Zeitmanagement Tipps: Die 13 besten Methoden 2025, die jeder kennen sollte!
Die besten Tipps und Methoden zum Zeitmanagement:
Wenn du dein Zeitmanagement verbessern und Stress reduzieren willst, musst du lernen, Prioritäten zu setzen, Aufschieben und Ablenkungen zu stoppen, deine Selbstdiziplin, Motivation und Energie steigern und mehr Struktur in deinen Tag bringen – z.B. mit unseren Wochenplan-Vorlagen für perfekte Tage.
Hier findest du die besten Methoden und Tipps für dein Selbstmanagement! | Lesezeit: 90 Sekunden. | von: Dr. Martin Krengel
Wie isst man einen Elefanten?
Happen für Happen!“Afrikanisches Sprichwort zum Zeitmanagement
Die Zeitmanagement-Tipps & Methoden in Kürze
Auf einen Blick:
Checkliste:
- Setze SMARTE Prioritäten mit der Eisenhower-Methode
- Bestimme 3 kritische Erfolgsfaktoren für dein Ziel.
- Entscheide, welche Arbeits- und Planungsweise die beste für dich ist: A) Ultra-Fokus, B) Block-Planung, C) Stapelattacke (siehe Video im Text)
- Plane 1/3 deiner Zeit als Puffer und Pausen ein!
- Zerlege große Aufgaben in kleinere Arbeitspakete, die du innerhalb von 1 Stunde erledigen kannst.
- Eat the Frog first. Starte mit der wichtigsten Aufgabe!
- Bündele deine Aufgaben, um mentale Umschaltkosten zu reduzieren.
- Vereinfache deine Aufgaben und dein Denken. Perfektionismus schadet dir!
- Bitte Experten und andere um Hilfe. Delegiere, wenn möglich.
- Plane gemäß meiner Wochenplan-Vorlagen und Tagesplan-Beispiele (siehe „Downloads“ oder folge den Popups.)
- Versuche, zwei Fliegen (= Ziele) mit einer Tätigkeit zu schlagen.
- Lade deine 5 Lebensbatterien proaktiv auf, BEVOR du müde wirst! Denn du bist nichts ohne Energie, Motivation und Fokus! Wie? >> siehe Zeitmanagement-Kurs)
- Verzeihe dir, wenn es mal nicht so produktiv läuft. Du bist ein Mensch, keine Maschiene!
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Zeitmanagement verbessern: Erfolgsgrundlagen
1. Setze klare Prioritäten und konkretisiere deine Ziele mit der SMART-Methode:
Die Eisenhower-Matrix ist ein Zeitmanagement-Klassiker, den jede(r) kennen sollte! Kategorisiere deine Aufgaben:
- Wichtig & nicht dringend: Für diesen Bereich proaktiv Zeit im Tagesgeschehen blocken! Auf diese Dinge kommt es wirklich an.
- Wichtig & dringend. Kurzfristig haben diese Dinge Vorfahrt, aber bitte in Zukunft vorbeugen.
- Weniger wichtig & aber aktuell / dringend. Diesen Bereich schnell und effizient (gemäß 20/80-Regel) abarbeiten.
- Weniger wichtig & nicht dringend. So weit wie möglich einschränken.
Zeitmanagement Tool und Übung:
Hast du das Gefühl, dass dir die Zeit davonläuft?
Notiere alle Tätigkeiten in chronologischer Abfolge. Die Analyse hilft zu erkennen, wobei man unnötig viel Zeit verbringt, und dient als Ausgangspunkt für die zukünftige Planung.
Wahrscheinlich wird es nach der Auswertung des Protokolls einige Überraschungen geben. Und genau dies ist beabsichtigt! Denn: Rückblick ist wichtiger als idealistische Planung. So schützt du dich vor Überforderung und setzt bessere Prioritäten.
Lies hier, wie du SMARTE Ziele setzt.
