Ordnung halten: Clever aufräumen am Schreibtisch, Arbeitsplatz und Zuhause

 

Aufräumen und Ordnung halten – mit cleveren Tipps mehr Ordnung im Haushalt

Ein freier Schreibtisch schafft einen klaren Kopf!

 

 

 

 

 

Oha. Oft fehlt es eindeutig an Struktur durch eine vernünftige Büroorganisation. Für mehr Durchblick gibt es wirksame Mittel, das Chaos zu beseitigen. Das klingt vielleicht kompliziert. Bedeutet aber nur, dass du mit einfachen Tricks deinen Schreibtisch organisieren kannst und mit einem cleveren Ordnungssystem schneller den Durchblick hast und effizienter arbeiten kannst.

Mit ein paar Tricks zeige ich dir, wie du dein Chaos beseitigst und durch mehr Ordnung alles, was du suchst, innerhalb von zwei Minuten wiederfinden kannst. So kannst du z.B. mit dem „Reichweiten-Prinzip“ clever Ablenkungen reduzieren, Zeit sparen und konzentrierter lernen und produktiver arbeiten sowieso.

Du lernst außderdem, was es mit der Kaizen-Methode auf sich hat, wie du mehr Überblick über wichtige Unterlagen gewinnst, und Ordnung im Büro und an deinem Arbeitsplatz schaffst und hältst.

 

Übersicht über den Artikel:

 

 

 

Die Folgen von fehlender Ordnung

 

Dein Nutzen von mehr Ordnung

Herumliegende Dinge binden Aufmerksamkeit. Das ist ein unbewusster Vorgang: Wir sehen eine Fernbedienung und dieser Reiz löst Denkprozesse aus.

Plötzlich fällt uns ein, dass wir doch noch diese Dokumentation im ZDF aufnehmen wollten. Krimskrams wie Rechnungen, Wäsche, Magazine, Fotos, MP3-Player etc. erinnert an Dinge, die viel verlockender sind oder zumindest viel schneller und leichter erledigt werden können als das, was wir eigentlich tun sollen, und ja auch wollen.

Abgelenkt vom Eigentlichen verzetteln wir uns. Finden nichts mehr. Suchen ewig nach der Brille. Oder kämpfen ständig um genügend Platz auf dem eigenen Schreibtisch.

Und dann sind da noch diese Dinge, du weißt schon – der Tennisschläger, den du gekauft, aber nie benutzt hast. Oder die neuen Schuhe: Sie fordern zur Benutzung auf, sind aber eigentlich doch nicht so toll, wie sie im Laden aussahen. Und die ganzen Bücher! Wolltest du alle lesen. Tatsächlich werden sie nur von einer Ecke in die andere geschoben.

Neben der Zeitersparnis habe ich viel mehr gewonnen, als nur einen vorzeigbaren Schreibtisch: Die Klarheit in meinem Umfeld überträgt sich auf mein Denken und meine Arbeitsprozesse. Daher lautet meine These: „Ordnung im Umfeld = Ordnung im Kopf“.

Es ist nicht nur ein schönes Gefühl, in einer sauberen Umgebung zu arbeiten, sondern die Reduktion von Ballast hat auch motivations- und konzentrationsfördernde Effekte.

Wenn es schnell gehen soll: Hier findest du 10 coole Ordnungs-Quickies zum Ordnung schaffen und Ordnung halten. Willst du mal so richtig deine Wohnung, dein WG-Zimmer oder deinen Haushalt Aufräumen und Ausmisten? Dann habe ich hier noch spitzenmäßige Tipps.

Die Vorteile der Reduktion liegen auf der Hand! Unser Leben hat nun mal nur begrenzt Platz für bestimmte Dinge und Aufgaben. Dabei können wir uns entweder mit Dingen beschäftigen, die nebensächlich sind, die wir schon immer gemacht haben oder die in der Vergangenheit eine Bedeutung für uns hatten. Oder wir können uns mit Dingen beschäftigen, die uns jetzt und in der Zukunft Spaß machen, uns weiter voran bringen und uns viel Energie verschaffen.

Unterstützt wird diese Freiheit durch Überblick und Struktur. Sind dein Schreibtisch und Schubladen vollgekramt, fällt es viel schwerer, neue Projekte anzufangen.

Lenken dich oft Dinge ab? Fehlen dir gute Konzentrationsmethoden? Hast du Probleme mit Aufschieben („Prokrastinieren“) deiner Hausaufgaben oder deines Lernstoffs an der Uni? Dann lies weiter, denn Ritalin und Motivationssprüche bringen dich nicht weiter und können deine Prüfungsangst nicht beseitigen.

 

Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin KrengelOrdnung am Arbeitsplatz klingt langweilig. Ist es auch. Aber tierisch nützlich! Mit dem „Reichweiten-Prinzip“ kannst du clever Ablenkungen reduzieren, Zeit  sparen und konzentrierter lernen und produktiver arbeiten sowieso. Folgender Artikel stammt aus den Golden Rules, das Ich-werde-zum-Selbstmanagement-Yedi-Buch, das schon knapp 30.000 Lesern zu mehr Ordnung am Schreibtisch verholfen hat …

 

 

Ordnung halten: Tipps und Tricks

Ordnung im Büro und am Schreibtisch:10 Methoden 

 

 

Deine Schwiegermama steht vor der Tür. Oder dein Date?

Jetzt sind SOS-Ordnungstricks goldwert.

Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin KrengelOrdnung am Arbeitsplatz klingt langweilig. Ist es auch. Aber tierisch nützlich! Mit dem „Reichweiten-Prinzip“ kannst du clever Ablenkungen reduzieren, Zeit sparen und konzentrierter lernen und produktiver arbeiten sowieso. Folgender Artikel stammt aus den Golden Rules, das schon knapp 40.000 Lesern zu mehr Ordnung am Schreibtisch verholfen hat …

 

 

 

Büroorganisation - Schaffe mehr Ordnung am Arbeitsplatz und vermeide Ablenkungen durch Chaos am Schreibtisch

 

 

Ordnung und Organisation am Arbeitsplatz

Mit diesen Tipps räumst du am besten deinen Arbeitsplatz auf:

Ordnung und Organisation - Buch - Zeitmanagement - Selbstmanagement - Motivation - Selbstmotivation - Konzentration - Studium - Lernen - Ratgeber Dr. Martin KrengelOrdnung in deinem Umfeld = Ordnung in deinem Kopf. Nach dieser Faust­formel versucht dieser Teil ein wenig Struktur in dein Equipment zu bringen, denn viele Studizimmer sind vollgestopft mit unnötigen Informationen, fossiler Erinner­ungen und Dingen, für die es weder Zeit noch Verwendung gibt.

Man verbringt täglich etliche Minuten, diese Dinge von einer Ecke in die nächste zu schieben und sich so erfolgreich abzulenken. Deswegen stelle ich hier generelle Über­leg­ungen zum Thema Ordnung, Auf­räumen und Arbeitsplatz an.

Ordnung – für die einen super wichtig, für die anderen richtig lästig: Auf der einen Seite steht der „Messie“, der in seiner Studienhöhle alles hortet, was ihm interessant, aufbewahrens- und lesenswert erscheint. Er ist prä­historisch geprägt, allerdings zum Jäger und Sammler gleichzeitig mutiert. So schleppt er alle möglichen Informa­tionen (Mitschriften, Skripte, Bücher, Zeitschriften) und Erinnerungen (Trödel­markttrophäen, abgerissene Kinokarten) an. Das Selektionskriterium: Alles was nicht giftig ist, ist gut.

Auf dem Schreibtisch nehmen diese Dinge dann ein Eigenleben an und paaren sich mit alten Formulierungsentwürfen, CD´s, Büro­klammern, nicht mehr schreibenden Stiften etc …

Schreibtisch - Ordnung und Organisation - Buch - Zeitmanagement - Selbstmanagement - Motivation - Selbstmotivation - Konzentration - Studium - Lernen - Ratgeber Dr. Martin Krengel

Du glaubst mir nicht? Dass ich nicht ganz daneben lag, be­weist der Schreibtisch eines Bekann­ten. Er arbeitet prak­tisch immer 5 cm über seiner Schreibtischoberfläche. ­Aller­dings möchte er anonym bleiben. Warum nur?

Wie so oft im Leben gibt es nicht nur den Gegensatz zwischen Yin und Yan, Nord- und Südpol sowie zwischen Mann und Frau, sondern auch zwischen dem Messie und dem Pedanten, der seine Schreibgeräte im 90° Winkel zur Tischplatte ausrichtet und mindestens dreimal wöchentlich über und unter den Schränken Staub wischt. Ordnung ist für ihn zum Selbstzweck geworden.

Es gilt auch hier – wer hätte das gedacht – den richtigen Mittelweg zwischen Chaos und Pedanterie zu finden. Wenn du jetzt zum Endspurt dieses Buches noch nicht die Augen verdreht hast, dann begleite mich durch dieses und das nachfolgende Kapitel, indem es heißt „Abenteuer Ordnung.“

 

Ordnung halten: Wichtige Prinzipien und Gedanken 

 

Wozu Ordnung zuhause / am Schreibtisch / am Arbeitsplatz?

Kennst du das Wohlgefühl einer sauberen und nett arrangierten Arbeits- und Wohnumgebung? Du bist konzentrierter, wenn dein Blick nicht ständig von Arbeits- und Plunderhaufen abgelenkt wird und dir nicht mehr ständig einfällt, was du sonst noch alles tun könntest.

Zudem vermeidest du, dass erst nach Projektabschluss Dinge wieder auftauchen, die du längst vergessen hattest, aber dringend hättest gebrauchen können. Keine Unterbrechungen mehr, weil du ständig aufstehen musst, um etwas aus der anderen Zimmerecke zu holen.

Endlich Schluss mit dem nervigen Hin- und Hergeschiebe auf dem Schreibtisch, nur um sich ein wenig Platz zum Schreiben zu erkämpfen. Na wie wäre das?

Bereits bei der Anwendung weniger Ordnungstricks wird dein Gedächtnis entlastet: Nie mehr nach Mitschriften der letzten Woche, dem Schlüssel oder dem Fahrschein suchen. – Klingt gut? Dann lass uns loslegen …

 

Betrachte Ordnung als etwas Fließendes

Vergleiche dein Zimmer mit einem Flussbett – ständig fließen neue Dinge und Informationsmaterial hinein. Doch oft ist der Abfluss verstopft und viele Studentenzimmer werden zu keinem schönen blauen Fluss, sondern zu einem Stausee, indem man ganz schön ins Rudern kommt, bei dem Versuch den Überblick zu behalten.

