E-Mail Posteingang: Mails löschen, sortieren, bearbeiten mit dem richtigen E-Mail Management

E-Mail Posteingang: E-Mails löschen, sortieren, bearbeiten

Baue einen Damm gegen die E-Mail Flut

Quillt dein Posteingang täglich neu über? Schwemmt die E-Mail-Flut täglich hundert Nachrichten, Newsletter und Angebote ins Postfach? Das kann einem ganz schön auf den Zeiger gehen. Ohne die richtige Vorgehensweise kostet das Bearbeiten ganz schön viel Zeit und/oder Nerven.
Wen du dich hier wiederfindest, wirst du vielleicht ein paar Tipps zum Löschen, Sortieren und zur Organisation von E-Mails ganz brauchbar finden…

Posteingang: Mails löschen

„Ablage P“ (Papierkorb) – Der wichtigste Ordner

Posteingang Emails sortieren, löschen, bearbeitenDein Posteingang ist kein Mülleimer! Viele sortieren ihre Mails nicht aus, geschweige denn löschen sie. Das Chaos ist absehbar, wenn sich bald 300 Mails angesammelt haben! Der Posteingang sollte ein Umschlagplatz sein: Lösche Unwichtiges sofort, überfliege dann die Mails, antworte einem Teil sofort mit einer Kurzantwort und verschiebe die restlichen Nachrichten in die Kategorien- bzw. Prozessordner (siehe unten). Im Posteingang sollten nur aktuell zu bearbeitende Mails liegen und alle, die den Status „dringlich und wichtig“ verdienen.

Posteingang: E-Mails sortieren

Offline zu sein ist der neue Zeit-Luxus

Für Berufstätige sind Mails ein wichtiges Arbeitsmedium. In der Regel sollte es dennoch reichen, die E-Mails nur alle zwei Stunden abzurufen, also maximal fünfmal täglich. Das genügt, um kurzfristig verfügbar zu sein und erlaubt konzentriertes Abarbeiten der Aufgaben. Also: In den Arbeitsphasen bist du offline, um zu arbeiten. Dazwischen schaust du nach neuen Aufträgen und Infos.

Studierende sollten ihre Mails nur ein- bis zweimal täglich checken. Sonst wird zu viel Zeit vergeudet. Man kann ja trotzdem Mails schreiben, legt diese dann aber nur in den Postausgang und sendet am nächsten Tag. Ansonsten gerät man in die „Aktualitätsfalle“: Hereinkommende Mails werden sofort beantwortet, obwohl man etwas ganz anderes tun wollte.

Posteingang: E-Mails organisieren

Bilde Kategorien- und Prozessordner

Nimm dir ein wenig Zeit zu überlegen, welche Arten von Ordnern du brauchst. Möchtest du die Ordner nach Projekten, Personen oder Wochentagen (Mo, Di, Mi, …) sortieren? Was macht für deine Arbeitsanforderungen am meisten Sinn? Als generelle Richtlinie rate ich, vier Kategorien von (Unter-)Ordnern zu bilden:

Prozesse. Hierein kommen alle Mails, die du derzeit im Blick haben möchtest, weil du mit Ihnen arbeitest. Die häufigsten:

  • To-Dos
  • Nachverfolgen
  • Informationen über geplante Ereignisse/ Veranstaltungen
  • Newsletter & Co.

Kategorien sind Projekte, Personen und dergleichen. Hinein kommen alle abgearbeiteten Mails, die du eventuell noch einmal als Referenz brauchst:

  • „Projekt A“
  • „Kunde B“
  • Hausarbeit „XY“
  • Promotion

Verwaltung. In diese Kategorie fallen alle Mails, die dem Bereich „Verwaltung“ zuzuordnen sind:

  • Log-in-Daten
  • Rechnungen
  • „CC“-Mails (die man nur zur Info bekommen hat)

Archiv. Für alle abgearbeiteten Mails, die man eventuell noch einmal braucht

Noch ein Hinweis: Für alle Ordner – nicht nur für die E-Mails, auch im Dateibrowser – bietet es sich an, für die verschiedenen Kategorien je nach Priorität eine „1“, „2“ etc. davorzuschreiben. So bleiben sie immer an derselben Stelle.

