Golden Rules für konzentriertes und motiviertes Arbeiten von Martin KrengelWird Licht durch eine Lupe gebündelt, kann es Papier entflammen. Genauso steigerst du deine Leistung, wenn du deine Sachen zusammenfasst. Durch Kategorien sorgst du spielend leicht für mehr Struktur und Ordnung.

Dieser Artikel ist ein Originalauszug aus dem Selbstmanagement-Bestseller „Golden Rules„, S. 159, Kapitel 42.


Tipp 1 – Starte mit dem Kategorisieren

Fasse in Kategorien zusammen

Dabei gilt das Grundprinzip: Gleiches zu Gleichem. Alle Dinge, die eine ähnliche Funktion haben, werden zu einer Kategorie zusammengefasst und gemeinsam aufbewahrt. Das kann ein Regal, eine Schublade, eine Kiste, eine Mappe, ein Ordner, ein CD-Ständer oder ein ähnliches Organisationsmedium sein.

Hilfreich ist es, die Sachen in nur einem Aufbewahrungsmittel unterzubringen. Z.B. könntest du alle notwendigen Ladekabel für deine Geräte oder alle eventuell noch genutzten Computer-CDs in eine große CD-Mappe einsortieren. Dafür solltest du die CDs aus den Hüllen nehmen und mit in dieser CD-Mappe unterbringen. Dann hast du wirklich alles „griffbereit“. Ist diese CD-Mappe dann voll, ist es Zeit, auszusortieren. Welche CDs werden noch gebraucht? Welche können entfernt werden? Durch die Begrenzung auf ein einziges Aufbewahrungsmedium beugst du dem „Zuramschen“ vor. Und wenn du tatsächlich keine CD mehr weggeben oder wegwerfen kannst, muss eine größere CD-Mappe herhalten. Hauptsache, es bleibt alles zusammen! Alles ist dann an diesem einen Ort. Nicht an zweien oder dreien. Das einfachste Medium für die Aufbewahrung sind übrigens Schuhkartons. Diese haben eine gute Größe, man kann leicht hineingreifen, sie beschriften und notfalls wegstapeln. Und du hast nun ein perfektes Alibi um neue Schuhe zu kaufen. 🙂

So funktioniert die Kategorisierung für mehr Ordnung – Tipp 2

Beachte die Kategorie-Regeln

  • Ist eine Kategorie voll, ist das ein Zeichen, auszumisten! Das geht ganz nebenbei – wenn du etwas aus der Kategorie brauchst und dabei etwas entdeckst, das nicht mehr benutzt wird, wird es aussortiert.
  • Manchmal ist das Aufbewahrungsmedium zu klein. Beschaffe ein größeres Ordnungsmedium, wenn du nichts mehr aussortieren kannst.
  • Oder es ist zu unübersichtlich. Dann helfen Unterkategorien. Zum Beispiel in deiner CD-Sammlung vermischen sich Software, Musik und Filme. Dann kaufe drei CD-Mappen und trenne die „Videothek“ von der „Jukebox“. Wichtig ist, dass sich die Unterkategorie klar durch ein dominantes Kriterium unterscheiden; hier sind es die Rubriken „Videos“ versus „Musik“.
  • In ein „Waisenhaus“ kommen alle Dinge, die sich nicht zuordnen lassen oder bei denen du dir nicht sicher bist, ob du sie noch brauchst. Lassen sich nach einiger Zeit keine „Adoptivkategorien“ finden, verschenke/entsorge diese Dinge.
  • Eine Kategorie wird im Normalfall bis zu 40 verschiedene Gegenstände beherbergen, danach aber wird sie zu groß.

Erleichterung im Alltag durch Kategorien für mehr Ordnung – Tipp 3

Denke in Schubladen

Durch das Prinzip „Gleiches zu Gleichem“ sinkt die Anzahl der Dinge, die man kontrollieren und wiederfinden muss, beträchtlich. Ich plädiere deswegen für die Wiedereinführung des „Schubladendenkens“. Die Schubladen sind unsere Kategorien. Damit bestimmst du einen festen „Wohnort“ für die verschiedenen Sachen. Stelle dir vor, dass dein Tacker auf dem Regal neben dem Schreibtisch wohnt und er immer wieder nach der Benutzung zurück nach Hause will. Zurück zu seiner Familie ähnlicher Dinge, zum Locher, Lineal und Taschenrechner.

Durch diesen Gedankentrick fällt die Zuordnung leichter. Oder denke an einen unsichtbaren Faden, mit dem die Sachen mit ihrem Wohnort verbunden sind. Dieser Faden ist ein Gummiseil, das die Gegenstände magisch zurückzieht. Das Buch wird damit nach Benutzung ins Regal, die Kaffeetasse in die Küche „zurückgezogen“.

