Papierkram, Dateien und E-Mails



Papierkram: kein „Verzetteln“ mehr

Auch für deinen Papierkram musst du ein Ordnungssystem entwickeln. Das Kriterium „Gleiches zu Gleichem“ ist hier besonders wichtig, d.h. alle ähnlich gelagerten Aufgaben (recherchieren, telefonieren, E-Mails, schreiben, lesen, etc.) werden auch optisch zusammengefasst, um die Rüstkosten beim Abarbeiten gering zu halten.

 

Beschaffe dir eine dreiteilige Briefablage, um deine Prozesse nach zeitlicher Abarbeitungsreihenfolge zu sortieren: Oben kommt baldmöglichst zu Erledigendes, in die Mitte mittelfristige Aufgaben sowie die „Wiedervorlage“ (1-2x/Woche checken), unten langfristig anzugehende Projekte (1-2x/Monat durchsehen).

 

„Zu-Lesen-Stapel“: Er enthält alle zu lesenden Fach- und Studienzeitschriften, Informationsmaterial, etc. Du kannst diesen Stapel abends im Bett sukzessive abarbeiten oder dir immer etwas davon für unterwegs mitnehmen, um Wartezeiten zu überbrücken. Das Ziel ist es, die wichtigen Informationen herauszufiltern und den Rest wegzuwerfen.

 

Stapel mit aktuellen Prozessen: Diese können in einer weiteren Briefablage, im Hängeregister oder im Regal liegen. Hier sortierst du alles, was zusammen­gehört: z.B. Internetrecherche/E-Mail schreiben, „Hausarbeit 1“, „Projekt B“, etc.

 

 

Tipps & Tricks, um die Informationsflut zu bremsen

 

Standby-Informationen: Die Idee ist dieselbe wie bei der Standby-Funktion am Fernseher: Energie sparen, aber auf Knopfdruck ist alles Einsatzbereit. Mit diesem Prinzip meine ich, dass du so viel wie möglich Informationen auf deinem Rechner abspeichern solltest, statt zu versuchen, die ausge­druckten Dokumente zu sortieren.

Zudem kannst du im Internet immer aktuelle und detaillierte Infos recherch­ieren: Das ist wesentlich praktischer, als alles ausgedruckt wie ein gieriger Hamster zu horten.

 

Nach anfänglicher Skepsis baue ich mir nun ein Computer-Archiv auf. Fotos, Musik & Papierkram – alles wird elektronisch gespeichert. Brauch ich was, druck ich es mit dem Laserdrucker schnell aus und werfe das wieder in die Computerdatei eingearbeitete Papier wieder weg.

 

So spare ich Zeit, die ich früher zum Archivieren verwendet habe, kann Suchfunktionen nutzen und hab noch eine Sicherheitskopie (alle zwei Monate komplette Sicherung auf externer Festplatte).

 

Der größte Vorteil: Ich hab 90% der Dinge, die ich zum Arbeiten brauche im Rechner und kann fast überall gut arbeiten. (P.S.: Und die Umwelt? – Am besten „2-Seiten pro Blatt“ einstellen (druckt zwei A5 Seiten auf A4 Format) und Papier doppelseitig bedrucken – dann bekommt man in Summe vier Seiten pro Blatt).

 

Ein wichtige Ausnahme:

Für deine großen Interessengebiete und Bau­stellen würde ich mir immer ein gut recherchiertes Buch kaufen, das man auch im Bett oder am Strand gut lesen kann – Orte an denen man Zeit und Muße hat, über die Dinge tiefgründig nachzudenken. Zudem sammelt und strukturiert ein Buch die Informationen auf eine didaktisch sinnvolle Weise, was im Internet nicht der Fall ist.

 

 

Fangen von „Informationsschmarotzern“: Informationsschmarotzer sind veraltete oder fehlsortierte Zettel und Unterlagen. Erwischt du solch einen Wicht in deinem Hängerregister oder deiner Ablage, sortier ihn sofort um oder entferne ihn. Werfe jedes Schriftstück sofort in den Papierkorb, das ohne Informationswert ist, nicht bearbeitet oder aufgehoben werden muss.

Trenne das Medium von der Information: Liest du Zeitungen, habe keine Skrupel, Informationen herauszureißen.

Lies Zeitschriften anhand des Inhaltsverzeichnisses: Journalisten und Redakteure geben sich alle Mühe, ihre Zeitschrift so attraktiv wie möglich zu machen. Gib dir ebenfalls Mühe, dem zu widerstehen und nur die Informationen zu filtern, die dich wirklich interessieren oder die du aktuell brauchst. Wenn du anhand des Inhaltsverzeichnisses direkt auf die entsprechenden Seiten springst, bleibst du nicht an Bildern, Werbungen und Unwichtigem hängen.

