Deadlines einhalten – Zeitdruck senken: Tipps für mehr Gelassenheit am Arbeitsplatz / im Büro, Management und Studium

Deadlines + Zeitdruck = Motivationshilfe

Ein Zeitmanagement Paradox?

Das „Gesetz der erzwungenen Effizienz“ besagt, dass wir Dinge unter Zeitdruck effizienter erledigen: Wir reden und hadern nicht lang, treffen schnelle Entscheidungen, arbeiten zielorientierter und konzentrieren uns auf die wichtigsten Aufgaben. Das ist vergleichbar mit deinem Reisegepäck: Komischerweise ist immer dann, wenn man mit dem Auto verreist – und sei es nur eine Übernachtung bei Mutti – der Kofferraum immer proppenvoll. Auf der 14-tägigen Flugreise ist man stark beschränkt und stellt immer noch fest, dass man zu viel dabei hatte. Beschränkungen zwingen eben auch, mit mehr Bedacht die Dinge auszuwählen. Das ist auch eine Erklärung, warum wir trotz größten Zeitdrucks am Ende doch noch fertig werden: Wer spät dran ist, konzentriert sich plötzlich aufs Wesentliche.

Deadlines + Zeitdruck = Motivationshilfe

Fünf Schlüsselmethoden

Nutze das Prinzip der erzwungenen Effizienz, um neuen Schwung in langweilige und routinierte Aufgaben zu bringen. Fünf Zeitmanagement Methoden dazu:

1. Zeitdruck aufbauen: Aufgaben werden interessanter, je schneller du sie erledigen willst. Setze enge Zeitlimits. Zum Beispiel max. 20 Minuten zum Aufräumen, eine Stunde fürs Training und zwei Tage Vorbereitung für die Präsentation. Oder stelle dir den Küchenwecker auf fünf Minuten und los: Nun flink Brötchen holen, den Abwasch erledigen, die Anfrage beantworten, Oma anrufen…
2. Final Countdown: Zähle die Tage bis zu einer Abgabe rückwärts (Rechne dabei Wochenenden heraus). Der Aha-Effekt rüttelt wach: „Noch 20 Tage“ klingen dringender als „nächster Monat“. Plötzlich wird dir bewusst, dass jeder ungenutzte Tag ein verlorener Tag ist!
3. Deadlines vorverlegen: Ich lege Abgabetermine absichtlich ein paar Tage oder eine Woche vor, um Zeit zur Überarbeitung zu haben.
4. „Jetzt schon stopp sagen“: Ich sage mir oft: „Um 19:00 Uhr mache ich definitiv Feierabend“. Mit derart verbindlichem Ende habe ich keine Zeit, lange zu trödeln.
5. Urlaub machen: Geht es dir auch so, dass du einen Tag, bevor du in den Urlaub fährst, unglaublichen Tatendrang entwickelst, weil du Dinge zu Ende bringen musst? Ja? Fahre ab und an gedanklich weg. Behandle den Tag, als sei es dein letzter Arbeitstag!

Deadlines + Zeitdruck = Motivationshilfe

Eisenhower und Pareto lassen grüßen

Daneben ist es wichtig, klare Prioritäten zu haben. Überlege dir regelmäßig, was deine zurzeit wichtigsten Aufgaben sind und strukturiere deinen Tag entsprechend. Leichter gesagt als getan? Erfahre im ausführlichen Artikel mehr zum Eisenhower-Prinzip. Genauso wichtig ist es, sich nicht in Dingen fest zu beißen, die unterm Strich nicht zielführend sind. Natürlich ist es richtig, wenn bei einer Abschlussarbeit jede Fußnote korrekt und das Literaturverzeichnis perfekt ist. Aber muss das auch bei einer Projektskizze unter Kollegen so sein? Optimiere deine Abläufe und handle nach dem Pareto-Prinzip.

Weitere Tipps und Tricks dazu ab Seite 85: Martin Krengel: Die Golden Rules. Erfolgreich Lernen und Arbeiten: Alles, was man braucht. Eazybookz, Berlin, 2010, Preis: 15,95 Euro

Du willst Klarheit im Kopf und täglich mindestens eine Stunde Zeit sparen?

Du stehst unter enormen Zeitdruck beim Arbeiten oder Lernen? Dann möchte ich dir die „Golden Rules“ ans Herz legen, die bereits über 30.000 Lesern geholfen haben, ihre Ziele zu erreichen. Wenn du bislang keine Zeit hattest, dann nehme sie dir für dieses Buch. Hier findest du Zeitmanagementtechniken, die dir helfen werden fokussierter, motivierter und strukturierter zu lernen, arbeiten und zu leben: Willst du schneller vorankommen, persönlich wachsen und endlich den Erfolg haben, den du verdienst? Ein kurzer Blick ins Inhaltsverzeichnis und in den Text kann dir zeigen, welche Konzepte und Werkzeuge dir bisher entgangen sind.

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