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E-Mail Management

Wie können wir E-Mails effizient bearbeiten?

Wir verlieren viel Zeit im Kampf gegen die steigende E-Mail Flut. Kürzlich titelten die Londoner Studierendenmagazine einheitlich über die „Community-Sucht“ und zeigten sich besorgt, dass die Studierenden mehr in virtuellen Welten verkehren, statt die Wissenssphären zu erkunden. Ein paar Gesundheits-Tipps für dein digitales Leben und zum Management deiner E-Mails im Studium und Berufsleben:

E-Mail Management

E-Mail Tipp 1: Die Kommunikationsmedien werden überschätzt.

Nicht für alles ist eine E-Mail nötig: Komplizierte Sachverhalte lassen sich leichter und schneller übers Telefon oder persönlich klären. Keiner sollte eine Antwort einer Mail am selben Tag erwarten. Facebook, StudiVZ und Co. sind zwar witzige Plattformen und auch ganz nützlich, sollten aber Freunde mit Haut und Haaren nicht mit solchen aus Pixeln und Bytes ersetzen! Messenger-Dienste wie ICQ & Co. gehören nicht in die Lernzeit!

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E-Mail Tipp 2: Der Posteingang ist eine Arbeits-, keine Ablagefläche!

Der Posteingang ist wie dein Schreibtisch: Hier sollten nur die wichtigsten, als nächstes zu bearbeitenden Dinge liegen. Was du gegen die Verwilderung deines Posteingangs tun kannst: ausmisten. Der erste Schritt beim Eingang von E-Mails: Lösche zuerst alle Spam- und Werbemails.

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E-Mail Tipp 3: Nur wichtige E-Mails sofort bearbeiten

Was für die Pause: Newsletter & Co., die vielleicht einmal interessant, aber momentan nicht wichtig sind, solltest du durch einen automatischen Filter in einen Ordner „Bei Gelegenheit lesen“ verschieben. Du kannst ihn in einem Leistungstief durchscannen. Einzige Ausnahme: Mails, die du in weniger als 3 Minuten beantworten kannst, können schnell abgearbeitet werden und schaffen Platz im Posteingang.

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E-Mail Tipp 4: Updates und alte Informationen löschen

Viele Mails sind zur Information gedacht. Zu gern lässt man Sie als „Erinnerung“ im Posteingang oder in einem Ordner liegen, wo diese wuchern und ungeahnte Ausmaße annehmen. Persönlich überbrachte Informationen nimmst du doch auch nicht akribisch mit einem Rekorder auf, oder? Also: hab Mut zur Lücke und lösche gelesene, nicht weiter zu bearbeitende Mails, sofort. Zur Not kann man sie immer noch mal aus dem Papierkorb fischen.

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E-Mail Tipp 5: Sofort-Regel

Alle Mails, die sofort beantwortet werden können, ohne darüber nachzudenken oder weitere Infos zu sammeln, gleich beantworten und löschen / ablegen! Gewöhne dir außerdem an, eine Eingangsbestätigung zu verschicken. Eine Zeile genügt; Betreff ergänzen um „Mail erhalten, DANKE“ und die Gegenseite weiß Bescheid und freut sich über das Feedback.

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E-Mail Tipp 6: Knutschen erlaubt. Oder: KISS!

KISS ist eine Abkürzung und steht für “Keep it simple and stupid“: Versuche 60% deiner Mails mit drei kurzen Sätzen abzuhandeln. Konzentriere dich auf die Hauptaussagen und Elemente. Versuche, nicht mehr als 3 (Ab-)Sätze zu schreiben, in denen du Hintergrundinformationen + Anfrage/Anweisung + Dank/Weiteres unterbringst. Markiere zentrale Wörter fett. Nutze Listen und Aufzählungen. Denke immer daran: Der Empfänger hat auch viel zu tun. Freunde freuen sich demgegenüber sicher über ein paar tiefer gehende Gedanken. Aber Zurückhaltung ist bei Rund- & Kettenmails gefragt!

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E-Mail Tipp 7: E-Mail Ordner nach Prozessen & Kategorien ordnen

Lege Dir „Prozessordner“ an für Mails, die du später bearbeitest: „Diese Woche erledigen“, „Bei Gelegenheit bearbeiten“, „Lesen“, „Nachhaken“. Richte dir außerdem „Kategorienordner“ ein, um Informationen nach Themengebieten zu ordnen, wie zum Beispiel „Diplomarbeit“, „Login-Informationen“, „Sommersemester 2012“.

