Erprobte Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige

Wie du Zeitmanagement und Fokus erlangst und Prioritäten setzt

Zeitmanagement – in diesem Begriff steckt das Wort Management. Es lässt darauf schließen, dass Ressourcen knapp sind. In diesem Fall die Ressource Zeit. Es gibt also mehr zu tun als man erledigen kann.

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Ein Faktor, der uns beim Zeitmanagement oft im Weg steht, ist ein sehr hoher Anspruch an uns selbst. Wir kritisieren uns innerlich und äußerlich, dass wir etwas nicht schaffen. Aber oft ist es gar nicht möglich, alles zu schaffen. Das ist sogar die Regel und nicht die Ausnahme. Deswegen müssen wir uns umso mehr strukturieren und priorisieren.

Es gibt also zwei Seiten von Zeitmanagement. Die eine Seite ist das Management und das mehr Leisten, die andere die Arbeit an den Erwartungen.

In diesem Artikel gebe ich dir nun konkrete Tipps, wie du beide Seiten verbesserst und so ein besseres Zeitmanagement erlangst.

7 Dinge, die du wissen musst, wenn du strukturierter und effizienter arbeiten willst!


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Zeitmanagement-Tipps von Zeitmanagement-Experten Dr. Martin Krengel


 

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1. Arbeite mit einer Struktur/To-do-Liste

Zeit ist ein sehr weltliches Konzept, jedoch verfügt unser Gehirn über keine innere Uhr bzw. in den seltensten Fällen ist diese exakt. Deswegen kann unser Gehirn Zeit in der Zukunft oft nicht abschätzen. Das Gehirn ist aber gierig, und daher macht es das trotzdem, was dazu führt, dass wir die Zeit oft falsch einschätzen und uns zu viel vornehmen.

Setze eine realistische Zeitplanung

Deswegen empfehle ich jedem, der eine To-do-Liste schreibt, dahinter die Zeiten zu vermerken, die er gedenkt für diese Aufgabe aufzuwenden. Darunter verstehe ich entweder die realistische Zeit oder die, von der man denkt, dass sie zur Verfügung steht. Wenn die Liste erledigt ist, folgt der Abgleich.

Das heißt, wenn wir acht Stunden Arbeitszeit zur Verfügung haben, müssten wir realistischerweise erstmal zwei bis drei Stunden für Unvorhergesehenes oder Verzögerungen abziehen. Tatsächlich haben wir nämlich nur 5 Stunden Arbeitszeit pro Tag zur Verfügung. Auf die Woche gerechnet sind das also nur circa 25 Stunden, die ich verplanen kann.

Für einen jungen Menschen, der noch nicht so lange im Arbeitsleben ist und der sich noch nicht so einschätzen kann, müsste man die Zeit fast mal Drei nehmen. Wenn man schätzt, dass man zwei Stunden braucht, wäre es besser, vier Stunden einzuplanen. Das ist wahrscheinlich die Zeit, die es tatsächlich braucht.

 


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2. Schaffe Struktur durch einen Wochenplan

Als Ergänzung zur to-do-Liste empfehle ich die Arbeit mit einem Wochenplan. Ich plane immer für die komplette Woche und schreibe mir für Unplanbares zwei oder drei Joker rein. Denn es kommt immer etwas Unvorhergesehenes dazwischen, und diese Joker helfen zu entlasten. Auch zwei, drei Blöcke für Organisatorisches an den Randzeiten, also zum Ende der Arbeitszeit, einzuplanen, sorgen für mehr Struktur. Ganz wichtig ist es, auch Pausen einzuplanen. Die sind allerdings wahrscheinlich schon in den drei Stunden von vorhin mit drin.

Wie sieht also die perfekte Struktur aus? Ich frage mich zuerst, was ich tun werde, wie lange das braucht und dann welche die beste Zeit dafür wäre. An den Randzeiten sollten kleine, weniger denkintensive Tätigkeiten erledigt werden, zur Primetime beziehungsweise zur biorhythmus-stärksten Zeit, die großen, denkintensiven und unangenehmen Aufgaben. Für viele ist diese gehirnaktive Zeit der Morgen, aber längst nicht für alle. Wie für mich zum Beispiel.

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Immer flexibel bleiben

Es ist komplett normal, wenn sich etwas verschiebt und es ist auch keine Schande, wenn man die to-do-Liste in der Mitte der Woche nochmal neu schreibt. Re-priorisieren heißt das Zauberwort! Ein Plan ist immer nur eine Prognose der Zukunft. Er kann angepasst werden. Dafür braucht man sich nicht schämen, das ist gut!

 


Das 1x1 des Zeitmanagements - Alles was man braucht. Golden Rules


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3. Arbeite in Runden

Ein weiterer Tipp ist, in Runden bzw. Teilschritten zu arbeiten. Ich starte zum Beispiel am Vormittag mit einem wichtigen Projekt und schließe das dann erstmal in Teilschritten ab. Am Nachmittag mache ich dann ein weiteres Projekt und am Dienstag, Mittwoch, etc. dasselbe. Dadurch schaffe ich es, an zwei Tagen vier bis fünf Aufgaben voranzubringen.