2x genügt! Fasse, wenn möglich, jedes Blatt Papier nur zweimal an, um damit sofort etwas Konkretes zu tun oder zu veranlassen: Angenommen du bekommst einen Brief und öffnest ihn (1.Berührung): Entscheide ob du ihn sofort wegwerfen oder erledigen kannst (3-Minuten-Regel) oder ob er mehr Aufmerksamkeit braucht. Dann ordne ihn in einem Ablagefach/-stapel zu. Versuche dann den Vorgang mit einem Ruck abzuschließen (2. Berührung).

Komposthaufen: Der „Komposthaufen“ ist eine Art „Vorpapierkorb“, ein Stapel, auf dem alle Unsicherheitsfälle kommen, bei denen du dir nicht sicher bist, ob du sie noch einmal brauchst. Alle drei bis vier Wochen wirfst du das untere (älteste) Drittel weg – Es ist dann quasi wie beim richtigen Komposthaufen verrottet.

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Markiere beim Lesen sofort wichtige Informationen, um die nachfolgende Bearbeitung zu erleichtern. Versehe interessante Bewerbungsanzeigen, Berichte und Post sofort mit Vermerken, Ideen und Gedanken. Die besten Ideen kommen direkt beim erstmaligen Lesen!

 

 

Telefongespräche: Niemals ohne Plan
(schriftliche Notizen):
  • Weshalb rufst du an? Was sind deine Gesprächsziele?
  • Welche Unterlagen benötigst du?
  • Welche Infos benötigt der Gesprächspartner?
  • Wann ist die beste Anrufszeit (Geschäftszeiten & Mittagspause beachten)?
  • Bei schwierigen Dingen: Lege dir Argumente und Argumentationsstruktur zurecht, formuliere deine persönliche Motivation und deinen Nutzen, sowie Antworten auf mögliche Einwände des Gesprächspartners.
  • Lächle am Telefon! Über die Stimme wird mehr über deine Person und Ver­fassung transportiert, als du glaubst! Mach Notizen während des Gespräches, auch danach: Was hast du für ein Gesprächsergebnis erzielt, was sind die nächsten Schritte?

     

    Wissensmanagement: Gewusst wo

     

    Deine „Infrastruktur“: Wichtige Ordner

    Lege neben dem Ordnerwald, der im Zuge deines Studiums wachsen wird, folgende Ordner an, die ich als „Infrastruktur“ bezeichne, da sie zentrale Dokumente und Prozesse festhalten:

     

    Dokumente & Nachweise im „Karriereordner“: Hinein kommt alles, was du evtl. bei Bewerbungen zum Nachweis deiner Leistungen brauchst: Alle Zeugnisse, Praktikumsnachweise, wichtige Urkunden und Nachweise weiterer Aktivitäten.

     

    Bewerbungsordner: Informationen und Tricks rund um die Bewerbungen, Hinweise und Tipps zu Bewerbungsverfahren, Vorstellungsgespräche etc. sowie Informationen zu interessanten Arbeitgebern.

     

    Studium, Organisation, Finanzen:

    Alles rund ums Studium: Prüfungsordnung, Immatrikulationsbescheinigungen

    Gesundheit, Finanzamt, Auto, Versicherungen, …

    Je mehr Übersicht und Ordnung du in deine Finanzen bringst, desto weniger Geld verlierst du! Behalte Kontoauszüge, Belege & Co. gut im Auge.

     

    Zitate-/Quellenordner: Hier sammeln sich Studientexte, die so fundamental sind, dass du sie immer mal wieder in Hausarbeiten, Essays, deiner Abschluss- oder Doktorarbeit zitieren kannst. Dies ist besonders für Promotionswillige zu empfehlen.

     

    Kompetenzordner: Für deine Studienfächer, Hobbys oder bestimmte Kompetenzen. Ich habe z.B. einen extra „Rhetorik“, „Marketing“ und „Studi-Skills“ Ordner.

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    Materialkunde – Ordner und Mappen unter Kontrolle

     

    Materialkunde - Ordner & Mappen unter Kontrolle

    Projektmappen: Beklebe deine Mappen auf der Vorderseite mit einem weißen Blatt Papier. Dort kannst du nun wichtige Infos und spezielle To-do’s aufschreiben. Die Zettelwirtschaft ist eingedämmt.