Ordnung ist daher für mich etwas Fließendes und entsteht durch einen Kreislaufprozess von Reduktion und Ordnung:

Ordnung und Organisation - Buch - Zeitmanagement - Selbstmanagement - Motivation - Selbstmotivation - Konzentration - Studium - Lernen - Ratgeber Dr. Martin Krengel

 

 

Der Kreislauf der Ordnung: Zwischen Einfachheit und geschickten Lösungen

Betrachte Ordnung als etwas Dynamisches, nicht als etwas Starres! Wir sind eher „Verlust-Vermeider“: Einmal erworbene und „gejagte Dinge“ gibt man nur ungern wieder her. Doch Zeiten ändern sich und wir ändern uns. Informationen, Erinnerungstücke und andere Dinge, die wir gehortet haben werden unwichtig oder verlieren an Wert. Dinge, die wir einst schön fanden, sind inzwischen total out oder gefallen uns selbst nicht mehr.

Dennoch traut man sich nicht, diese Dinge wegzuwerfen. Warum? Wir brauchen Freiraum und Platz, damit wir uns der Zukunft zuwenden können! Zumal wir stressigen Zeiten vorbeugen müssen, in denen wir keine Muße haben, aufzuräumen.

Ablageflächen, Regale, Schränke, E-Mails und Festplatten sind wesentlich leichter beherrschbar, wenn sie klein und „leicht“ sind. Vereinfache deine Daten und Besitztümer, damit du die wichtigen Dinge schnell und zuverlässig wieder findest.

Anderseits ist nicht alles reduzierbar, deswegen müssen Dinge so arrangiert werden, dass sie überschaubar und beherrschbarer sind: z.B. durch Bündelung gleichartiger Dinge und bessere oder größere Ordnungs- und Ablagesysteme.

Ich hatte einen kleinen Kleiderschrank. Deswegen musste ich den Inhalt immer reduzieren. Das hieß im Sommer die Wintersachen komplett rausschmeißen und im Winter umgekehrt. Umständlich, weil ich viel zu meinen Eltern auslagern musste. Zwar hatte schon alte Klamotten in die Kleidersammlung gegeben, aber es half nichts: Ich brauchte einfach einen größeren Schrank.

 

Funktionalität

Jedes Ding sollte eine bestimmte Funktion haben: Eine Blume soll dich erfreuen, die alten Postkarten sind eine Erinnerung an deine Ex-Freundin, die Duftkerzen stehen bereit für romantische Stunden … Aber immer dann, wenn du für eine bestimmte Sache keine Funktion mehr zuordnen kannst, ist die Entscheidung klar: wegwerfen, abgeben, anderweitig verwerten:

Die alten Snowboard-Prospekte sind zwar schön, aber nicht mehr aktuell. Sie stauben nur ein: Wegwerfen!

Die alten Schuhe hast du schon seit zwei Jahren nicht angehabt. Es ist wohl nicht zu erwarten, dass du sie je noch brauchen wirst: Ab in die Kleidersammlung!

Ich habe viele alte kopierte Seminartexte, die nicht besonders lesenwert waren. Ich nehme nun die unbedruckten Rückseiten als Schmier- und Kopierpapier.

Oh Sünde – Ich habe Bierdeckel in meiner Kindheit gesammelt. Jetzt liegen die Dinger im Weg herum. Ich verschenke sie an einen Sammler, der diesen Dingen einen ungleich höheren Wert zumisst. Ich mache ihm eine Riesenfreude und mir Platz unterm Schrank! (Bei Interesse bitte melden: Martin@studienstrategie.de). 😉

 

KISS (Keep it small and simple):

Unser Gehirn kann Komplexität nur bis zu einem gewissen Grad verarbeiten, deswegen müssen Ordnungssysteme einfach gestrickt sein, um Dokumente, E-Mails und Computerdateien ohne langes Suchen wieder zu finden.

Behalte deswegen das Akronym „KISS – Keep it small and simple“ immer im Hinterkopf, wenn du dein Ablagesystem neu durchdenkst, Informationen abheftest oder deine Computer­dateien sortierst: Kaufe nicht 20 Briefablagen, wenn du nicht schaffst, mehr als fünf in der Woche durchzusehen.

Hefte keine Informationen ab, die auf deinem Rechner gespeichert sind. Erfinde nicht zu viele Kategorien, wenn du Dinge sortierst – dein Gehirn muss sich das schließlich alles merken können.

Das Pareto-Prinzip hilft dir hier abermals, denn es kann auch im Sinne der Ordnung angewandt werden: z.B. kommt es in Computerprogrammen zur Anwendung: Die kleinen grafischen Symbolleisten in MS Word decken nur 20% der möglichen Funktionen ab – dafür machen sie 80% der Anwendungen aus! Hätten die Programmierer alle Funktionen grafisch dargestellt, wäre der Bildschirm viel zu unübersichtlich.

 

 

Denkpause & Aktion:

Überleg, mit welchen 20% der Dinge, du 80% der Wirkung erzielst:

Zeige nach dem Urlaub nur 20% der Bilder: Du kannst ausführlicher zu jedem Bild etwas erzählen und machst mehr Eindruck, wenn du nur die wirklich gelungenen Schnappschüsse zeigst.

Welche 20% der Bücher brauchst du am häufigsten? Platziere sie in Griffnähe zu deinem Schreibtisch. Welche 20% der CD´s hörst du regelmäßig? Trenne sie von den anderen 80%.

Welche 20% der E-Mails deiner Freunde sind wirklich lustig und nicht löschbar? Behalte nur diese. Die Wahrscheinlichkeit, dass du sie sonst je wiederfindest, ist gering.

Finde weitere Beispiele, wie du nach dieser 20:80 Faustformel deinen Alltag „entschlacken“ kannst.