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2. Bestimme die kritischen Erfolgskriterien für dein Projekt | Job | Ziel
Es gibt immer Dinge, die dich schneller ans Ziel bringen als andere. Konzentriere deine Energie und Zeitplanung auf diese wichtigen Tätigkeiten, die dich einen größeren Schritt voranbringen und dein Zeitmanagement optimieren!
Behalte die Zeitmanagement-Faustregel im Kopf:
Beginne immer mit wichtigen Aufgaben und schiebe die kleineren Dinge zwischen die großen Fokus-Blöcke. (siehe auch: Modul 2 der Golden Rules)
🚨 Oft haben Menschen völlig verdrehte Vorstellungen davon, wie sie ihre Ziele erreichen können. Warum? Lies hier das erste Kapitel aus „Dein Ziel ist im Weg„.
3. Welche Planungsmethode ist die beste?
Schau dir das Video an, und entscheide, welche der drei Methoden AKTUELL für dich am besten ist:
Die drei grundlegenden Planungs- und Arbeitsweisen sind:
- Die Ultra-Fokus-Methode (Damit geht es leichter)
- Die Block-Planung (Wochenplan)
- Der Task-Ninja (aka Stapelattacke, siehe auch Golden Rules S.134/135)
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4. Der größte Zeitmanagement-Fehler
Der größte Fehler für dich als Zeitmanager ist, wenn du Aufgaben machst, die überhaupt nicht gemacht werden müssten!
Faustregel:
Mit bereits 10 Minuten Planung sparst du ca. 1 Stunde Zeit am Tag!
Durch ein wenig Struktur und Aufgaben-Tetris planst du deine To-Dos und Zeit geschickter und sparst viel, sehr viel Zeit.
Wichtige Fragen für erfolgreiche Zeitmanager:
- Wann ist der beste Zeitpunkt für welchen Arbeitsschritt?
- Was muss zuerst erledigt werden, bevor etwas anderes angegangen werden kann?
- Wie lassen sich Dinge kombinieren?
- Welche Mails/Telefonate/Aufgaben kannst du bündeln?
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5. Häppchen-Taktik
Wie isst man einen Elefanten? Happen für Happen!“Afrikanisches Sprichwort.
Hab keine Angst vor großen Brocken – zerlege sie in kleine Abschnitte und plane die Meilensteine sorgfältig. So kommst du Schritt für Schritt im Zeitplan voran.
Zwischenschritte sind leichter mit Checklisten kontrollierbar. Man nennt diese Zeitmanagement-Technik auch „Salamitaktik„, denn eine Salami würden wir auch nicht auf einmal verschlingen, sondern sie uns Scheibe für Scheibe auf dem Brot schmecken lassen.
Viele kennen die Häppchen-Taktik auch aus verschiedenen Produktivitätsblogs, wo sie als „Timeboxing“ oder abgewandelt auch als „Pomodoro-Technik“ beschrieben wird. Im Grunde liegt der Kern dieses Zeitmanagement-Tipps darin, nicht die Zeit einer Aufgabe anzupassen – sondern die Aufgabe einer bestimmten Zeit.
Brauchst du mehr Motivation? Hier geht’s zu meinen Motivationssprüchen.
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Richtig Prioritäten setzen:
Zeitmanagement-Methoden, Nr. 6 + 7:
6. Erledige die wichtigsten Dinge zuerst
Es ist vielleicht der wichtigste Selbstmanagement-Schweinehund-(Aus-)Trick: Lege die wichtigste, denkintensivste, kniffligste Aufgabe bereits am Vorabend auf deinen (aufgeräumten und nun ablenkungsfreien) Schreibtisch.
Lasse den Rechner aus. Dann am morgen, ist das deine „Pole Position“. Du startest gleich voll durch, wenn du noch den Kopf frei und den Körper voller Energie hast (ja, der Rechner ist dann immer noch aus!).
