Bearbeiten von eMails
Wie können wir eMails effizient bearbeiten?
Wir verlieren viel Zeit im Kampf gegen die steigende E-Mail Flut. Kürzlich titelten die Londoner Studentenmagazine einheitlich über die „Community-Sucht“ und zeigten sich besorgt, dass die Studenten mehr in virtuellen Welten verkehren, statt die Wissensphären zu erkunden. Ein paar Gesundheits-Tipps für dein digitales Leben und zum Management deiner E-Mails im Studium und Berufsleben:
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eMail Tipp 1: Die Kommunikationsmedien werden überschätzt.
Nicht für alles ist eine E-Mail nötig: Komplizierte Sachverhalte lassen sich leichter und schneller übers Telefon oder persönlich klären. Keiner sollte eine Antwort eines Mails am selben Tag erwarten. StudiVz und Co. sind zwar witzige Plattformen und auch ganz nützlich, sollten aber Freunde mit Haut und Haaren nicht mit solchen aus Pixeln und Bytes ersetzen! Messenger-Dienste wie ICQ & Co. gehören nicht in die Lernzeit!
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eMail Tipp 2: Der Posteingang ist eine Arbeits- keine Ablagefläche
Der Posteingang ist wie dein Schreibtisch: Hier sollten nur die wichtigsten, als nächstes zu bearbeitenden Dinge liegen. Was du gegen die Verwilderung deines Posteingangs tun kannst: Ausmisten. Der erste Schritt beim Eingang von E-Mails: Lösche zuerst alle Spams- und Werbemails.
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eMail Tipp 3: Nur wichtige eMails sofort bearbeiten
Was für die Pause: Newsletter & Co., die vielleicht einmal interessant aber momentan nicht wichtig sind, solltest du durch einen automatischen Filter in einen Ordner „Bei Gelegenheit lesen“ verschieben. Du kannst ihn in einem Leistungstief durchscannen.
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eMail Tipp 4: Updates und alte Informationen löschen
Viele Mails sind zur Information gedacht. Zu gern lässt man Sie als „Erinnerung“ im Posteingang oder in einem Ordner liegen, wo diese Wuchern und ungeahnte Ausmaße annehmen. Persönlich überbrachte Informationen nimmst du doch auf nicht akribisch mit einem Rekorder auf, oder? Also: hab Mut zur Lücke und lösche gelesene, nicht weiter zu bearbeitende Mails, sofort. Zur Not kann man Sie immer noch mal aus dem Papierkorb fischen.
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eMail Tipp 5: Sofort-Regel
Alle Mails, die sofort beantwortet werden können, ohne darüber nachzudenken oder weitere Infos zu sammeln, gleich beantworten und löschen!
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eMail Tipp 6: Knutschen erlaubt. Oder: KISS!
Kiss ist eine Abkürzung und steht für “Keep it simple and stupid”: Versuche 60 % deiner Mails mit drei kurzen Sätzen abzuhandeln. Konzentriere dich auf die Hauptaussagen und Elemente. Denke immer daran: Der Empfänger hat auch viel zu tun. Freunde freuen sich demgegenüber sicher über ein paar tiefer gehende Gedanken. Aber Zurückhaltung ist bei Rund- & Kettenmails gefragt!
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eMail Tipp 7: eMail Ordner nach Prozessen & Kategorien ordnen
Lege Dir „Prozessordner“ an, für Mails die du später bearbeitest: „Diese Woche erledigen“, „Bei Gelegenheit bearbeiten“, „Lesen“, „Nachhaken“. Richte dir außerdem „Kategorienordner“ ein, um Informationen nach Themengebieten zu ordnen „Diplomarbeit“, „Login-Informationen“, „Sommersemester 2007“.
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eMail Tipp 8: eMail Ordner clever beschriften
Wie eben angedeutet ist es hilfreich auf die Ordner draufzuschreiben, was genau mit dem Inhalt gemacht werden soll: „erledigen“, „nachhaken“ etc. Das hilft dem Gehirn, schneller zu schalten und keine Zeit zu verdatteln. Nummeriere deine Ordner, um der alphabetischen Sortierung ein Schnippchen zu schlagen: „1 Diese Woche erledigen“, „2 Lesen“, … „5 Diplomarbeit“. So bleiben die wichtigsten Ordner immer am selben Fleck.
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eMail Tipp 9: Mail sms senden
Nutze für Kurznachrichten lediglich die Betreffzeile: „Wie wäre es mit einem Café Dienstag nach Bio? – ENDE“ – Das „ENDE“ gibt an, dass die Nachricht nur im Betreff steht, der andere muss sie gar nicht öffnen und spart die Ladezeit.
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eMail Tipp 10: eMails nur dreimal täglich checken!
Lieber zwischendurch mit Outlook & Co. Kurze Nachrichten in den Postausgang legen, statt gleich online zu gehen. Professionelle Unterstützung erleichtert ungemein. Outlook Express/ Mail (Mac) ist fast auf den meisten Rechnern vorinstalliert, andere e-Mail-Programme (z.B. Pegasus) gibt es kostenlos zum Download. Damit lassen sich Mails und Adressen einfacher und schneller verwalten als bei gmx und Freemail & Co.
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eMail Tipp 11: Alle Schlupflöcher dicht machen
Informiere dich genau über mögliche Sicherheitslücken bei deinen e-Mailprogrammen (wie z.B. Outlook). Öffne keine unbekannten Mails leichtfertig – ein wenig Aufmerksamkeit spart an dieser Stelle enorme Zeit für Schadensbegrenzung: Kein unbekannter liebt dich, keiner kann dir schnelles Geld verschaffen und auch keiner einfach eine Rechnung beanspruchen!
Mehr zum Thema: Organisation von Daten und Dokumenten findest du in Modul 5 “Organisation & Ordnung” in den Golden Rules und im Teil E des Studi-Survival-Guides.
Apropos: Kennst du schon? MacTrade – Ein sehr günstiger Online Apple Store