 

Der Türsteher

Achte wie ein Türsteher darauf, dass nur die wichtigsten und schönsten Informationen und Dinge auf deinen Schreibtisch und in dein Zimmer landen. Lass dich nicht von Plunder blenden, den es auf dem Jahrmarkt zu kaufen gibt. Nimm nicht jedes Werbegeschenk an, wofür du keine Verwendung hast.

Schleppe nicht jedes Prospekt und jede Zeitung mit. Besser: Informationen sofort verbrauchen. Zeitungen oder Prospekte  scanne ich auf dem Heimweg in der Bahn nach nützlichen Infos ab, reiße diese heraus und schmeiße die Zeitung sofort weg. Die Kerninfos kommen dann ins Ablagesystem zur Weiterverarbeitung.

 

In Stapeln organisieren

Den Papierkram solltest du in separaten Stapeln organisieren. Trennst du deine Aufgaben sauber voneinander und legst sie auf verschiedene Arbeitsstapel, reduzierst du das Chaos im Kopf.

Die Aufgabenbereiche sind derart visualisiert griffiger – du „siehst“, was du zu tun hast.

Ein Anwendungsbeispiel: Bei einer Freundin sah es auf dem Schreibtisch ziemlich wüst aus. Sie war im Prüfungsstress und hatte zu wenig Platz, weil überall Zeitschriften, Fachmagazine und Karrierezeitungen herumlagen, die sie alle lesen wollte.

Nur war das zuviel, sodass sie keinen Anfang fand und das Zeug nur ihren Schreibtisch blockierte. Wir haben dann alles rausgeräumt und die Sachen in verschiedene Stapel eingeteilt:

Ordnung und Organisation - Buch - Zeitmanagement - Selbstmanagement - Motivation - Selbstmotivation - Konzentration - Studium - Lernen - Ratgeber Dr. Martin Krengel

Prüfung 1    Prüfung 2     Bewerben     Soft Skills    „Zukunft“  Effizienzstapel

 

Alle Zettel, Dokumente und Zeitungen wurden diesen Stapeln (+Papierkorb) zugeordnet. Das gab Übersicht. Dann suchten wir einen passenden Platz für jeden Stapel. (Die Prüfungsstapel und die Bewerbungsprozesse auf den Schreibtisch, der Rest wurde vom unmittelbaren Arbeitsbereich verbannt).

 

 

Dinge sichtbar machen & „Tretminen entschärfen“

Mache deine Arbeit, die sich u.a. in Papierkram manifestiert, „greifbar“. Meine laufenden Hauptprojekte sind in zwei extra dafür frei geräumte Regale sortiert. Derart sichtbar, denkt man eher daran sie abzuarbeiten und von Zeit zu Zeit durchzusehen.

Es macht richtig Freude, diese Stapel schwinden zu sehen und neue zu installieren. Wenn du wenig Regalplatz hast, lege die Stapel und Dinge, die du zu gern verschiebst, auf deinen Fußboden. Mich jedenfalls stören diese „Tretminen“, sodass ich ganz automatisch eine nach der anderen beseitige.

 

Never walk alone

Ich saß einmal mit meiner Freundin in Barcelona in einem kleinen Restaurant, in dem vielleicht zehn Tische standen. Es gab nur einen Kellner, er war sehr jung und freundlich. Ich beobachtete ihn, wie er emsig diese zehn Tische bewirtschaftete: Trotz regem Andrang an diesem Abend musste dennoch niemand lange warten.

Am nächsten Tag waren wir an einer Strandbar, die nur sechs Tischchen hatte, doch dessen Kellner total überfordert war: Ich winkte ihm, um eine Bestellung aufzugeben, er grumelte irgendwas auf Spanisch und zog dazu ein grimmiges Gesicht. Er fand nicht einmal Zeit, für die Bestellung zu unserem Tisch zu kommen, wir mussten sie ihm zurufen.

Warum war der zweite Kellner bei sechs Tischen viel gestresster als der erste Kellner mit zehn Tischen? – Weil der erste Kellner ein Prinzip anwendete, dass ich „Never walk alone!“ getauft habe: Er kam mit den Tellern aus der Küche, servierte, ging dann zum nächsten Tisch, um eine neue Bestellung aufzunehmen und nahm auf dem Rückweg dreckiges Geschirr mit zurück in die Küche.

Kaum einen Gang vollführte er mit leeren Händen, während der zweite Kellner immer nur eine Sache machte: Er rannte raus, um am ersten Tisch zu servieren, hatte aber etwas vergessen und ging extra nochmal rein – selbst für einen einzigen Bierdeckel!

Während der erste Kellner auf dem Rückweg immer etwas in seinen Händen hielt, hatte der Zweite einen Leergang. Er musste also die doppelte Wegstrecke zurücklegen. Kein Wunder, dass der Kerl so gestresst war.

Wende das „Never-Walk-Alone“ Prinzip an, indem du Gänge verbindest:

Wir haben einen langen Gang zur Küche. Will ich gebrauchte Teetassen aus meinem Zimmer räumen, stelle ich sie in den Eingangsbereich des Zimmers (also eine Art „Tretmine“), damit ich beim nächsten Gang in die Küche daran denke. Keine große Zauberei, aber weil ich immer vorm Verlassen des Zimmers schaue, ob noch was rumliegt, verhindere ich, dass sich der ganze Kram stapelt.

