Selbstvertrauen stärken & Unsicherheit überwinden: Der wahre Grund für Nervosität, Prokrastination und schlechtes Zeitmanagement

Im Job und im Studium bei Hausarbeiten und Abschlussarbeiten steht man regelmäßig vor neuen Herausforderungen und setzt sich mit Dingen auseinander, von denen man noch nie gehört hat. Man ist schnell verunsichert, weil alles noch unstrukturiert erscheint.

Um sich in dem Informations-Dschungel zurechtzufinden, hilft das Denken in Prozessen bzw. analytisches Denken. Damit meine ich die Fähigkeit, die Muster und Prozesse hinter einer Aufgabe oder einem Projekt zu erkennen. In diesem Beitrag lernst du, wie du durch analytische Fähigkeit schnell den Durchblick über ein diffuses Thema erhältst.

 


Masterarbeit, Diplomarbeit, Bachelorarbeit, Essay: Denke in Prozessen!

Kein Durchblick? Denke in Prozessen!

Bei genauerem Betrachten erkennt man, dass hinter vielen Aufgaben und Projekten ähnliche Prozesse stehen. Zur Illustration vergleiche ich hier zwei Aufgaben: „Präsentation vorbereiten“ und „Essay schreiben“:

Der Grund fuer Prokrastination - in Prozessen denken - Prozesse bei Essay und Praesentation (Tabelle)

Beiden Aufgaben, dem Essay und der Präsentation, liegen ähnliche Prozesse zugrunde. Dies ist bei vielen Aufgaben im Arbeitsalltag der Fall. Und darin liegt auch der Schlüssel zum Bewältigen neuer und komplexer Aufgaben: Ein großer Brocken wird in überschaubare Einzelteile zerlegt, die für sich genommen optimiert werden können.

Das ist es, was ich unter der berüchtigten Phrase „Lerne zu lernen“ verstehe: Man muss lernen, die immer wiederkehrenden Prozesse zu erkennen, zu strukturieren und effizient zu gestalten. Wenn du die Gemeinsamkeiten identifizierst, kannst du aus jeder undefinierten eine definierte Situation machen.

Analytisches Denken lernen

Projekte und Aufgaben in 4 Bausteine zerlegen

Vier Bausteine begegnen uns immer wieder in Projekten und komplexeren Aufgabenstellungen:

  1. Zunächst gilt es, sich einen Überblick zu verschaffen,
  2. dann eine Strategie zu entwerfen,
  3. bevor wir an die Umsetzung gehen.
  4. Während und nach dem Prozess wird schließlich genau reflektiert, ob wir auch effizient arbeiten und handeln.

Teilen wir große Projekte analytisch in diese Schritte mit den jeweiligen Teilprozessen, haben wir ganz spezifische Ansatzpunkte generiert, die wir nacheinander abarbeiten können. Eine unübersichtliche Aufgabe wird damit handhabbar und wirkt weniger bedrohlich.

Denke in Prozessen - Schaubild Überblick, Strategie, Umsetzung

Durch das Zerlegen einer komplexen Aufgabe in überschaubare und konkrete Teilschritte wird ein Projekt besser analysierbar und steuerbar. Das Schaubild stammt aus den Golden Rules.

Dieses Modell verdeutlicht auch, warum wir bei neuen Aufgaben verunsichert sind: Wir wollen uns gleich auf die Erledigung der Aufgabe stürzen. Dabei haben wir nur das Endergebnis im Kopf und nicht die einzelnen Arbeitsschritte. Zudem will man ja möglichst perfekt sein – dabei haben wir die Aufgabe zu diesem Zeitpunkt noch nicht einmal richtig analysiert! Wir versteifen uns auf die Ausführung, nehmen uns aber nicht genügend Zeit, eine Sache tief zu durchdringen und Erfolgsfaktoren und Ziele sorgfältig zu bestimmen. Und selbst dann sollte man nicht sofort handeln, sondern die Ausführung gedanklich vorwegnehmen und planen. Das gibt Orientierung im Prozess und verhindert Irrwege.


Die 4 Bausteine von Prozessen

In Prozessen denken: Fazit

Je besser du eine Aufgabe und die damit verbundenen Anforderungen verstanden hast, desto besser und systematischer kannst du die Umsetzung realisieren. Deshalb: Bevor du dich an die Erledigung einer Aufgabe machst:

  1. analysiere zunächst die Aufgabe und alle dazugehörigen Faktoren;
  2. identifiziere Erfolgsfaktoren und formuliere eine Strategie
  3. setze deine Strategie in die Tat um.
  4. Reflektiere dein Handeln und werde noch besser!