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E-Mail Tipp 8: E-Mail Ordner clever beschriften

Wie eben angedeutet, ist es hilfreich, auf die Ordner draufzuschreiben, was genau mit dem Inhalt gemacht werden soll: „erledigen“, „nachhaken“ etc. Das hilft dem Gehirn, schneller zu schalten und keine Zeit zu verdatteln. Nummeriere deine Ordner, um der alphabetischen Sortierung ein Schnippchen zu schlagen: „1 Diese Woche erledigen“, „2 Lesen“, … „5 Diplomarbeit“. So bleiben die wichtigsten Ordner immer am selben Fleck.

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E-Mail Tipp 9: Mail-SMS senden

Nutze für Kurznachrichten lediglich die Betreffzeile: „Wie wäre es mit einem Café Dienstag nach Bio? – ENDE“ – Das „ENDE“ gibt an, dass die Nachricht nur im Betreff steht, der andere muss sie gar nicht öffnen und spart die Ladezeit. Denkbar ist auch ein Code, den man mit häufigen Mailpartnern vereinbart. Zum Beispiel nach der AIR-Logik: Action: „A: Bitte schicke mir XY – ENDE“. Information: „I: Meeting morgen erst um 12:00 Uhr in Konf2 – ENDE“ – Reminder: „R: Ich brauche das Dokument XY heute! Danke. – ENDE“ Durch diese Hinweise kann die Mail schnell und eindeutig klassifiziert werden.

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E-Mail Tipp 10: E-Mails nur dreimal täglich checken!

Lege kurze Nachrichten lieber zwischendurch mit Outlook & Co. in den Postausgang, statt gleich online zu gehen. Professionelle Unterstützung erleichtert ungemein. Outlook Express/ Mail (Mac) ist fast auf den meisten Rechnern vorinstalliert, andere E-Mail-Programme (z.B. Pegasus, Thunderbird) gibt es kostenlos zum Download. Damit lassen sich Mails und Adressen einfacher und schneller verwalten als bei gmx und Freemail & Co.

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E-Mail Tipp 11: Alle Schlupflöcher dicht machen

Informiere dich genau über mögliche Sicherheitslücken bei deinen E-Mail-Programmen (wie z.B. Outlook). Öffne keine unbekannten Mails leichtfertig – ein wenig Aufmerksamkeit spart an dieser Stelle enorme Zeit für Schadensbegrenzung: Kein unbekannter liebt dich, keiner kann dir schnelles Geld verschaffen und auch keiner einfach eine Rechnung beanspruchen!

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E-Mail Tipp 12: Formuliere klare Ansagen

Bei Terminabsprachen und Arbeitsanweisungen schaffe klare Rangfolgen: „Wir treffen uns Sonntag 16:00 Uhr am Gendarmenmarkt. Nur dann, wenn sich etwas ändert, melde ich mich nochmals bis 13:00 Uhr.“ Oder: „Ich kann Ihnen folgende Termine anbieten (Fett sind Präferenzen): 18.8., 19.8. oder 22.9.“ Damit werden eventuelle Doppeldeutigkeiten, Rückfragen und Unsicherheiten schon vorher ausgeschlossen.

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E-Mail Tipp 13: To-do-Mails

Bitte deinen Arbeitspartner, für getrennte Aufgaben getrennte Kurzmails zu schreiben. Damit kann man bearbeitete Mails schneller abhaken und verschieben. Manche schreiben sich auch selbst E-Mails, weil sie den Posteingang als To-do-Liste verwenden.

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E-Mail Tipp 14: Ruf an!

Viele Probleme lassen sich schneller telefonisch oder face-to-face lösen. Bevor du eine aufwendige Mail formuliert hast, bist du manchmal mit einem schnellen Rückruf schneller am Ziel.

Mehr zum Thema Organisation von Daten und Dokumenten findest du in Modul 5 “Organisation & Ordnung” in den Golden Rules und im Teil E des Studi-Survival-Guides.

Apropos: Kennst du schon? MacTrade – Ein sehr günstiger Online Apple Store

 

1 Kommentar

Luise Berrang
20.06.2012

Hallo,

mein Name ist Luise Berrang und ich kann obiger Liste nur zustimmen, diese Methoden verwende ich auch und sie sparen meinen Kunden als Effizienz Coach und Unternehmercoach viel Zeit.

Es würde mich mal interessieren, ob man aus den oberen Verhaltensweisen vielleicht sogar übergeordnetere Leitsätze ableiten könnte, also ob man dies nicht nur auf die E-Mail Flut, sondern auch auf andere Bereiche anwenden könnte.

Weiß jemand was dazu? Luise Berrang

Viele Grüße

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