einfällen leiten, die momentan spannender erscheinen. Ein Problem, das der eine oder andere vielleicht schon mal gehört hat…

Jedenfalls kam mir dann eine ziemlich wirksame Idee, diese spontanen Prioritäten einzudämmen: Ich schrieb auf die linke Seite meiner Magnetwand meine Wochenziele. In der Mitte zog ich einen dicken Strich. Auf die rechte Seite kamen die Dinge, die mir nach und nach spontan einfielen. Aber der dicke Strich signalisierte wie ein Türsteher: Die linke Seite ist exklusiv und wird bevorzugt behandelt. Wenn eine Aufgabe der rechten Seite dort einziehen wollte, musste es einen sehr triftigen Grund dafür geben! Die Verhandlungen waren hart, sodass nur wenige neue Ideen die Einzugsgenehmigung für die linke Seite, also die eigentliche To-Do-Liste erhielten. Nun fand ich es ein nettes Spiel, die erledigten Aufgaben sofort wegwischen zu können. Es war eine kleine sportliche Betätigung mit einer sofortigen Belohnung.

Die Kombination aus Belohnung, Visualisierung (die Aufgabenliste ist ständig (und für jeden) sichtbar) und kreativem Arbeiten wirkte Wunder! Natürlich kann man diese Methode auch auf dem Papier anwenden.

 

Neuer Pep für deine To-Do-Liste: die krenglische Lösung No. 3

3. Aufgabenlisten pimpen. So geht’s!

Die Gleichberechtigungsdebatte hat auch das Zeitmanagement erreicht: Sieh Freizeit‐Aktivitäten als gleichrangige „Aufgaben“ an, sonst schiebst du deine Pflichten immer wieder vor und kannst nicht wirklich abschalten! Außerdem bist du so angehalten, Prioritäten zu setzen, und du planst generell realistischer. Deswegen: Schreibe auch private Termine mit auf die Liste. Dann geht deine Work-Life-Balance bzw. „Study-Life-Balance“ nicht vor die Chefs.

Wenn du es ein wenig wilder magst, klassifiziere deine Aufgaben optisch, um die Art der Aufgaben und ihre verborgenen Tücken zu visualisieren. Verwende dafür Formen und Farben:

Finde weitere Kategorien, die deinen Erfordernissen entsprechen. Treib’s aber nicht zu bunt. Zwei bis drei Farben und drei bis vier Symbole sind ausreichend, um den Überblick zu bewahren.

Aufgrund dieser Flexibilität bin ich nach wie vor ein Freund von klassischen Papier-To-Do-Listen. Nichtsdestotrotz habe ich ein elektronisches Programm auf meinem Telefon, die „Wunderlist“ aus Berlin. Sie sieht schön aus und erlaubt mir, unterwegs einen klaren Kopf über meine Aufgaben zu behalten. Ivan Blatter hat zudem eine sehr schöne und umfangreiche Linksammlung zu elektronischen To-Do-Listen zusammengestellt.

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Alles easy peasy mit dem Wochenplan

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Weitere Informationen zur individuellen Tagesplanung gibt dir der Artikel „Biorhytmus und persönliche Leistungskurve“ sowie die Tipps zum richtigen Setzen von Prioritäten und vom Eisenhower-Prinzip und von der 20/80-Regel (Pareto-Prinzip).

Nützlich kann auch der Artikel zum richtigen Sortieren und Strukturieren von Posteingang und E-Mails sein.

Ebenfalls einen Blick wert sind die …

 

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