Golden Rules - Motivation gegen Prokrastination - denke in ProzessenIn den Golden Rules Kapiteln 5-8 (S. 27-51) gehe ich genauer auf die einzelnen Schritte ein:

  • Regel 5: Überblick
  • Regel 6: Strategie
  • Regel 7: Ausführung
  • Regel 8: Reflexion

 


SOS bei Prokrastination: Verschaffe dir Überblick

Egal ob neues Thema im Job oder Studium, eine völlig andere Aufgabe oder ein „wichtiges“ Buch: ohne einen Überblick geht man schnell in der Informationswüste verloren. Damit das nicht passiert, möchte ich dir in diesem Beitrag die Vorteile eines Überblicks zu Beginn jedes Prozesses erläutern und schließlich konkrete Tipps verraten, wie du dir einen Überblick über eine neue Aufgabe verschaffst.


Überblick verschaffen

Mehr Überblick = tieferes Verständnis

Jedes Projekt beginnt mit Fragen: Wer will etwas von dir? Bis wann? Was sind wichtige Komponenten des Problems? Welche Dinge musst du abklären, welches Wissen erwerben, welche Meilensteine bewältigen? Nachdem du die Situation analysiert hast, hilft dir ein selbst erstellter Fragekatalog nicht nur zu Beginn eines Auftrags, sondern wann immer du stockst. Jede Frage, die du abarbeitest, verschafft dir mehr Überblick. Wissen festigt sich.

In meiner Promotion geriet ich oft in solche Sackgassen. Dann erstellte ich eine To-do-Liste mit allen Dingen, die es abzuklären und zu erarbeiten galt, um einen nächsten Zwischenbericht für den Professor zu schreiben. Dann suchte ich die entsprechende Literatur, legte eine Leserunde ein, erstellte Zusammenfassungen und testete mit Mindmaps, ob ich die Zusammenhänge verstanden habe. Auf dieser Grundlage erarbeitete ich eine neue Frageliste und schon ging es in die nächste Runde. So lange, bis ich meine Fragen und Denkblockaden weggegoogelt, -gelesen oder -telefoniert habe.

Erst Informationen analysieren…

Erst die Analyse, dann die Arbeit

Eine breite Informationssuche und ein erweiterter Blick zahlen sich grundsätzlich aus. Ein Beispiel: Du möchtest eine Webseite kreieren. Du weißt, dass man dafür Frontpage nutzen kann, und hast schon alles  vorinstalliert. Nun musst du aber weitere Informationen sammeln: Wie gehe ich mit dem Programm um? Wie kann ich die Webseite ins Internet überspielen? Wo bekomme ich eine Webadresse her? Schreibe dir die wichtigsten Informationen auf. Die Analyse sollte dabei aber immer über den Tellerrand schauen und die naheliegendsten oder „Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht-Lösungen“ hinterfragen. Hättest du dich nach anderen Wegen, eine Webseite zu publizieren, umgeschaut, hättest du herausgefunden, dass du deine Webpräsenz mit kinderleichten Blogprogrammen – zum Beispiel WordPress – vollkommen kostenfrei und ohne jegliche Vorkenntnisse erstellen könntest. In 30 Minuten hättest du dann deine eigene Webseite – für die Frontpage-Variante bräuchtest du wohl zwei Wochen oder mehr.


Ein neues Thema überblicken

So erhältst du Überblick über ein Thema

Ob für eine Hausarbeit, ein Referat oder eine Präsentation vorm Chef: um sich in ein Thema einzulesen, hilft ein breiter Überblick. Diese Anhaltspunkte helfen dabei:

  • Inhaltsverzeichnisse von Büchern und Skripten. Mir hilft es, vor dem Durcharbeiten von Fachliteratur die Inhaltsverzeichnisse abzutippen, um in deren Struktur Notizen einzufügen.
  • Einführende Literatur, die alle Grundelemente eines Themengebietes beschreibt bzw. Taschenguides, die Praxiswissen zusammenfassen.
  • Es dem Freund, der Nichte oder der Oma erklären. Ein Thema Laien zu vermitteln, hilft die wesentlichen Punkte zu identifizieren.
  • Diskussionen in Arbeitsgruppen. Auch wenn jeder nur einen Teil des Themas durchdrungen hat, kann das Team puzzleartig ein gemeinsames Verständnis erarbeiten.
  • Wissen konsolidieren: Statt endlos zu lesen, immer wieder Zusammenfassungen, grafische Übersichten, Tabellen, Ideensammlungen oder Mindmaps erstellen.
  • Das Ausschlussprinzip anwenden: Beim Lesen und Erarbeiten sofort wegstreichen, was offensichtlich irrelevant ist.
  • Dienste wie getabstract, die prägnante Buchzusammenfassungen Mit Glück findet man komplette Vorlesungs- und Buchzusammenfassungen von fleißigen Bienchen im Netz!