Netter Nebeneffekt: Dein Gehirn wird gleich morgens mit der wichtigsten Aufgabe gefüttert und arbeitet unterbewusst auch bei Unterbrechungen und Pausen an dieser wichtigen Aufgabe weiter.
Damit verringerst du auch die Gefahr, dich zu verzetteln.
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7. Beachte deinen Biorhythmus (Leistungskurve)
Eine Ausnahme / Ergänzung zu Regel 6 ist deine persönliche Leistungskurve (Biorhythmus). Manche können früh topfit arbeiten, schalten abends aber ab. Andere kommen erst spät in die Gänge.
Finde heraus, wann du als Zeitmanager deine „Hochs“ hast. Stelle sicher, dass du in diesen Zeiten ungestört an deinen wichtigen Aufgaben arbeiten kannst! Lege Routinen und unwichtigere Aufgaben in Leistungstiefs: E-Mails checken, einkaufen gehen und Wohnung putzen kannst du auch in Pausen!
So sind Pausen gleichsam produktiv wie erholsam – denn du bewegst dich, regst dabei die Gehirnaktivität und Muskulatur an, während deine Augen eine Bildschirmpause haben.
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Zeitmanagement Tipps Nr. 8-10: Simplify! So entlastest du dich:
8. Fasse gleichartige Aufgaben zusammen
Aufgaben bündeln = Effizienz. Sammle gleichartige Aufgaben auf einer Liste, um diese effizienter abarbeiten zu können. Im Job sind das z.B. Telefonate, E-Mails oder Ablagen, die man gut in einem Block erledigen kann. Im Studium ist es sinnvoll, zeitaufwendige Recherchen, Schreibarbeiten sowie Vorlesungen in Blöcken zu bündeln.
Wenn du mehr dazu wissen willst, klicke auf die Box und ich sende dir gratis weitere Tipps zu:
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9. Vereinfache
Simplify! Denkst du manchmal etwas zu kompliziert? Liegt zu viel Kram in deiner Bude, der dich ablenkt? Hast du dir Sachen vorgenommen, die dich deinen wirklichen Zielen keinen Zentimeter näher bringen?
Dann ist ein „mentaler Frühjahrsputz“ fällig!
Lerne perfektes Zeitmanagement, indem du immer wieder diese Fragen stellst: „Was ist wichtig? Was ist dringend? Was ist keins von beidem?“ (Eisenhower-Prinzip) oder: „Welche 20 Prozent der Aufgaben erbringen 80 Prozent meines Erfolges?“ (Pareto-Prinzip).
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10. Frage andere um Rat
Freunde fragen. Wenn du an einem Problem hängst, nicht weißt, wie etwas funktioniert, oder richtig down bist, frage andere um Rat.
Es müssen nicht unbedingt Fachexperten sein – auch Freunde, Partner oder die Eltern sehen deine Situation objektiver oder haben mehr Erfahrung / Wissen.
Hab keine Scheu, die meisten Leute helfen gern!
Und eine gute Idee ist es auch immer, das Wissen von Experten und anderen erfahrenen Menschen anzuzapfen, durch Bücher, Seminare oder Online-Kurse. Dort bekommst du hilfreiche antworten auf Fragen, die du dir bisher möglicherweise noch nicht einmal gestellt hast!
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Zeitmanagement Tipps Nr. 11 – 13: Profi-Level!
11. Teile deinen Tag in Sessions ein
Arbeiten = Fokussieren.
Pause = Du kannst dich wieder öffnen.
Du musst nicht 24 Stunden am Tag erreichbar, online oder gar produktiv sein. Bei den meisten Aufgaben ist es wichtig, dass du diese an einem Stück für ca. 60–120 Minuten (je nach Konzentrationsspanne) abarbeitest, um nicht aus dem Konzept gebracht zu werden. Schirme dich in diesen Arbeitsphasen ab und rufe Leute in den Pausen zurück.