Besonders effizient ist die Wohnort-Metapher für Dinge wie Schlüssel, Brille, Geldbeutel & Co., also Sachen, die man oft braucht, aber gerne verlegt. Bei mir gibt es eine „Startrampe“ – ein kleines Regal am Ausgang, wo diese Ausreißer liegen und ich sie sehe, wenn ich die Schuhe anziehe. Und das Telefon? Liegt natürlich immer in der Ladeschale. Der iPod? Wohnt immer in der Jackentasche und darf nur zum Laden mal kurz raus. Indem man die Dinge sichtbar dorthin legt, wo man sie am ehesten benötigt, und es sich routinemäßig angewöhnt, diese Dinge immer wieder dorthin zurückzulegen, „passiert“ Ordnung quasi nebenbei. Du wirst nicht mehr durchs Suchen aus deinen Gedanken gerissen und legst die Dinge automatisch zurück. Es ist nur eine Frage der richtigen Angewohnheit! Denn dass wir die Sachen einfach irgendwo statt in ihrem „Zuhause“, ablegen, ist auch nur eine Angewohnheit. Allerdings eine schlechte.

Kategorien für mehr Ordnung – 6 Tipps

Kriterien für Kategorien für mehr Ordnung – Tipp 4

Nutze den Etiketten-Trick

Beschrifte Schubfächer, Regale, Ordner. Notiere deutlich, wofür sie gut sind oder was darin verborgen ist: Wenn in du ein Briefablagekasten mit „Projekt A“ beschriftet hast, hat dort nichts von Projekt B zu suchen! Damit werden klare Zuordnungskriterien geschaffen. Sonst überlegt man lange, wo etwas hinsortiert werden soll, findet keine Lösung und der Gegenstand verschwindet in der nächsten Ecke – auf Nimmerwiedersehen. Außerdem zwingt das Beschriften zur Priorisierung: Du musst genau überlegen, welche Dinge du eigentlich brauchst, am häufigsten benutzt und was überflüssig ist. Beschrifte mit gleichen Farben und schreibe so deutlich, dass du die Beschriftung aus einem Abstand von einem Meter erkennst.

Tipp 5 – keine zu starke Kategorisierung

Übertreibe es nicht

Bitte keinen falschen Ehrgeiz! Treibt man es mit der Ordnung zu weit, ist man bald „überorganisiert“ und findet Dinge nicht, weil man sie zwar genau abgelegt, gespeichert oder weggeheftet hat, aber nicht mehr weiß, in welchem der tausend Unterordner. Das Kategoriensystem ist da ein guter Mittelweg. Hier wird zusammengefasst, was zusammen gehört. Aber Penibilität ist fehl am Platz. Deshalb:

  • Bilde eher breite Kategorien, z.B. ist ein Ordner „Bibliothek“ ein „Archiv“, in das alle Dateien hineinkommen. Das ist mitunter besser als viele Unterordner, die schnell unübersichtlich werden können. Oder lege lieber einen E-Mail Ordner „To-do“ an, den du täglich kontrollierst, als fünf Ordner „Mo-Di-Mi-Do-Fr“
  • Wirf Dinge immer schon einmal zwischendurch weg.
  • Ordne erst, wenn du Dinge einer Kategorie gerade brauchst.

Sinnvolle Kategorien mit System für mehr Ordnung – Tipp 6

Finde die richtige Kategorie

Nimm dir Zeit, die ersten Kategorien zu bilden. Suche für alle Kategorien einen „Wohnort“, z.B. ein Regal, eine Schublade, einen Ordner oder eine Kiste. Hier sind Beispiele für solche Kategorien:

  • Medizin kommt komplett in einen Medizinschrank oder Kulturbeutel
  • Computer (Kabel, Software, Reinigung): alles in ein Schubfach
  • Reisen (Ohrstöpsel, Taschenmesser, Karten): in eine Kiste
  • Heim & Haushalt (Werkzeug, Ersatzbirnen): in eine Kiste im Flurschrank
  • Büromaterialien (Papier, Folien, Stifte): in Griffnähe am Schreibtisch
  • Post (Umschläge, Briefmarken): in Griffnähe, z.B. in eine Briefablage

In einem Haushalt gibt es tausend Dinge. Man verliert leicht den Überblick. Werden die Sachen jedoch nach Kategorien geordnet, reduziert sich die gefühlte Anzahl erheblich.


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 Kategorien für mehr Ordnung und Überblick – Zusammenfassung

Mit diesen 6 SOS-Tipps kannst du mit System aufräumen

Damit du alles im Blick hast und schnell findest, nutze diese 6 Tipps um schnell und einfach Aufzuräumen.