Hier ein Beispiel eines Posteingangs von einem Studenten

Hier ist ein Beispiel eines Thunderbird-Posteingangs von einem Studenten. Im Prinzip sieht das doch schon ganz übersichtlich aus, oder? In die meisten Ordner werden die Mails anhand von Filterregeln automatisch einsortiert, weshalb im Posteingang nie mehr als 10 Mails liegen.

Wie können wir E-Mails effizient bearbeiten?

Wir verlieren viel Zeit im Kampf gegen die steigende E-Mail Flut. Kürzlich titelten die Londoner Studierendenmagazine einheitlich über die „Community-Sucht“ und zeigten sich besorgt, dass die Studierenden mehr in virtuellen Welten verkehren, statt die Wissenssphären zu erkunden. Ein paar Gesundheits-Tipps für dein digitales Leben und zum Management deiner E-Mails im Studium und Berufsleben:

  • E-Mail Tipp 1: Die Kommunikationsmedien werden überschätzt.
    Nicht für alles ist eine E-Mail nötig: Komplizierte Sachverhalte lassen sich leichter und schneller übers Telefon oder persönlich klären. Keiner sollte eine Antwort einer Mail am selben Tag erwarten. Facebook, Twitter und Co. sind zwar witzige Plattformen und auch ganz nützlich, sollten aber Freunde mit Haut und Haaren nicht mit solchen aus Pixeln und Bytes ersetzen! Messenger-Dienste wie Skype & Co. gehören nicht in die Lernzeit!
  • E-Mail Tipp 2: Der Posteingang ist eine Arbeits-, keine Ablagefläche!
    Der Posteingang ist wie dein Schreibtisch: Hier sollten nur die wichtigsten, als nächstes zu bearbeitenden Dinge liegen. Was du gegen die Verwilderung deines Posteingangs tun kannst: ausmisten. Der erste Schritt beim Eingang von E-Mails: Lösche zuerst alle Spam- und Werbemails.
  • E-Mail Tipp 3: Nur wichtige E-Mails sofort bearbeiten
    Was für die Pause: Newsletter & Co., die vielleicht einmal interessant, aber momentan nicht wichtig sind, solltest du durch einen automatischen Filter in einen Ordner „Bei Gelegenheit lesen“ verschieben. Du kannst ihn in einem Leistungstief durchscannen. Einzige Ausnahme: Mails, die du in weniger als 3 Minuten beantworten kannst, können schnell abgearbeitet werden und schaffen Platz im Posteingang.
  • E-Mail Tipp 4: Updates und alte Informationen löschen
    Viele Mails sind zur Information gedacht. Zu gern lässt man Sie als „Erinnerung“ im Posteingang oder in einem Ordner liegen, wo diese wuchern und ungeahnte Ausmaße annehmen. Persönlich überbrachte Informationen nimmst du doch auch nicht akribisch mit einem Rekorder auf, oder? Also: hab Mut zur Lücke und lösche gelesene, nicht weiter zu bearbeitende Mails, sofort. Zur Not kann man sie immer noch mal aus dem Papierkorb fischen.
  • E-Mail Tipp 5: Sofort-Regel
    Alle Mails, die sofort beantwortet werden können, ohne darüber nachzudenken oder weitere Infos zu sammeln, gleich beantworten und löschen / ablegen! Gewöhne dir außerdem an, eine Eingangsbestätigung zu verschicken. Eine Zeile genügt; Betreff ergänzen um „Mail erhalten, DANKE“ und die Gegenseite weiß Bescheid und freut sich über das Feedback.
  • E-Mail Tipp 6: Knutschen erlaubt. Oder: KISS!
    KISS ist eine Abkürzung und steht für „Keep it simple and stupid„: Versuche 60% deiner Mails mit drei kurzen Sätzen abzuhandeln. Konzentriere dich auf die Hauptaussagen und -elemente. Versuche, nicht mehr als 3 (Ab-)Sätze zu schreiben, in denen du Hintergrundinformationen + Anfrage/Anweisung + Dank/Weiteres unterbringst. Markiere zentrale Wörter fett. Nutze Listen und Aufzählungen. Denke immer daran: Der Empfänger hat auch viel zu tun. Freunde freuen sich demgegenüber sicher über ein paar tiefer gehende Gedanken. Aber Zurückhaltung ist bei Rund- & Kettenmails gefragt!