Das hat mehrere Vorteile. Zum einen ist es in unserem hektischen Arbeitsalltag so, dass häufig etwas priorisiert wird. Bevor ich mich aber komplett in etwas hineinstürze, sollte ich es erst einmal durchdenken, Skizzen machen und mich nicht schon an die Powerpoint Präsentation setzen. Einfach schnell nach dem 20/80 Prinzip arbeiten, damit ins Meeting gehen, den Segen vom Vorgesetzten holen und erst dann, wenn klar ist, dass das Projekt so stattfindet, in Reinform gießen. Auch hier ist es wichtig, eine Pause zu machen, um mit Abstand auf das Projekt zu schauen und die Qualität zu erhöhen.

Ich arbeite übrigens mit einer Wochenplan-Vorlage, die du bei einer Anmeldung zum Newsletter kostenlos von mir bekommst. Du kannst dir aber auch einen Kalender kaufen oder mit dem Outlook- oder Google-Kalender arbeiten. Ein sehr schönes to-do-Listen-Tool ist trello oder Asana, wo man mit sogenannten Boards arbeitet. Damit kann ich ständig meine Prioritäten repriorisieren. Gerade in kreativen Berufen kann man hier schön die To-dos hin- und herschieben.

 


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4. Vermeide die Prokrastinationsfalle

Klare Arbeitsroutine

Gegen Aufschieberitis helfen klare Strukturen, räumliche und zeitliche. Das heißt, du solltest mit der wichtigsten Aufgabe den Tag beginnen, als Auflockerung notorische Tätigkeiten dazwischenschieben, danach die nächste wichtige Aufgabe, nach der Mittagspause ein kleiner Kommunikationsblock und dann mit der drittwichtigsten Aufgabe weitermachen. So wechselst du idealerweise immer wieder zwischen Fokus, Organisation und Kommunikation ab.

Anker schaffen

Anker sind psychologisch Reize, die eine bestimme Reaktion auslösen. Wenn der feste Anker, zum Beispiel der Arbeitsplatz, produktiv und ablenkungsarm gestaltet ist, fördert das den Fokus und verhindert Prokrastination. Wenn ich einen Schreibtisch habe, der auf die Straße blickt, würde ich den Schreibtisch an die weiße Wand stellen. Das ist zwar nicht ganz so schön, aber weniger ablenkungsgefährdet. Die Anker kann man auch noch verstärken.

Musik ist ebenfalls ein Anker. Bei einem Liebeslied komme ich ins Schwärmen oder denke an einen Menschen. Genauso weiß mein Gehirn, wenn ich mich an meinen Schreibtisch setze, dass jetzt arbeiten angesagt ist. Das kann man unterstützen, indem man zum Arbeitsbeginn eine Erdbeere isst oder einen Kaffee trinkt. Dank dieses Triggers weiß das Gehirn, jetzt geht’s los.

Das bequeme Zuhause verlassen

Leute, die in einer Struktur / einem Büro arbeiten, haben es leichter, weil die Atmosphäre eine Denkatmosphäre ist. Wenn jeder produktiv ist oder so scheint als wäre er produktiv, dann fällt es mir auch leichter am Ball zu bleiben. Das habe ich zuhause nicht.

Deswegen würde ich als Kreativer Fokussessions machen, zum Beispiel eine kreative Aufgabe mit ins Café nehmen oder ein oder zwei mal die Woche in eine Bibliothek oder in ein Co-Working-Space rausgehen. Auch wenn es zuhause bequemer ist, ist es draußen wirklich effizienter, weg von all diesen kleinen Ablenkungsfallen zu sein.

Apps zur Kontrolle

Wenn du von außen Unterstützung brauchst, dann hole dir nützliche Prokrastinationshelfer in Form von Apps. Self-Control oder Freedom sind hier zu nennen. Du kannst auch bestimmte Programme auf dem Handy blockieren oder festlegen, dass man nur 10 Minuten Zugriff am Tag hat. So vermeidest du Ablenkung und bleibst fokussierter.

 


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5. Schaffe Überblick durch klare Zeitslots

Um den Überblick bei mehreren Projekten zu behalten, arbeite ich wie bereits erwähnt mit einem Wochenplan. Damit kann man ganz einfach festlegen, dass Projekt A zum Beispiel in der ersten Wochenhälfte dran ist und Projekt B in der zweiten. Wenn es mehrere kleine sind, kann man sich jeden Tag ein Projekt reinlegen. Freitag könnten dann Meetings und Kommunikationseinheiten folgen. Man kann den Tag auch aufteilen und sich am Vormittag Projekt A und am Nachmittag Projekt B vornehmen. Zwischendrin könnte ein Kommunikationsblock zu Projekt C angesetzt werden. Beides hat Vor- und Nachteile.

