E-Mail schreiben:
10 Schreib-Quickies

Ab sofort kein langes Herumeiern mehr, wenn du eine E-Mail schreiben willst. Hier 10 Tipps:

E-Mail schreiben – Tipp 1:

Fasse dich kurz!

Die meiste Zeit verliert man beim überkorrekten Verfassen von Mails. Hier gilt: Keep it simple! Schreibe keine ellenlangen Texte, wenn du nur eine Information brauchst oder verbreiten möchtest. Keiner will einen Roman lesen, deswegen:

E-Mail schreiben – Tipp 2:

Hilf dem anderen

Markiere Fett, was deine konkrete Anfrage ist. Damit trennst du Hintergrundinfos von der eigentlichen Anfrage. Bei mehreren Fragen gliedere in 1./2./3.

E-Mail schreiben – Tipp 3:

Sei eindeutig!

Bei Terminabsprachen und Arbeitsanweisungen schaffe klare Rangfolgen: „Wir treffen uns Sonntag 16:00 Uhr am Gendarmenmarkt. Nur dann, wenn sich etwas ändert, dann melde ich mich nochmals bis 13:00 Uhr.“ Oder: „Ich kann Ihnen folgende Termine anbieten (Fett sind Präferenzen): 18.8., 19.8. oder 22.9.“ Damit werden eventuelle Doppeldeutigkeiten, Rückfragen und Unsicherheiten schon vorher ausgeschlossen.

E-Mail schreiben – Tipp 4:

To-do-Mails

Bitte deinen Arbeitspartner, für getrennte Aufgaben getrennte Kurzmails zu schreiben. Damit kann man bearbeitete Mails schneller abhaken und verschieben. Manche schreiben sich auch selbst E-Mails, weil sie den Posteingang als To-do-Liste verwenden.

E-Mail schreiben – Tipp 5:

3-(Ab-)Satz-Regel

Drücke deine Mails in drei Sätzen aus: zum Beispiel nach dem Schema: Hintergrundinformationen + Anfrage / Anweisung + Dank / Weiteres. Ist das Thema komplexer, gliedere es in 3 Absätze mit je max. 4–5 Sätzen. Ansonsten gilt:

E-Mail schreiben – Tipp 6:

Schreibe Mail-SMS

Tipps zum E-Mail schreibenIn „Mail-SMS“ nutzt du nur die Betreffzeile. Somit braucht der andere die Mail gar nicht zu öffnen. Schreibe „ENDE“ an das Ende der Betreff-Nachricht. Das signalisiert, dass nichts weiter im Mailtext kommt. Mitunter wird am Ende des Betreffs „EOM“ für „end of message“ verwendet.

E-Mail schreiben – Tipp 7:

A: I: R:

Erkläre deinen Kollegen diese Logik: Action: „A: Bitte schicke mir XY – ENDE“. Information: „I: Meeting morgen erst um 12:00 Uhr in Konf2 – ENDE“ –Reminder: „R: Ich brauche das Dokument heute! Danke. – ENDE“ Durch diese Hinweise kann die Mail schnell und eindeutig klassifiziert werden.

E-Mail schreiben – Tipp 8:

3-Minuten-Regel

Schreibe eine Mail schnell zwischendurch, wenn sie nur max. 3 Minuten dauert. Das Schriftstück liegt bereits im Postausgang, während andere das „Todo“ noch auf ihrer Aufgabenliste vermerken.

E-Mail schreiben – Tipp 9:

Antworte!

Leute fühlen sich sicherer, wenn sie wissen, dass du ein wichtiges Dokument erhalten hast. Auch Freunde wollen nicht drei Monate auf eine Antwort warten. Nutze Mail-SMS und schreibe kurz in den Betreff: „Mail erhalten, DANKE“; „Super ausgearbeitet, alles angekommen – ENDE“; „Viel zu tun im Moment, melde mich nach Prüfungszeit – ENDE“. Dauert nur zwei Sekunden und ist sehr höflich.

E-Mail schreiben – Tipp 10:

Ruf an.

Bei abstimmungsintensiven Themen: Rufe die entsprechende Person an! Was du mit allen Eventualitäten nicht in einer Stunde aufs Papier bringen könntest, hast du in wenigen Minuten besprochen.

EOM 😉


E-Mail-Management leicht gemacht

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Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin KrengelGehörst du zu denen, die ewig nach einer bestimmten Mail suchen oder vom überfülltem Posteingang völlig überfordert sind? In den Golden Rules erfährst du, wie du mit dem richtigen eMail-Management wieder den Überblick gewinnst.

Schluss mit der eMail-Flut!

 

 







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