 

Jedem Ding sein Platz

Jede Ablagefläche und Regalplatz sollte nur eine Funktion haben, damit Dinge eindeutig und schnell zugeordnet und wieder gefunden werden können. Ein paar Beispiele:

Per Anhalter gegen das Vergessen: Was machen denn die ganzen kleinen Gegenstände da? Es sind die Dinge, die sich sonst so gern verstecken oder die du ständig vergisst. Sie versammeln sich nach und nach an der Transitstrecke (auf einem kleinen Regal oder Tischchen neben deiner Zimmer- oder Haustür) und warten darauf, dass du sie beim Verlassen des Hauses per Anhalter mitnimmst.

Ganz schön clever! Ach, auch kleine Münzen für den Bibliotheksschrank stehen in einer Extra-Dose bereit …

 

 

 

Ordnung und Organisation - Buch - Zeitmanagement - Selbstmanagement - Motivation - Selbstmotivation - Konzentration - Studium - Lernen - Ratgeber Dr. Martin KrengelDas Auffangbecken: Wo kommen die Kleinigkeiten hin? Streichholzschachteln & Co. verschwinden in einer stilvollen Vase, als Auffangbecken für Kleinkram, der sonst nirgendwo richtig unterkommt. Süßigkeiten finden in einem kleinen Schälchen Platz, das immer servierbereit für Gäste oder die eigene Kaffeepause bereitsteht.

 

Der Streik der Gegenstände: Was machen Angestellte und Arbeiter, wenn sie sich vergessen oder benachteiligt fühlen? Sie streiken und stellen sich so in den Weg, dass man sie gar nicht übersehen kann. #

Und genauso funktioniert das nächste Ordnungsprinzip: Stelle Dinge, die du immer wieder vergisst oder die du wegräumen wolltest, dir selbst so in den Weg, dass du nicht umhin kommst, an sie zu denken:

  • Lagere den Glasmüll im Kofferraum – dann erinnert er dich klimpernd bei der nächsten Fahrt, dass du ihn beseitigen wolltest.
  • Stelle Müll vor die Haustür, um sie beim Rausgehen mit in den Keller zu nehmen.
  • Öffne den Geschirrspüler sperrangelweit, damit man förmlich über die auszuräumenden Sachen stolpert.

Wenn du irgendetwas auf einem Regalteil oder im Schrank entdeckst, was da nicht hingehört, lege es sofort an den dafür vorgesehenen Platz.

 

 

Beschriften

Beschrifte deine Ablagen, Schubladenfächer, Regale und die Fächer deiner Schränke. Dinge lassen sich so leichter zuordnen und wieder finden. Wenn sich das gut eingeschliffen hat, kannst du die Etiketten wieder abnehmen.

Versehe deine Schubfächer mit Etiketten (Post-its oder beschriftete Klebestreifen) wie: „Elektronik & Zubehör“ (Walkman, Fotoapparat),

„Medizin“, „Werkzeug“; deinen Kleiderschrank mit Kategorien wie „T-Shirts“, „Pullover“ oder „Freizeit­kleidung.“ Nimm fürs Bücherregal Etiketten wie „Fachbücher“, „Prosa“, „Zeitschriften“, um sie eindeutig zu trennen.

 

Prozesse und Systeme

Jeder von uns hat unterschiedliche Aufgaben und Prozesse zu bewältigen. Deswegen ist Ordnung eine ganz persönliche Sache, die je nach Typ anders erreicht werden kann.

Identifiziere deswegen die Prozesse, die du täglich zu bewältigen hast und etabliere ein geeignetes Organisationssystem. Frag dich, welche Art von Unterlagen du hast und welche Infos du benötigst. Suche nach den gemeinsamen Merkmalen dieser Dinge, um sie in Gruppen einzuteilen (Motto: „Gleiches zu Gleichem“).

Achte darauf, was sich wiederholt (nachzubereitende Vorlesungen) oder welche Hilfsmittel/ Prozesse du öfters brauchst (Hilfsmittel: Telefon, Internet; Prozesse: lesen, sortieren, etc). Ein paar Ideen zum individuellen Zusammenstellen:

 

Mögliche Sortierkriterien:

… nach Status

A   =  Sehr Wichtig

B   =  Wichtig

?   =  Fragezeichen (geparkt, bis sich rausstellt, ob es relevant ist)

à  =  Ablage/Weiterleiten

=  Papierkorb

 

… nach Zeitdimensionen

Dimension 1: Dringend & wichtig, bzw. in 3 Minuten erledigbar
Dimension 2: Langfristig wichtig
Dimension 3: Weniger wichtig, zwischendurch abarbeiten
Dimension 4: „Nice to have“, nur eventuell machen
Dimension 5: Papierkorb oder „Komposthaufen“

 

  … nach Dingen, die damit getan werden sollen

Effizienzstapel (nach 20:80-Prinzip abarbeiten)
Zu-Lesen-Stapel (durchsehen/lesen)
Internet/E-Mail (ins Internet gehen, E-Mail schreiben)
Mitnehmen nach XY

 

 … nach Kategorien/Rollen

Prüfungen: Spanisch-Klausur
Engagement: Wahl Studentenparlament
Praxis: Praktikumsbewerbung, etc.

 

 … nach Dringlichkeit

Kurzfristig zu erledigen (1-2 Tage)
Mittelfristig zu erledigen (1-2 Wochen)
Langfristig zu erledigen (1 Monat +)

 

 … nach Prozessen (z.B. bei der Abschlussarbeit)

1 Recherchieren (kurze Notizzettel hineinlegen)
2 Lesen
3 Zusammenfassen
4 Zitieren/Einarbeiten

 

 … nach Wochentagen

Montag (alle Unterlagen, die du Montag brauchst)
Dienstag
Etc.