    Trennblätter: Wahrscheinlich wirst du dir normale Ordner für deine Studienunterlagen besorgen. Kaufe dazu geeignete Trennblätter. Das ist viel wert, wenn du mehrere Kurse in einem Ordner lagerst. Du kannst deine Ordner übrigens in langweiligen Vorlesungen sortieren – dann hast du zu Hause Ruhe!

    Leicht halten: Stopfe deine Ordner nicht zu voll. Er wird zu schwer und das ein- und ausheften wird nervig. Gerade in der Prüfungszeit! Also maximal zu 80% füllen!

    Flexibilisierung vs. Gefangennehmen der Gedanken: To-do-Listen, Ideen etc. kannst du entweder flexibilisieren, z.B. auf kleinen Zettelchen und Post-its (auch für den Computer erhältlich, siehe Service-Teil), um diese Zettelchen dann auf deine Pinnwand, in deinen Kalender oder deinen Schreibtisch zu den jeweiligen Aufgaben zu kleben.

    Das Gegenteil dieser Methode hat auch etwas für sich: Die Gedanken nicht zu befreien, sondern sie in einem kleinen Notizbuch „gefangen zu nehmen“, das du übersichtlich nach Ideensammlung, nützlichen Internetseiten, To-do’s, etc. gegliedert hast. Bedingung: Das Notizbuch ist immer dabei!

     

     

    Pimp your Terminkalender

    Ich bin weder Fan von zu kleinen noch von zu großen Terminkalendern. Ein dünner DIN-A-5-Kalender, in dem man auf einer Doppelseite die ganze Woche im Blick hat, ist optimal. Nutze die Tages-/ Wochenübersicht des Kalenders für:

     

    Deine Terminübersicht. Beugt nicht nur dem Vergessen vor, sondern ist gleichzeitig hinterher eine Dokumentation, was du an welchem Tag gemacht hast.

    Tagesplanung/To-do’s. Manchmal verwende ich dafür kleine Haftnotizen, um bestimmte Aufgaben in meinen Kalender zu heften. Das erlaubt die Flexibilität, diese Haftnotiz einfach einen Tag weiter zu kleben, wenn ich die Sachen nicht geschafft haben sollte. Das lästige Vortragen von Aufgaben auf den nächsten Tag entfällt.

    Ein Kontrollsystem, indem du notierst, wie lange du täglich an deiner Hauptaufgabe gearbeitet hast. Ebenso kannst du Gedanken zum Tag oder Verbesserungsvorschläge für den Nächsten festhalten.

     

    Ein wenig „Bastelarbeit“ ist ratsam,
    um deinen Kalender aufzupeppen,
    und mit wiederholt benötigten
    persönlichen Informationen zu versehen:

    Wichtige Daten: Bankverbindungen, Logins (siehe unten)

    Deine Strategie-Karte

    Eine Jahresübersicht/detaillierte Monatsübersicht, in der du Auswärts- und wichtige langfristige Termine eintragen kannst.

    Ein paar Notizseiten für Ideen (ich sammle dort z.B. Geschenkideen für Freunde und Verwandte), Vokabeln/Fachwörter, etc.

    Eine Adressenliste (herausnehmbar für’s nächste Jahr) und wichtige Telefonnummern (Stadtverwaltung, Arzt, Copy-Shop, Hochschulwerk)

     

    Erstelle diese Sachen am Computer und drucke sie auf DIN-A-5 aus, bzw. klebe sie doppelseitig in eine geeignete Stelle deines Kalenders. Als Alternative kannst du die Daten auch per Hand hineinschreiben, aber was machst du dann im nächsten Jahr? Im Computer ist es zunächst mehr Arbeit, dann ist es aber leichter zu aktualisieren.

     

     

     

    Wichtige Daten wieder finden

    Immer wieder nach den richtigen Informationen zu suchen nervt. Lege dir deswegen eine Sammlung mit den wichtigsten Daten an, die du immer wieder brauchst und klebe sie in deinen Terminkalender.

     

    Konto-Übersicht: Neben Kontonummer & Co. gehören hierhin Notruf­nummern, wie die Sperrnummer für EC- und Kreditkarten.

    Passwortverzeichnis: Hierein kommen alle Login-Infos für registrierte Webseiten.

     

    Hinweis: Ich vergebe mir übersichtshalber (dafür mit Sicherheitsabstrichen) nur zwei verschiedene Passwörter: Ein Kompliziertes für die wichtigsten Logins (Online-Banking) und eines für unbedeutende Webseiten. Im Passwortverzeichnis steht als Erinnerung ein Platzhalter, also „Standard“ für das wichtige Passwort, „Standard II“ für das zweite.

