E-Mail schreiben:
10 Schreib-Quickies

Ab sofort kein langes Herumeiern mehr, wenn du eine E-Mail schreiben willst. Hier 10 Tipps:

E-Mail schreiben – Tipp 1:

Fasse dich kurz!

Die meiste Zeit verliert man beim überkorrekten Verfassen von Mails. Hier gilt: Keep it simple! Schreibe keine ellenlangen Texte, wenn du nur eine Information brauchst oder verbreiten möchtest. Keiner will einen Roman lesen, deswegen:

E-Mail schreiben – Tipp 2:

Hilf dem anderen

Markiere Fett, was deine konkrete Anfrage ist. Damit trennst du Hintergrundinfos von der eigentlichen Anfrage. Bei mehreren Fragen gliedere in 1./2./3.

E-Mail schreiben – Tipp 3:

Sei eindeutig!

Bei Terminabsprachen und Arbeitsanweisungen schaffe klare Rangfolgen: „Wir treffen uns Sonntag 16:00 Uhr am Gendarmenmarkt. Nur dann, wenn sich etwas ändert, dann melde ich mich nochmals bis 13:00 Uhr.“ Oder: „Ich kann Ihnen folgende Termine anbieten (Fett sind Präferenzen): 18.8., 19.8. oder 22.9.“ Damit werden eventuelle Doppeldeutigkeiten, Rückfragen und Unsicherheiten schon vorher ausgeschlossen.

E-Mail schreiben – Tipp 4:

To-do-Mails

Bitte deinen Arbeitspartner, für getrennte Aufgaben getrennte Kurzmails zu schreiben. Damit kann man bearbeitete Mails schneller abhaken und verschieben. Manche schreiben sich auch selbst E-Mails, weil sie den Posteingang als To-do-Liste verwenden.

E-Mail schreiben – Tipp 5:

3-(Ab-)Satz-Regel

Drücke deine Mails in drei Sätzen aus: zum Beispiel nach dem Schema: Hintergrundinformationen + Anfrage / Anweisung + Dank / Weiteres. Ist das Thema komplexer, gliedere es in 3 Absätze mit je max. 4–5 Sätzen. Ansonsten gilt:

E-Mail schreiben – Tipp 6:

Schreibe Mail-SMS

In „Mail-SMS“ nutzt du nur die Betreffzeile. Somit braucht der andere die Mail gar nicht zu öffnen. Schreibe „ENDE“ an das Ende der Betreff-Nachricht. Das signalisiert, dass nichts weiter im Mailtext kommt. Mitunter wird am Ende des Betreffs „EOM“ für „end of message“ verwendet.

E-Mail schreiben – Tipp 7:

A: I: R:

Erkläre deinen Kollegen diese Logik: Action: „A: Bitte schicke mir XY – ENDE“. Information: „I: Meeting morgen erst um 12:00 Uhr in Konf2 – ENDE“ –Reminder: „R: Ich brauche das Dokument heute! Danke. – ENDE“ Durch diese Hinweise kann die Mail schnell und eindeutig klassifiziert werden.

E-Mail schreiben – Tipp 8:

3-Minuten-Regel

Schreibe eine Mail schnell zwischendurch, wenn sie nur max. 3 Minuten dauert. Das Schriftstück liegt bereits im Postausgang, während andere das „Todo“ noch auf ihrer Aufgabenliste vermerken.

E-Mail schreiben – Tipp 9:

Antworte!

Leute fühlen sich sicherer, wenn sie wissen, dass du ein wichtiges Dokument erhalten hast. Auch Freunde wollen nicht drei Monate auf eine Antwort warten. Nutze Mail-SMS und schreibe kurz in den Betreff: „Mail erhalten, DANKE“; „Super ausgearbeitet, alles angekommen – ENDE“; „Viel zu tun im Moment, melde mich nach Prüfungszeit – ENDE“. Dauert nur zwei Sekunden und ist sehr höflich.

E-Mail schreiben – Tipp 10:

Ruf an.

Bei abstimmungsintensiven Themen: Rufe die entsprechende Person an! Was du mit allen Eventualitäten nicht in einer Stunde aufs Papier bringen könntest, hast du in wenigen Minuten besprochen.

EOM 😉

E-Mail-Management leicht gemacht

Kämpfst du mit der E-Mail-Flut?

Gehörst du zu denen, die ewig nach einer bestimmten Mail suchen oder vom überfülltem Posteingang völlig überfordert sind? In den Golden Rules erfährst du, wie du mit dem richtigen eMail-Management wieder den Überblick gewinnst.

Schluss mit der eMail-Flut!

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