Ein Projekt den ganzen Tag zu machen, hat den Vorteil, dass man sich tief reinarbeiten kann und auch ein ganzes Stück vorankommt. Je nach Arbeitstyp und je nach Kundenbetreuungsintensität ist es jedoch vielleicht nicht möglich, sich immer einen Tag komplett einem Kunden zu widmen. Wenn es zum Beispiel um Texte geht, habe ich sehr gute Erfahrung gemacht, sich einen halben Tag dafür Zeit zu nehmen. Danach tut es dem Text auch ganz gut, wenn er mal einen halben Tag liegt. Denn das Gehirn zeigt natürlicherweise Ermüdungserscheinungen.

Wer mehr als 5 Projekte gleichzeitig jongliert, hat schlecht geplant und kassiert eine ganze Menge Stress. Dann sollte man erstmal die wichtigsten abarbeiten und erst danach etwas Neue beginnen. Genau das besagt das Gesetz des Ersetzens. Wenn ich etwas Neues beginne, muss etwas Altes abgeschlossen sein oder sein gelassen werden.

Das erfordert, auch mal Nein zu sagen und vor allem ehrlich zu sich selbst sein. Es gibt keine größere Verhandlungsmacht als zu sagen man hat gerade keine Kapazitäten mehr. Viele haben dann natürlich Angst, einen Auftrag nicht anzunehmen. Aber wenn die Qualität stimmt und das Timing, dann haben die Kunden auch eine höhere Zahlungsbereitschaft.

Am Ende muss ich bewerten, welcher Kunde passt zu mir und welcher schätzt meine Qualität und Zuverlässigkeit.

 


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6. Troubleshooting bei Überlastung

Wie komme ich wieder raus, wenn ich einmal überlastet bin? Da hilft nur eins: Stopp sagen! Wenn das Gehirn überlastet ist, kann es nicht mehr priorisieren. Hinzukommen Gefühle, die die Denkleistung blockieren. Den berühmten Black-Out kennt jeder. In einer Stresssituation sagt man ganz schlimme Dinge und hinterher ist man plötzlich schlagfertig, wenn das Gehirn sich entspannt hat.

Oft ist eine Pause das Produktivste, das wir tun können

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Wenn es also wirklich zu viel ist, hilft nur Pause machen und am besten den ganzen Tag hinlegen, krank schreiben oder sich selbst krank schreiben und den Kunden Bescheid sagen. Ein guter, langjähriger Kunde verzeiht das. Wenn nicht, ist es der falsche Kunde. Jetzt geht es darum, auszuruhen und mit Abstand auf die Sache zu blicken.

In Pausen steigt unsere kognitive Leistungsfähigkeit. Jeder, der unter der Dusche steht oder im Park spazieren geht, kann einen genialen Einfall haben, da das Gehirn im entspannten Zustand vernetzter arbeitet. Oftmals liegt man dann auf dem Sofa und hat plötzlich die Kraft, eine aufgeschobene Aufgabe anzupacken, weil man merkt, dass die wichtige Aufgabe, an der man gerade sitzt, gar nicht so wichtig war. Ein gutes Pausenmanagement ist unheimlich wichtig für die Produktivität.

 


Zeitmanagement-Tipp für Kreative, Freiberufler & Selbstständige 7

7. Plane deine Work-Life-Balance

Wenn ich meine Woche am Sonntag oder Montag plane, plane ich private Termine mit ein. Das Training steht genauso geblockt im Wochenplan wie der Anruf einer Freundin oder ein Pärchenabend. Klingt furchtbar unsexy, aber funktioniert gut. Und der Ausgleich zum Arbeitsleben ist einfach unglaublich wichtig, sodass man diesen nicht zu kurz kommen lassen darf. Eine ausgeglichene Work-Life-Balance wirkt sich positiv auf das Arbeitsleben aus.

Somit ist ein guter Wochenplan auch immer ein Wochenendplaner.

 


Zusammenfassung: So arbeitest du fokussierter und produktiver

Zeitmanagement Tipps - Prioritäten setzen, Ziele bestimmen, richtig planen

 

Das A und O für produktives Arbeiten gerade bei Selbstständigen und Kreativen ist Struktur. Struktur erhältst du durch das Anfertigen einer to-do-Liste sowie die Arbeit mit einem Wochenplan. Zudem sollten alle Ablenkungsfallen eliminiert werden. Da das Privatleben einen nicht unerheblichen Einfluss auf das Arbeitsleben hat, sollte dieses nie zu kurz kommen.

 

Meine 7 besten Tipps für mehr Fokus und Produktivität im Überblick:

  • Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige 1: Arbeite mit einer Struktur/To-do-Liste
  • Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige 2: Schaffe Struktur durch einen Wochenplan
  • Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige 3: Arbeite in Runden
  • Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige 4: Vermeide die Prokrastinationsfalle
  • Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige 5: Schaffe Überblick durch klare Zeitslots
  • Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige 6: Troubleshooting bei Überlastung
  • Zeitmanagement-Tipps für Kreative, Chaoten, Freiberufler und Selbstständige 7: Plane deine Work-Life-Balance

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Umsetzen meiner Tipps!

 

Zeitmanagement-Tipps von Zeitmanagement-Experten Dr. Martin Krengel









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