  1. Fasse in Kategorien zusammen: alles, was sinnvoll zusammenpasst, kommt gebündelt an einen Ort (Schublade, Schuhkarton, Ordner etc.)
  2. Beachte die Kategorie-Regeln: bei zu kleinen Ordnungsmedien schaffe größere an für maximal 40 verschiedene Gegenstände, bilde zur Not Unterkategorien und miste regelmäßig aus. Dinge, die sich schwer zuordnen lassen, kommen in eine extra Kiste und werden bei Nichtgebrauch nach eine Weile entsorgt.
  3. Denke in Schubladen: Bestimme für alles Gegenstände einen festen „Wohnort“. Gewähne dir an, die Dinge auch nur dort abzulegen. So findest du alles schnell wieder.
  4. Nutze den Etiketten-Trick: beschrifte alles deutlich mit einer Farbe. So erkennst du sofort, wo sich was befindet.
  5. Übertreibe es nicht: Bilde nicht zu starke Unterkategorien, da du sonst schnell den Überblick verlierst.
  6. Finde die richtige Kategorie: Überlege dir zunächst, was sinnvoll zusammenpasst und wo du es am besten aufbewahren solltest. Und dann geht’s los 🙂

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Kategorie: Aufräumen | Artikel von | am 30.04.2015


1 Kommentar
Nutze alle sechs Wände – mit 6 genialen Tipps Platz schaffen
09.06.2016

[…] du das mit dem Kategorisieren hinbekommst, verrate ich dir hier. Mit den Golden Rules findest du noch mehr Tipps, um dich perfekt zu organisieren und […]

Kathrin
21.07.2015

Hallo Martin,

ich möchte deine Kategorien auf einen weiteren Gegenstand übertragen und so um einen 7. Tipp erweitern:

Kategorisiere deinen Computer!

Es ist nicht nur wichtig Ordnung in gedruckten Unterlagen und in der Wohnung zu haben. Auch der Laptop bzw. Computer oder USB kann Ort heillosem Chaos werden. Wenn man schnell los muss, werden die Datein einfach am Desktop oder in Eigene Dateien abgespeichert. Zudem wird einfach viel zu selten ausgemistet. Ganz ehrlich. Wer braucht denn noch das Referat aus der 10. Klasse über Herman Hesse, wenn er BWL im dritten Semester studiert?

Die gleichen sechs Regeln von Dir, Martin, kann man nun auch auf seinen PC anwenden. Jedes Dokument, jedes Bild und jede Datei hat einen ganz persönlichen Wohnort.

1. Fasse in Kategorien zusammen –
Bilde für jeden Lebensbereich einen übergeordneten Ordner z.B. Universität, Familie, Freizeit, Jobs etc. und benenne diese so.

2. Beachte die Kategorie-Regeln –
auch hier gilt es Unterkategorien zu finden. Die Grenze von 40 Dateien ist hier durchaus auch einzuhalten, da man sonst wieder suchen muss. Ausmisten ist am PC besonders wichtig und wird oft vernachlässigt. Jedoch sollte man darauf achten ständig auszumisten. Es bietet sich an, nach Abschluss eines Projektes irrelevante Dokumente rauszuschmeißen. Auch lästige Verknüpfungen sollten gelöscht werden. Auf dem Desktop sollten sich nur die wichtigsten Verknüpfungen finden, die täglich genutzt werden. Also weg mit dem mp3-Cutter, CCcleaner und Co vom Desktop.

3. Denke in Schubladen –
Die einfachste Art Ordnung zu halten, ist schlicht das Dokument sofort richtig abzuspeichern. Tatsächlich nimmt das nicht mal 1 Minute in Anspruch und die Zeit kann man sich in jedem Fall nehmen. Obdachlose Dateien auf dem Desktop lassen sich so sofort vermeiden.

4. Nutze den Etiketten-Trick:
Das ist nun hier die wichtigste Regel. Dateien müssen eindeutig und klar benannt werden. Nur so findet man die Dateien sofort. Die Titel „Referat“ oder „Hausarbeit“ sind nicht präzise genug. Am besten legt man sich ein Benennungs-System zu.

Ich benenne die Dateien immer nach Inhalt_Bezug/Kategorie_Bearbeiter_Datum. Ein Beispiel wäre das Referat zum Thema Biotechnologie bei Herrn Mayer am 21.07.2015: Biotechnologie_Mayer_KP_21.07.2015.

Warum ist das Datum so wichtig? Bei größeren Projekten, wie eine Hausarbeit, lege ich für jeden Tag ein neues Dokument mit dem aktuellen Datum an. Mit diesem Sicherheitsupdate kann ich nach Herzenslust kürzen, löschen und umstellen ohne Angst, dass etwas verloren geht. Dadurch gewinnen Arbeiten an Konsistenz und Präzision.

Wann ist der Bearbeiter relevant? Bearbeite ich Dokumente Anderer oder arbeite ich im Team, setze ich immer meine Initialien an den Schluss. Dadurch wird deutlich, dass ich etwas geändert habe und es sich bei dem Dokument um meine Fassung handelt.

5. Übertreibe es nicht-
Zu viele Ordner und Unterkategorien machen ein Projekt unübersichtlich.

6. Finde die richtige Kategorie –
Ordne deine Dateien immer in die richtige Kategorie ein oder eröffne einen neuen Ordner bei einem neuen Projekt. Das Waisenhaus kann ich in diesem Fall nicht empfehlen. Das Chaos ist am PC schnell vorprogrammiert.

Seitdem ich mich daran halte, hab ich nur noch vier Ordner auf meinem Desktop: Arbeitsplatz, Papierkorb, Browser und Eigene Dateien. 🙂

Viele Grüße,
Kathrin

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