 

 

Egal, ob kaninchenstallähnliche Studentenbude oder 100-Quadratmeter-Palast. Mehr Platz für Stauraum geht immer: Wie? Schau mal in die Golden Rules.

 

 

Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin Krengel

 

Nutze alle 6 Wände!

 

 

Die Grundflächen von Schreibtisch und Zimmer sind begrenzt. Zum Glück haben wir eine dritte Dimension: Neben den Fußböden und Tischflächen haben wir vier Wände und eine Decke zur Verfügung. Deswegen solltest du so viel wie möglich diese Flächen nutzen. So kannst du ordentlich Platz schaffen.

Auch in einer Kaninchenstall-Studentenbude kannst du den Platz optimal nutzen und dir Freiraum schaffen

 

Platz schaffen durch Wandbefestigungen

Aufhängen

Regale anschrauben, das Telefon und die DSL-Dose an die Wand montieren; einen Schüsselanhänger und Kleiderhaken an der Tür anbringen, damit beim Gehen alles griffbereit ist. Eine Wäschestange an die Wand montieren, um den Stuhl zu befreien. Eine Pinnwand benutzen, um die Zettel in der Senkrechten zu befestigen.

 

 Clever Platz schaffen

Hinstellen

Sammle Kataloge, Prospekte, Zeitschriften, Hefter in offenen Stehordnern. Das garantiert schnellen Zugriff bei wenig Platzbedarf. Ordner hingegen sind nur für Dinge zu empfehlen, die wirklich fein säuberlich abgeheftet werden müssen.

Platz schaffen durch Ablage und Ordner

 

Verschaffe dir Platz stapelweise

Stapeln

Besorge eine Briefablage (auch „Ablagekästen“ genannt), die du beliebig übereinander stapeln und bei der du von vorn zugreifen kannst. Unbedingt gut und lesbar beschriften!
Hilfreich: eine durchsichtige Schreibtischunterlage, unter die du wichtige Informationen (Jahresziele, Projektpläne, Kalender, Öffnungszeiten, Visitenkarten) legen kannst.

 

Platz schaffen

Abhängen.

Hängeregister sind in puncto Flexibilität, Zugriffsgeschwindigkeit, Wiederauffindbarkeit und Praktikabilität unschlagbar. Etwas wegzusortieren ist denkbar einfach: Schublade auf, Papier in die Hängemappe legen, Schublade zu. Das lästige Ein- und Ausheften entfällt. Und wenn du gerade an einem Prozess arbeitest, nimmst du die Mappe einfach raus. Beschrifte konkret:

  • B.: „Laufendes Projekt X“, „Angebote“, „Geschäftspartner Y“
  • Statt „Sonstiges“ » „Zu sortieren“; Statt „Zukünftiges“ » „Jeden Monat 1x durchsehen“
  • Bilde sinnvolle (nicht zu breite, nicht zu detaillierte) Untergruppen.

Hängeregister und Briefablagen ermöglichen schnellen Zugriff und flexible Strukturierung, erlauben aber gleichzeitig eine klare Trennung der Kategorien. Unbedingt Etiketten verwenden und genau drauf schreiben, was drin ist!

 

Platz durch Kategorien schaffen

Kategoriesieren

Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin KrengelWie du das mit dem Kategorisieren hinbekommst, verrate ich dir hier.

Mit den Golden Rules findest du noch mehr Tipps, um dich perfekt zu organisieren und strukturieren verrate ich dir in den

 

 

Mehr Platz genießen

Durchatmen

Jetzt kannst du dich entspannt zurücklehnen und dein neues System bewundern. Oder Freunde einladen oder diesen Beitrag teilen 🙂

Für fröhliches Teilen erhältst du ein Mini-Poster 10 Ordnungs-Tipps zum Ausdrucken.

 

 

 Nutze alle sechs Wände, um Platz zu schaffen

Das 6-Wände-Prinzip im Blick:

Wenn du alle „sechs Wände“ nutzt, kannst du selbst aus kleinen Räumen viel an Stauraum rausholen und dir mehr Platz zum Arbeiten schaffen.

  1. Aufhängen: befestige möglichst viel an der Wand (Regale, Telefon etc.), so liegt weniger rum
  2. Hinstellen: Mit Stehordnern bündelst du z.B. Magazine, Hefter oder Kataloge
  3. Stapeln: Briefablagen ermöglichen dir ein flexiibles Ablagesystem
  4. Abhängen: Dank Hängeregister kannst du flink deine Unterlagen z.B. nach Projekten sortieren
  5. Kategorisieren: Sortiere Ähnliches zu ähnlichem, um alles leichter zu finden.
  6. Durchatmen: Nun liegt weniger rum und du hast mehr (Frei)Raum, um dich auf Wesentliches zu konzentrieren.

 

 

 

Das Reichweiten-Prinzip

 

Ordnung am Arbeitsplatz mit dem Reichweiten-Prinzip

Bestimme den optimalen Platz

Wo ist der optimale Platz für deine Arbeitssachen, Hilfsmittel und ganz wichtig: die Kaffeetasse? Die Antwort führt zu einer weiteren Frage: Wie häufig wird ein Gegenstand benutzt? Ist dieses letztes Rätsel der Menschheit beantwortet, sortiere nach dem „Reichweiten-Prinzip“, das sagt:

Je öfter du eine Sache brauchst, desto näher sollte sie am Gebrauchsort sein.