  • E-Mail Tipp 7: E-Mail Ordner nach Prozessen & Kategorien ordnen
    Lege Dir „Prozessordner“ an für Mails, die du später bearbeitest: „Diese Woche erledigen“, „Bei Gelegenheit bearbeiten“, „Lesen“, „Nachhaken“. Richte dir außerdem „Kategorienordner“ ein, um Informationen nach Themengebieten zu ordnen, wie zum Beispiel „Diplomarbeit“, „Login-Informationen“, „Sommersemester 2015“.
  • E-Mail Tipp 8: E-Mail Ordner clever beschriften
    Wie eben angedeutet, ist es hilfreich, auf die Ordner draufzuschreiben, was genau mit dem Inhalt gemacht werden soll: „erledigen“, „nachhaken“ etc. Das hilft dem Gehirn, schneller zu schalten und keine Zeit zu verdatteln. Nummeriere deine Ordner, um der alphabetischen Sortierung ein Schnippchen zu schlagen: „1 Diese Woche erledigen“, „2 Lesen“, … „5 Diplomarbeit“. So bleiben die wichtigsten Ordner immer am selben Fleck.
  • E-Mail Tipp 9: Mail-SMS senden
    Nutze für Kurznachrichten lediglich die Betreffzeile: „Wie wäre es mit einem Café Dienstag nach Bio? – ENDE“ – Das „ENDE“ gibt an, dass die Nachricht nur im Betreff steht, der andere muss sie gar nicht öffnen und spart die Ladezeit. Denkbar ist auch ein Code, den man mit häufigen Mailpartnern vereinbart. Zum Beispiel nach der AIR-Logik: Action: „A: Bitte schicke mir XY – ENDE“. Information: „I: Meeting morgen erst um 12:00 Uhr in Konf2 – ENDE“ – Reminder: „R: Ich brauche das Dokument XY heute! Danke. – ENDE“ Durch diese Hinweise kann die Mail schnell und eindeutig klassifiziert werden.
  • E-Mail Tipp 10: E-Mails nur dreimal täglich checken!
    Lege kurze Nachrichten lieber zwischendurch mit Outlook & Co. in den Postausgang, statt gleich online zu gehen. Professionelle Unterstützung erleichtert ungemein. Outlook Express/ Mail (Mac) ist fast auf den meisten Rechnern vorinstalliert, andere E-Mail-Programme (z.B. Pegasus, Thunderbird) gibt es kostenlos zum Download. Damit lassen sich Mails und Adressen einfacher und schneller verwalten als bei gmx und Freemail & Co.
  • E-Mail Tipp 11: Alle Schlupflöcher dicht machen
    Informiere dich genau über mögliche Sicherheitslücken bei deinen E-Mail-Programmen (wie z.B. Outlook). Öffne keine unbekannten Mails leichtfertig – ein wenig Aufmerksamkeit spart an dieser Stelle enorme Zeit für Schadensbegrenzung: Kein unbekannter liebt dich, keiner kann dir schnelles Geld verschaffen und auch keiner einfach eine Rechnung beanspruchen!
  • E-Mail Tipp 12: Formuliere klare Ansagen
    Bei Terminabsprachen und Arbeitsanweisungen schaffe klare Rangfolgen: „Wir treffen uns Sonntag 16:00 Uhr am Gendarmenmarkt. Nur dann, wenn sich etwas ändert, melde ich mich nochmals bis 13:00 Uhr.“ Oder: „Ich kann Ihnen folgende Termine anbieten (Fett sind Präferenzen): 18.8., 19.8. oder 22.9.“ Damit werden eventuelle Doppeldeutigkeiten, Rückfragen und Unsicherheiten schon vorher ausgeschlossen.
  • E-Mail Tipp 13: To-do-Mails
    Bitte deinen Arbeitspartner, für getrennte Aufgaben getrennte Kurzmails zu schreiben. Damit kann man bearbeitete Mails schneller abhaken und verschieben. Manche schreiben sich auch selbst E-Mails, weil sie den Posteingang als To-do-Liste verwenden.
  • E-Mail Tipp 14: Ruf an!
    Viele Probleme lassen sich schneller telefonisch oder face-to-face lösen. Bevor du eine aufwendige Mail formuliert hast, bist du manchmal mit einem schnellen Rückruf schneller am Ziel.