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12. Schaffe Synergien
Menschen = Wünschen. Die Wissenschaft bestätigt: Wir planen zu optimistisch. Oft ist der Wunsch Vater unserer Pläne – nicht die realistische Einschätzung! Selektiere, frage dich: „Was ist mir wirklich wichtig?“. Nicht alles musst du hinten anstellen: Viele Aufgaben können mit angenehmen Dingen verbunden werden.
Versuche, bei einer Tätigkeit zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Das gelingt, indem du deine Aufgaben, Aufträge oder Lernthemen möglichst clever miteinander verbindest.
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13. Schritt-für-Schritt besser werden!
Du wirst leider kein perfekter Zeitmanagement-Experte über Nacht. Du brauchst immer wieder neue Impulse, Reflexion und Inspiration. Deswegen habe ich die 50 wichtigsten Zeitmanagement-Prinzipien kurz & griffig für dich aufgeschrieben: In den Golden Rules findest du alles, was du brauchst um effektiver, entspannter und strukturierter zu Arbeiten, Lernen und zu Leben.
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Kurstipp zum Thema
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Bonus-Tipp: Bleib flexibel! Die Gelegenheit beim Schopfe packen
Zeit hat zwei Facetten:
Tick. Tack. Tick. Die Zeit schreitet voran. Tack. Unaufhörlich bewegt sich der Sekundenzeiger weiter und es gibt nichts, was wir dagegen tun könnten.
Wir sind stark auf dieses lineare Zeitgefühl programmiert, ja teilweise sogar von ihm abhängig. Wir orientieren uns an der Zeit, treffen danach Verabredungen.
Diese lineare Zeit erleichtert uns nicht nur die Koordination. Sie ist es, die uns das Gefühl gibt, alt zu werden. Sie ist die Zeit, die wir unaufhörlich verlieren, wenn wir sie nicht nutzen.
Wir versteifen uns dann auf eine Aufgabe, sagen, wir hätten viel zu tun und werden unempfänglich gegenüber Chancen, die sich in unserem Umfeld bieten. Doch die lineare Zeit ist nur eine Zeitdimension.
Das Sprichwort „Die Gelegenheit beim Schopfe packen“ stammt von einer Vorstellung an den langhaarigen griechischen Zeitgott „Kairos“, der sich immer dann zeigte, wenn sich eine günstige Gelegenheit bot. Man musste Kairos dann an den Haaren packen und ihn festhalten – sprich: die Chance nutzen.
Wir alle kennen diese Situationen, in denen Glück und Erfolg nur wenige Taten entfernt zu liegen scheinen. Wenn man eine zündende Idee hat, zögert und kurze Zeit später deprimiert feststellt, dass ein anderer mit einer ähnlichen Idee sehr viel Erfolg hat.
Wenn dich ein netter Mensch anlächelt und du dich nicht traust, ihn oder sie anzusprechen. Oder du plötzlich eine wichtige Person triffst. Wäre es nicht besser, trotz aller Vorbehalte, Ängste und Sorgen gleich zuzugreifen? Es einfach mal zu versuchen? Auch auf die Gefahr hin, dass man Anfangsfehler macht oder nicht gleich die richtigen Worte findet?
Selbst, wenn man keinen Erfolg haben sollte, weiß man wenigstens, woran man ist und kann sich nach Alternativen umsehen. Und wer weiß, wann die nächste Chance kommt? Womöglich nie.
Nicht immer ist langes Überlegen sinnvoll: Wir können es uns gerade in jungen Jahren leisten, spontan zu sein und Fehler zu machen. Lass dich hin und wieder von deiner Intuition leiten und versteife dich nicht auf deine Aufgaben! Du wirst so viele Chancen nutzen können und neue Entdeckungen in spannenden Bereichen machen.
Dr. Martin Krengel wurde vom Chaoten zum Zeitmanagement-Experten. Wie? Das liest du in seiner Vita.
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