Klingt kompliziert, ist aber ganz logisch. Du teilst deinen Arbeitsplatz gedanklich in verschiedene Bereiche ein: In unmittelbarer Reichweite sind nur die Sachen an denen du JETZT fokussiert arbeitest, Hilfsmittel und anderer Kram wird auf hintere Ränge verbannt. Konkret unterscheide ich 5 Zonen …

 

Multitasking erzeugt Stress und ist schlecht für die Konzentration

 

 

 

5 Zonen bringen dir Klarheit und Effizienz
  1. Arbeitsfläche. Das ist der Platz, an dem du denkst, schreibst, liest. Hier müssen sich alle aktuell benötigten Utensilien und Dokumente frei entfalten können. Hier darf nur drauf, was mehrmals täglich gebraucht wird.
  2. Ressourcen sind Dinge, die das Arbeiten ermöglichen bzw. erleichtern, wie Schreibmaterialien, Kopierpapier, Büroklammern, Locher, Tacker oder Unterlagen für die zu bearbeitenden Projekte. Verstaue alle Dinge, die du täglich oder wöchentlich brauchst, in Griffweite um den Schreibtisch.
  3. Hier finden Nachschlagewerke und Referenzobjekte Platz: Bücher, Dokumente, Studien, Broschüren der Konkurrenz etc. sollten ebenso in Griffnähe sein, z.B. in einem Bücherregal neben dem Arbeitsplatz.
  4. Fotos, Blumen, Buddha-Figuren oder was auch immer dich zum Durchhalten animiert, haben Platz auf ein bis zwei „Arbeitsinseln“ auf dem Schreibtisch. Ansonsten sollten Dekoflächen in schwer zugänglichen Bereichen des Zimmers eingerichtet werden.
  5. Alte Unterlagen, Erinnerungen und Saisonales (z.B. deine Skiausrüstung) kannst du getrost im hintersten Winkel, im Keller oder unterm Bett verstauen, denn hier musst du nur selten ran.

 

 

Mit diesen 5 Zonen hast du alles Nötige schnell griffbereit.

Denk dran: Der Schreibtisch ist ein Arbeitsplatz, keine Ablagefläche! (Das weißt du ja eh, aber ich wollts einfach nochmal erwähnt haben.)

Schaffe Ordnung am Arbeitsplatz

Clever oder?
Klar, das nennt man: „Ordnung mit Kätzchen
„!

 

10 Ordnungs-Quickies

Tipp 1: Organisation heißt Aufmerksamkeitssteuerung.
Das Ziel von Ordnung und Organisation ist es, Energie zu lenken: Weg von ablenkenden Dingen, hin zu den wirklich wichtigen Aufgaben und Prozessen. Mindestens dein Schreibtisch und die Arbeitsoberfläche auf deinem Computer sollten deshalb so wenig ablenkende und Unübersichtlichkeit stiftende Objekte enthalten wie möglich.

 

Tipp 2: Reduziere kognitive Last durch Kategorien.
Durch Bündelung nach dem Prinzip „Gleiches zu Gleichem“ reduziert sich Kleinkram in überschaubare Einheiten. So sortiert und findet es sich leichter.

 

Tipp 3: Lege Dinge nach dem Reichweite-Prinzip ab.
Oft benutzte Dinge kommen in Griffnähe, Unwichtigeres weiter weg. Ablagen für kurz-, mittel- und langfristige Dokumente halten dir die Augenwinkel frei. Auch das gilt wieder für deinen realen Schreibtisch wie auch den Desktop und dein E-Mail Postfach.

 

Tipp 4: Mache Aufgaben sichtbar.
Richte Aufgabenstapel ein, schreibe Selbstanweisungen darauf oder lege Dinge mitten in den Weg. Post-Its können deine Erinnerungsleistung erweitern, gewöhne dich außerdem an (To-Do-)Listen, die du gut sichtbar in deiner Wohnung verteilst.

 

Tipp 5: Befreie dich von unnötigem Ballast.
Mache neue Räume in deinem Leben frei und trenne dich von alten, nebensächlichen und energieraubenden Dingen. Du fragst dich, wie du am besten aufräumen kannst?

 

Tipp 6: Nutze alle sechs Wände.
Investiere in die richtige Ausrüstung, funktionale Möbel und beweise etwas handwerkliches Geschick. So findet alles seinen Platz.

 

Tipp 7: Sei Prozessmanager!
Analysiere, welche wiederkehrenden Aufgaben du bearbeiten musst. Richte dein Ordnungssystem gemäß diesen Prozessen aus. Ein Posteingang aus Hartplastik ist in der Studienzeit vielleicht noch nicht nötig, ein Ordner für wichtige Unterlagen in Griffweite hingegen schon.

 

Tipp 8: Nutze dein externes Gedächtnis.
Computer, Smartphone Apps und andere technische Geräte sind Werkzeuge, die unsere Denkkapazität erweitern oder effizienter machen. Suche dir die besten Tools und trainiere den effizienten Umgang. Hier sind ein paar Tipps für die besten Produktivitäts-Werkzeuge.

 

Tipp 9: Es darf ein wenig Kreativität sein.
Bringe ein wenig mehr Kreativität in dein Leben, um es etwas witziger, anregender oder bunter zu machen. Das gilt sowohl für die Büro-Organisation als auch für deine Ordnung im Leben.

 

Tipp 10: Baue einen Damm gegen die E-Mail-Flut.
Strukturiere deine E-Mails gemäß deinen Prozessen und achte beim Verfassen der Texte auf Effizienz. Nutze Abkürzungstaktiken. Die besten Tipps für Ordnung im Posteingang.

