Ich habe neulich den Zeitmanagement-Ratgeber „Getting things done“ von David Allen gelesen, damit ich mich besser organisieren kann. David Allen ist ein US-amerikanischer Autor und Begründer der gleichnamigen Zeitmanagement-Methode, auch GTD genannt. Damit auch was für dich dabei herausspringt, schreibe ich die wichtigsten Lektionen daraus auf.


Zeitmanagement-Methode Getting things done

Worum geht’s?

Der Zeitmanagement-Ratgeber „Getting things done – The Art of Stress-Free Productivity“ von David Allen präsentiert in zwei Schritten (Theorie + Praxis) eine Anleitung, um sich besser zu organisieren und produktiver zu arbeiten. Es werden hilfreiche Techniken vermittelt, um mit der großen Menge an E-Mails, Anrufen, Aufgaben, Fragen… kurz: Informationen klar zu kommen. Der Autor schöpft dabei aus seinen langjährigen Erfahrungen als Berater und Coach und vermittelt bildlich und verständlich, worauf es ankommt, wenn man stressfrei durch den Arbeits- oder Studien-Alltag kommen möchte.

Warum braucht man eine effiziente Informationsorganisation?

Die Informationsverarbeitung im Gehirn ist vergleichbar mit einem Computer: Der Arbeitsspeicher (also das Kurzzeitgedächtnis) kann nur wenige Informationen gleichzeitig bereit halten, nämlich etwa 2-4. Wenn dann doch zu viele Dinge auf einmal im RAM sind, wird das System ausgebremst. Am Ende ist man frustriert.

Überforderung mentaler Prozessor

Auf dem dem Bildschirm (= geistiger Fokus) kann nur eine begrenzte Anzahl von Informationen zur selben Zeit angezeigt werden, sonst wird es schnell unübersichtlich. Hier ist der falsche Platz für eine Ablage.


 

Getting things done mit 4 Maßnahmen

Die 4 wichtigsten Produktivitäts-Beschleuniger

Damit es nicht so weit kommt, beschreibt Allen verschiedene Methoden, um die Produktivität zu steigern und Informationen zu trichtern. Für dich habe ich die 4 besten und meiner Meinung nach wichtigsten Tipps zusammengefasst:

 

1. Regelmäßig den mentalen Arbeitsspeicher leeren

Wie schon gesagt, ist dein Gehirn-RAM nicht für das Bereithalten von Informationen konstruiert. Daher ist es doch naheliegend, den Speicher auszulagern, oder nicht?

Tatsächlich klappt das auch ganz einfach: Schreibe alles auf, was in deinem Kopf herumschwirrt. Ja, alles. Denn dadurch signalisierst du deinem Gehirn, dass die Infos sicher verwahrt werden und es sich jetzt auf andere Dinge konzentrieren kann, mit denen du es nun fütterst.

Diese Technik kannst du regelmäßig anwenden, um deinen Kopf zu „leeren“. Das funktioniert auch bei privaten Themen – und es funktioniert! Nimm dir alle 2-3 Wochen etwa 30 Minuten Zeit, in der du ausschließlich darüber nachdenkst, welche Dinge du noch tun möchtest / sollst / musst. Alles, mit dem du ein „Ich sollte“ verbindest, kommt auf die Liste, z. B.:

+ Zimmer aufräumen
+ Oma anrufen
+ Stadtrundfahrt, um endlich mal meine neue Heimatstadt kennen zu lernen
+ Keller aufräumen…

Schließlich transformierst du diese Liste in konkrete To-Dos, die du dann nach und nach abhaken kannst. (Mehr zum Sinn von To-Do Listen gibt’s hier.)

 

2. Listen, Listen, Listen…

Hand aufs Herz: wie viele Listen führst du regelmäßig? Fünf? Zwei? …manchmal, je nach Bedarf, eine? Je mehr Listen, desto besser. Naja, nicht ganz – aber sicher mehr als jetzt.

Mach mehr aus den Listen. Mindestens die folgenden solltest du in dein Produktivitäts-Arsenal aufnehmen:

+ Laufende To-Do-Liste
+ „Persönliche Ziele“-Liste
+ Wunschliste
+ Bücher- / Musik- / Film-Liste
+ Ideen-Liste
+ Kalender für Zeit- und Tages-spezifische Informationen oder Aktionen

Und eine Liste wäre ja (fast) sinnlos, wenn sie einfach nur existieren würde. Wenn eine To-Do-Liste ohne Kontrolle vor sich hinvegetiert, stört es dann jemanden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden?* Ja!