Posteingang Mails: Andere Blickwinkel

Weitere Tipps zum E-Mail-Management

Der Blog Priotecs (blog.priotecs.com) liefert 10 nützliche Tipps fürs E-Mail-Management.

Für interessante Techniken und Zusatzprogramme sowie Hintergrundinformationen empfehle ich diesen Artikel auf www.PC-Magazin.de.

Golden Rules - Ratgeber Zeitmanagement und Organisation von Martin KrengelWeitere Organisations- und Ordnungstricks findest du in den „Golden Rules“ ab Seite 156. Denn nicht nur die Ordnung im E-Mail Posteingang ist wichtig, auch auf dem „echten“ Schreibtisch. Nur wer seine Unterlagen im Blick hat und sich nicht von „Papierleichen“ ablenken lässt, kann wirklich produktiv arbeiten.


Share me

Dein Mini-Poster mit coolen Tipps

Dir gefällt der Artikel? Dann teile ihn mit Freunden und erhalte ein kleines Mini-Poster zum Ausdrucken.



Mehr zum Thema Organisation von Daten und Dokumenten findest du in Modul 5 „Organisation & Ordnung“ in den Golden Rules und im Teil E des Studi-Survival-Guides.

Apropos: Kennst du schon? MacTrade – Ein sehr günstiger Online Apple Store







Einspruch? Zuspruch? Schreib′s auf!

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *


Diese Bücher sind wirkliche Arschretter
mehr findest du hier

  • Stoppt-die-Welt
    Stoppt die Welt, ich will aussteigen!

    Wie fühlt es sich an, loszulassen und das Leben zu Leben, das man leben möchte?...

  • ebook Cover Lesen von Martin Krengel
    eBook Lesen

    Dieses eBook zeigt dir wie du schneller liest als auch wie du Informationen gezielt filterst un...

  • ebook Cover Motivation von Martin Krengel
    eBook Motivation

    Was ist Motivation? + Sich motivieren + träumen und zielen + Ablenkungen ausschalten + Tri...

  • ebook Cover Zeitmanagement von Martin Krengel
    eBook Zeitmanagement

    Mit einfachen Tricks und Techniken lässt sich leicht täglich mindestens eine Stunde Z...

Ja, ich möchte täglich 1 Stunde Zeit sparen

Nützlich! Heiss! Das Brain-Update: Dein Motivations- und Konzentrationskick!



Neueste Downloads

eBooks

  • Stoppt-die-Welt
    Stoppt die Welt, ich will aussteigen!

    Wie fühlt es sich an, loszulassen und das Leben zu Leben, das man leben möchte?...

  • ebook Cover Lesen von Martin Krengel
    eBook Lesen

    Dieses eBook zeigt dir wie du schneller liest als auch wie du Informationen gezielt filterst und selbst komplizierte Texte besser verstehst. ...

  • ebook Cover Motivation von Martin Krengel
    eBook Motivation

    Was ist Motivation? + Sich motivieren + träumen und zielen + Ablenkungen ausschalten + Tricks gegen Aufschieberitis + mehr Motivation im Job und im Studium...

  • ebook Cover Zeitmanagement von Martin Krengel
    eBook Zeitmanagement

    Mit einfachen Tricks und Techniken lässt sich leicht täglich mindestens eine Stunde Zeit sparen! Deswegen zeigen dir die 10 goldenen Regeln dieses eBooks, wie du die rich...

Ja, ich möchte täglich 1 Stunde Zeit sparen

Um die Webseite optimal gestalten und fortlaufend verbessern zu können, verwendet diese Website Cookies. Durch die weitere Nutzung der Webseite stimmst Du der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos

Diese Webseite verwendet Cookies, damit wir sie noch besser machen können. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmst du der Verwendung von Cookies zu.

Schließen