 

 

 

 

Ordnung mit System

Fazit: Ordnungs-Quickies

Kleiderschrank mit Ordnung - Ordnung mit SystemPuh, geschafft. Wenn du diese 10 Tipps beherzigst und dir einmal etwas Zeit zum aufräumen nimmst, wirst du sehr schnell eine Veränderung deiner Arbeitsabläufe spüren. Sieht dein Kleiderschrank jetzt so aus?

Einige der Tipps kannst du dir auch direkt angewöhnen, damit die Ordnung nicht wieder verfliegt, sobald sie einmal hergestellt ist. Noch mehr Tipps und mehr Zusammenhänge schildere ich in meinem Selbstmanagement-Ratgeber Golden Rules – über 20.000 Leser fanden das bereits hilfreich.

 

 

Kaizen

 

Ordnung am Schreibtisch:
Lass die Japaner bei Dir sauber machen …

Ein Trend durchzieht die deutschen Büros: Kaizen. Das ist keine Form der Vogelgrippe, sondern ein japanisches Ordnungsprinzip. Im Grunde bietet es für Ordnungskundige nix Neues, doch die Verpackung in 5 japanische Wörter, die alle mit „S“ beginnen, ist zu schön und eindringlicher (obwohl sich niemand den Kauderwelsch merken kann), als es nur so zu erzählen…

 

Die Kaizen-Prinzipien:

Seiri: Schaff Ordnung, sonst kommt der Samurai mit dem Säbel: Alles, was für die Arbeit nicht benötigt wird, soll vom Arbeitsplatz verbannt werden. Es kommt entweder in die „Bibliothek“, ins „Archiv“ oder die „Ablage P“ (= Papierkorb).

Seiton: Bewahre jeden Gegenstand am richtigen Platz auf. Dinge, die ständig benötigt werden, sollten griffbereit sein. (Klar, das sind die Ressourcen.) Dazu gehören alle Dinge, die wir zum Arbeiten benötigen, sei es Schreibmateriel oder die entsprechenden Unterlagen. Die Nachschubarmee (Druckerpatronen, Klebstoff, Tesa-Ersatzband, Druckpapier) versteckt sich dagegen weiter hinten oder in der Schublade.

Seiso: Das ist keine neue Staubsaugermarke, steht aber trotzdem für Sauberkeit. Wenn eine (Teil-)Aufgabe oder ein Projekt abgeschlossen ist, wird der Arbeitsplatz wieder frei gemacht. Klar, deine neue Flamme irritiert es auch, wenn da noch drei Fotos deiner Ex auf dem Schreibtisch stehen. Das Aufräumen nach einem Projekt ist auch psychologisch bedeutsam: Es sagt dir „geschafft“ – nun ist Platz da für Neues! Sauberkeit ist dann auch noch so eine Sache. Wenn du in einem Meer von Fussel-Ratten arbeiten musst, ist das nicht unbedingt angenehm. Der Staub an den Fingern macht ganz wuselig. Dagegen fühlt man sich in einer sauberen Umgebung viel wohler. Aber Vorsicht: Das ist kein Alibi für den Ausbruch eines Putzfimmels. In 10 Minuten sollten die Regale sauber sein, in der nächsten Pause ist der Fußboden dran und dann ist‘s fertig!

Seiketsu: Entwickle einen persönlichen Ordnungssinn. Zum Anfang fällt es vielleicht schwer, den Schreibtisch auf das Notwendigste zu reduzieren. Wenn du von vielen zu strukturierenden Informationen überflutet bist… Zwinge dich, Handlungsroutinen zu entwickeln, die auf Dauer entlastend wirken. Dann musst du nicht mehr nachdenken, wo ein Gegenstand gerade sein könnte, sondern du greifst automatisch zu diesem – weil du ihn das letzte Mal nach der Nutzung automatisch wieder an denselben Platz („seine Wohnung“) gestellt hast. — Es sich zur Gewohnheit machen, interessante Artikel, Informationen und Hinweise zu deinen Themen/ Fachgebiet systematisch zu sammeln und abzulegen. So kannst du bei Bedarf schnell drauf zugreifen und sparst Zeit oder erhöhst die Kreativität/ Qualität deiner Arbeiten.

Shitsuke: Disziplin (ja Papa!). Es ist manchmal gar nicht so einfach, die Ordnungsregeln, die man sich setzt, einzuhalten. Deswegen sollte dies ein Dauerthema sein, das dich immer mal wieder beschäftigt. Denn schließlich ändern sich deine Projekte und deine Arbeitsweise, sodass sich auch dein Ordnungssystem dir anpassen sollte.

 

 

 Noch mehr Ordnung am Arbeitsplatz:

Das „Das-Ordnungs-Ritter-Selbstmanagement-Yedi-Buch“

 

Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin Krengel

 

Alles drin.

 

Nun müsstest du es nur noch haben.

 

 

 

 

 

 

 









Martin Krengel

Hi, ich bin Martin,

Ich will dir helfen, deine Talente zu entfalten und deine PS endlich auf die Straße zu bringen!

Ich war mal ein Chaot - doch habe es geschafft, sowohl mein Abi als auch 2 ganz verschiedene Studiengänge "mit Auszeichnung" abzuschließen.

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🙋‍♂️ Vita: Vom Chaoten zum Zeit-Zauberer
📚 P.S.: Ich habe für dich 11 Bücher geschrieben, die sich knapp 200.000 mal verkauften und in 5 Sprachen übersetzt sind:

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