Also fang an, alles aufzuschreiben.

3. Workflow meistern in 5 Stufen

Grundsätzlich prasseln unfassbar viele Aufgaben auf einen ein, dazu zähle ich auch die Dinge, die du dir selbst vornimmst. David Allen hat ein ganz nettes Schema entwickelt, um Aufgaben effizient zu erledigen. Die Schritte sind:

  1. Daten sammeln – dafür genügt manchmal auch das Abrufen der Mails.
  2. Daten verarbeiten. Stell dir folgende Frage: Kann ich was tun? Wenn nein: Info entsorgen oder maximal für spätere Verwendung speichern. Wenn ja: Dauert’s länger als 2 Minuten? Wenn nein: sofort erledigen. Wenn ja: delegieren oder auf deine laufende To-Do-Liste bzw. in den Kalender / Auto-Erinnerung / Produktivitäts-App schreiben.
  3. Ergebnisse organisieren. Sortiere die angefallenen To-Dos in die unterschiedlichen Listen ein.
  4. Optionen ableiten und planen. Nun verbindest du mit jedem Punkt auf der Liste konkrete Handlungsanleitungen und/oder Termine.
  5. Handeln! 

 

4. Das „natural planning model“ fürs Projektmanagement

Das Vorbild für diese Form der Planung sind ganz normale, alltägliche Denkprozesse. Zum Beispiel das Planen eines Ausflugs. Das Tolle: das Prinzip ist anwendbar auf das Projektmanagement jeglicher Arten von Projekten. Hier sind die 5 Schritte:

  1. Zweck + Prinzipien klären und klar kommunizieren. Stell immer wieder das „Warum?“ bzw. „Wozu?“ infrage, bevor neue Schritte geplant werden.
  2. Outcome visioning: Bilde dir eine klare Vorstellung vom gewünschten Zielzustand. Zum Beispiel mithilfe folgender Fragen:
    + Wie soll das Ergebnis aussehen?
    + Wie soll sich Person xy / der Kunde / der Prof dabei fühlen?
    + Was soll der Chef nach der Präsentation tun?
    + Wäre es nicht geil, wenn…?
  3. Brainstorming. Nutze Mindmaps, um Ideen zu sortieren. Vermeide es, bewertend oder kritisierend zu formulieren und sammel erst einmal Ideen (Quantität > Qualität!).
  4. Organisieren. Kläre (Sub-)Komponenten der Idee, kläre Prioritäten. Erstelle einen Fahrplan mit Meilensteinen und vielen kleinen Zwischenschritten.
  5. Nächste Schritte definieren. Das ist der Knackpunkt: Was ist konkret als nächstes zu tun, damit du weiter kommst? Alles natürlich so konkret wie möglich.

Fazit

So einfach kann es sein: Der Arbeitsspeicher im Gehirn wird entlastet, indem man einfach alles aufschreibt und die diversen Listen immer schön im Auge behält. Dass es doch nicht so einfach ist, zeigt der Einsatz in der Realität. Je nach dem, wie organisiert du vorher warst, bedeutet das „Getting things done“-Prinzip natürlich eine Umstellung deiner Arbeitsabläufe. Ich probiere es nun seit einer Weile und muss sagen, dass es sehr hilfreich ist – selbst wenn ich mich manchmal erst treten muss, damit ich es auch wirklich anwende.

Der Ratgeber an sich liest sich nett, es sind viele Anekdoten enthalten und praktische Anwendungsbeispiele. Durch Wiederholungen zwischen Theorie und Praxis versteht man aber sehr gut, was der gute Dave von einem will und das neu erlangte Wissen prägt sich gut ein.

 

Notizen Getting things done mit dem Zitat

Die allerwichtigsten Erkenntnisse für mich waren:

  1. Alles aufschreiben – und zwar nicht auf lose Zettel.
  2. Listen regelmäßig checken, irgendwann kommt die Routine von ganz allein.

Wenn du GTD ausprobiert hast, würde ich mich über einen Kommentar freuen. Hast du vielleicht sogar Lust bekommen, das ganze Buch zu lesen? Hier geht’s zur Amazonseite von Getting things done. Viel Spaß!

LG Kai


* …ich gebe zu, die Allegorie zum Baum, der unbemerkt im Wald umfällt, ist schwer erkennbar. Hast du’s bemerkt? Schreib mir und ich verrate dir noch mehr GTD-Tipps 🙂


Kategorie: Berufswahl: Was soll ich studieren? | Artikel von | am 09.07.2014


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