Eine neue Aufgabe überblicken

So verschaffst du dir Überblick über eine neue Aufgabe

Du musst zum ersten Mal eine Hausarbeit, ein Exzerpt oder eine Bewerbung schreiben? Oder deine erste Kunden-Akquise durchführen? Mit diesen Schritten wird dein „erstes Mal“ angenehmer:

  • Mit Menschen reden, die ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Keine Hemmungen: oft fühlen die sich geehrt, dass sie um Rat gebeten werden!
  • Auf Messen mit den verschiedensten Leuten ins Gespräch kommen und Fragen klären. Hier sammelt sich das Know-how einer Branche.
  • Ich rufe gern professionelle Anbieter Letztendlich bin ich ein potenzieller Kunde und man berät mich gern, zum Beispiel bei Druckereien, Verlagen, Bewerbungen oder der Konkurrenz.
  • Mehrere Optionen Das hält dich im Kopf flexibel und gibt dir Spielraum für Verhandlungen. Zudem ist es spannend, im nächsten Schritt zu versuchen, die Vorteile von zwei Varianten in einem neuen Konzept zu vereinen.
  • Internet-Foren von Anwendern mit ähnlichen Problemen. Mir hilft zum Beispiel ein Autorenforum auf Xing, wo ich mich mit anderen Verlegern und Autoren austauschen kann.
  • Überblickswebseiten wie Wikipedia, Branchen- und Expertenportale, Produktvergleichsseiten etc.

Überblick verschaffen: Buch

So erlangst du Überblick über ein Buch

Klar, Bücher sind die erste Wahl, wenn es um die Erlangung von umfangreichem Wissen geht. Jetzt musst du sie nur noch richtig lesen:

  1. Nimm dir zuerst die Schlüsselinformationen vor:
  • Auf welchen Inhalt deuten Titel und Untertitel?
  • Der Klappentext weist auf Fragen und Konzepte hin.
  • Welche Qualifikationen und Erfahrungen hat der Autor?
  • Die Jahreszahl ist wichtig, denn ob ein Buch 1989 oder 1990 geschrieben wurde, kann einen gewaltigen Unterschied machen.
  • Aus welchem Kontext heraus ist das Buch entstanden? Wie ist es einzuordnen? Diese Infos stehen im Vorwort.
  1. Und schon geht es weiter:
  • Wie ist das Buch strukturiert? Welche Themen scheinen im Zusammenhang mit dem Titel von Bedeutung zu sein?
  • Ist ein Thema besonders hervorgehoben? Ist aus dem Inhaltsverzeichnis die Kernaussage und der rote Faden erkennbar?
  • Lies das Vorwort, überfliege Einleitung und Schluss!
  1. Nun bereite die nächste Runde vor:
  • Versuche, aufgrund deines Vorwissens und der ersten Informationen aus dem Buch den Inhalt zu antizipieren. Erinnere dich an dein Ziel: Warum hältst du den Text überhaupt in der Hand? Aus Interesse? Ist es Pflicht- oder Zusatzlektüre? Dient der Text zur Beantwortung einer konkreten Frage oder der Bearbeitung einer bestimmen Aufgabe? Was sind die wesentlichen Eckpunkte des Auftrags?
  • Urteile, inwiefern der Text bei der Beantwortung deiner Fragen helfen kann, und versuche vorherzusagen, welche Textstellen und Kapitel besonders relevant sind.
  • Lies nun den Text in mehreren Lesedurchgängen. Also lieber 3x flüchtig als 1x langsam lesen. So verhinderst du Informationsüberlastung und prägst dir den Text besser ein.

Überblick verschaffen

Fazit: Mit Überblick effizienter werden

Oft neigt man dazu, sich Hals über Kopf in die Bearbeitung einer Aufgabe zu stürzen und vergisst dabei, sich erst einen Überblick zu verschaffen. Dabei ist ein guter Überblick über ein Thema extrem wichtig, damit sich Wissen besser festigen kann und man nichts vergisst.

Deshalb gilt für alle neuen Themen, Aufgaben oder Bücher: Betrachte die Sache mit Abstand und verschaffe dir einen Überblick. Erst dann kann es weitergehen mit der Formulierung einer Strategie und der Umsetzung.


Bestnote: Lernmethoden und richtig leicht lernen lernenZeitmanagement Buch Golden Rules: mehr Motivation, Konzentration und SelbstcoachingLies mehr über diese und weitere Techniken in meinen Büchern Bestnote und Golden Rules.

 

 

 

 

 

 










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