     

    Wichtige Daten & Weiteres: Platz für all die Informationen, die du sonst ewig in deinen Unterlagen suchst.

    Telefonnummern: In diese beiden Felder kommen wiederholt benötigte Daten, z.B. Telefonnummer vom Prüfungsamt, Hochschulwerk, Stadtver­waltung etc.

     

     

    Konto-Übersicht:

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    Passwort-Verzeichnis:

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    Reise-Organisation:

    Wenn du das nächste Mal vereist, wirst du die folgenden Tipps nützlich finden:

    Nur das Notwendigste: Mach auch mal Pause von deinen Besitztümern und fahre nur mit dem Notwendigsten fort: Meist zieht man doch dasselbe an. Wähle sorgfältig aus, was du tragen willst – im doppelten Sinn des Wortes.

    Reise-Module: Richte dir kleine Täschchen oder Plastikbeutel-Module ein, die du flexibel mit nach Hause, zu Bewerbungsgesprächen oder in den Urlaub nehmen kannst. Folgende Module sind nur Ideen, die du erweitern kannst:

    „Be prepared“: Dieses Modul enthält ein Notfallpack, das ich immer im Rucksack trage. Darin: Mini-Zahnbürste, Mini-Deo, eine kleine Schachtel mit den wichtigsten Medikamenten sowie Haargel. Nützlich vor Bewerbungsgesprächen, Dates & Co.  …

    Mini-Büro: Mini-Textmarker, Mini-Tacker, Mini-Post-Its, Druckbleistift mit Radierer. Damit du unterwegs gut arbeiten kannst und Sachen, die du unterwegs oder spontan liest, nicht lang nachbereiten musst.

    Waschtasche: Kaufe dir eine aufhängbare Waschtasche, so bleibt Platz auf dem Waschbecken. Darin: Die wichtigsten Medikamente, Kosmetika, Pflegemittel.

    Sommer-Survival: Sonnencreme, Sonnenbrille, Badesachen und –schlappen.

    Kalender & Handy: In beidem sollte alles Wichtige gespeichert sein: Adressenliste, Passwortverzeichnis, Bankverbindungen, Notfallnummern. Du weißt nie, in welchem Teil der Welt du die Infos einmal brauchen wirst.

    Nur 75% Auslastung: Wenn wir, wie gewohnt die Kapazität unserer Reisetasche auf dem Hinweg immer 100% auslasten würden, passiert auf dem Rückweg immer dasselbe: Sie geht nicht mehr zu. Der Grund: Einkäufe und gebrauchte Sachen nehmen mehr Platz in Anspruch. Zudem haben wir weniger Zeit zu packen. Deswegen immer 25% Platzreserve einplanen!

    Mehrere Funktionen suchen: Auf Reisen gilt: Versuche solche Dinge mitzunehmen, die mehrere Funktionen erfüllen: After Sun ist gleichzeitig Hautcreme, Shorts und T-Shirt sind auch Schlafanzug, Badschlappen sind gleichzeitig Hausschuhe.

    Miniaturisierung: Fülle alle Kosmetika (Shampoo, Duschbad, Cremes) in kleine Behältnisse ab. In der Drogerie gibt es auch Mini-Fläschchen aller Art zu kaufen, oder du verwendest die kleinen Proben aus Hotels.

    Aufhängen: Viele Taschen und kleine Karabinerhaken machen es leichter die Übersicht zu wahren. Nimm je eine Tüte für getragene Sachen, Elektronik-Zeug, etc. Packe immer ein paar Tüten in Reserve ein. Wenn es mal eng wird, kannst du dir einen „hängenden“ Kleiderschrank mit den vielen Tüten basteln, die du an die Karabiner-Haken hängst.

     

     



    Kategorie: Aufräumen | Artikel von | am 01.06.2020

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    Martin Krengel

    Hi, ich bin Martin,

    Ich will dir helfen, deine Talente zu entfalten und deine PS endlich auf die Straße zu bringen. Ich war mal ein Chaot - doch habe es geschafft, sowohl mein Abi als auch 2 verschiedene Studien "mit Auszeichnung" abzuschließen. > Über Dr. Martin Krengel (Vita)
    Ich habe für dich 11 Bücher geschrieben, die sich knapp 200.000 mal verkauften und in 5 Sprachen übersetzt sind:

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